Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации.

Унификация документов –заключается в установлении единообразия состава реквизитов,и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих ф-ций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники. Основными принципами унификации явл – от общего к часному, единообразие док-ов и их сопоставимость, информативность, сокращение кол-ва видов док-ов, стабильности требований и др. совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми задачамии расположением на носителе информации в опред порядке, представляют унифицированную форму док-та.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

8. Методы унифицированного текста.

Текст док-та м б представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста, или путем комбинации этих форм. Анкета- это ворма представления док-та, построенная по принципу вопрос-ответ. Связанный текст м б составлен произвольно или на основе трафарета., содержащего пост инф-цию и пробелы для внесения переменной ин-ции. Лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления ин-ции явл –таблица.оформление таблиц регламентируется ГОСТ.

Унифицированные системы документации.

УСД-это система док-ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опред сфере деят-ти. Целью создания усд явл определение и установлениеоптимального состава форм док-тов, а так-же совокупности их размещения. Задачи усд: обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифиц форм док-ов, сокращение существующих форм док-ов, упорядочение информационных потоков. УСД включают: док-ты международных орг-ций, устанавливающиу унифиц системы док-ов, межгосударственые стандарты и док-ты по межгосударственной стандартизации, стандарты и руководящие док-ты РБ, нормативные док-ты издаваемые разработчиками усд конкретного функционального назначения.

Формуляр-образец.

Это совок реквизитолв располож определенным образом в док-те.Он по своему сод дел-ся на 3 части: заголовочная часть, содержательная, оформительная. В заголовочной части размещают реквизиты, до тескста док-та и кодовые обозначения реквизитов. В основной-реквизиты текст и приложения.в оформляющей-реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы док-ам с обязательным включением реквизитов «дата заполнения док-та», «Подпись», лиц ответственных за привильность заполнения формы, «Печать» при необходимости. Формуляр-образец должен устанавливать:формат бумаги(А3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) по ГОСТ 9327-60.)конструкционную сетку(сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата.); служебные поля(левое – 30мм;правое – не менее 8мм;верхнее и нижнее – не менее 20мм.); расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;-облегчить поиск и обработку документов; повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.

11. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения). В состав организационно-распорядительных документов входят: - организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников; - распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Отношения, которые возникают в процессе деятельности предприятий и учреждений по выполнению управленческих функций, отражаются в различных организационно-распорядительных документах. Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов структурного подразделения. Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил поведения.

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Изображение Государственного герба Республики Беларусь (1) на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над серединой наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов–в центре верхнего поля. Эмблема организации (2)-представляет условное (символическое) графическое изображение (товарный знак), зарегистрированное в установленном порядке. Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) (3) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) (4) - печатают при оформлении документа. Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7) – реквизиты автора документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе. Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес. Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций. Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Все даты в документе оформляются цифровым способом в такой последовательности, группы знаков разделяются точками. Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Ссылка на индекс и дату входящего документа (13 –он проставляется только на бланке для писем, факсов. Место составления или издания документа (14)–данный реквизит размещают только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. Гриф ограничения доступа к документу (15)–проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и состоит из слова «Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек. Адресат (16)–оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности лица, утверждающего документы, наименования учреждения, личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты утверждения. Резолюция (18)–проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. Заголовок к тексту (19)–данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста. Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых контролируется и состоит из буквы «К» или слова «Контроль», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка. Текст (21)–это основной реквизит документа. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований. Отметка о наличии приложения (22)– используется, если к документу имеются приложения. Подпись (23) – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы: -слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия; -наименование должности, включая наименование организации (предприятия); -личная подпись; -расшифровка подписи (инициалы, фамилия); -дата. Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23. Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу первого экземпляра документа. Отметка о заверении копии (28)–располагается ниже реквизита 23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нём, но документе ставят эту отметку. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита 27. Отметка о переносе данных на машинный носитель (30)–проставляется на нижнем поле последнего листа документа при постановке документа на автоматизированный контроль. Отметка о поступлении (31)–проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу первой страницы документа. Предупредительный знак (32)–явл. знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: