Подготовка текстовых документов в текстовых редакторах (WordPad, блокнот, Microsoft Word). Основные функции текстовых процессоров. Форматирование документов в MS Word.

Подготовка текстов — одна из самых распространенных сфер применения компьютеров. С помощью специальных компьютерных программ можно напечатать любой текст, при необходимости внести в него изменения, записать текст в память компьютера для длительного хранения, отпечатать на принтере какое угодно количество копий текста без его повторного ввода или отправить с помощью электронной почты на другие компьютеры.

Текстовый редактор — это очень простая программа для работы с текстами. Вы уже знакомы с текстовым редактором Блокнот. Он удобен для создания небольших сообщений и текстов. Текст состоит из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Фотографии, чертежи, рисунки, схемы и таблицы текстовый редактор обрабатывать не может.

Текстовый процессор — это более мощная программа для работы с текстами. Текстовым процессором является, например, программа Word Pad. В текстовом процессоре можно писать письма, рассказы, стихи, доклады, статьи для школьной газеты, наконец, книги. Многие текстовые процессоры позволяют изменять начертание и размер шрифта, включать в документ таблицы, рисунки, схемы, звуковые фрагменты.

Основные объекты текстового документа

Любой текст, созданный с помощью текстового редактора (процессора), а также включенные в него нетекстовые материалы (графику, звуковые фрагменты или видеоклипы) называют документом. Документ может быть статьей, докладом, рассказом, стихотворением, приглашением, объявлением или поздравительной открыткой.

Основными объектами текстового документа являются: символ, слово, строка, абзац, страница, фрагмент.

Символ – минимальная единица текстовой информации: цифра, буква, знак препинания и т.д.

Слово – произвольная последовательность символов (букв, цифр и др.), ограниченная с двух сторон служебными символами (пробел, запятая, скобки и др.)

Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами документа.

Абзац– произвольная последовательность символов, завершающаяся специальным символом конца абзаца. Допускаются пустые абзацы.

Фрагмент —это некоторое количество рядом стоящих символов, которые можно рассматривать как единое целое. Фрагментом может быть отдельное слово, строка, абзац, страница и даже весь вводимый текст.

Подготовка документа на компьютере состоит из таких этапов как ввод (набор), редактирование и форматирование.

Ввод текста

Ввод (набор) текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры. Роль бумаги при этом играет экран компьютера. Место для ввода очередного символа текста указывается на экране с помощью мигающего прямоугольника — курсора.

При наборе текста на компьютере вам не нужно следить за концом строки: как только он достигнут, курсор автоматически переходит на начало следующей строки.

Для того чтобы перейти к вводу нового абзаца (или строки стихотворения), нажимается клавиша Enter.

При вводе текста там, где это нужно, используйте заглавные буквы. Все знаки препинания кроме тире ставьте сразу же за последней буквой слова, после любого знака препинания нажимайте <пробел>. Тире выделяйте пробелами с двух сторон.

Знак «тире» ставится с помощью комбинации клавиш Control + минус на дополнительной клавиатуре.

Ошибку, допущенную при вводе текста, можно исправить. Ошибочный символ, расположенный справа от курсора, удаляется клавишей Delete, а символ слева – клавишей Backspace.

Файлы, созданные текстовым процессором WordPad, как правило, получают расширение .doc.

Редактирование текста

Редактирование — следующий этап подготовки документа на компьютере. При редактировании текста вы просматриваете его, чтобы убедиться, что всё правильно, исправляете обнаруженные ошибки (например, в правописании) и вносите необходимые изменения.

Если текст большой, то на экране будет видна только его часть, а весь он будет храниться в памяти компьютера. С помощью стрелок вверх, вниз, влево, вправо курсор можно перемещать по всему экрану, подводить его к любому символу. Перемещение по всему документу можно производить как с помощью курсорных стрелок, хотя это и не очень удобно, так и с помощью специальных клавиш или комбинаций клавиш:

Home в начало строки

End в конец строки

Ctrl + Ò на слово вправо

Ctrl + Ñ на слово влево

Page Up на экранную страницу вверх

Page Down на экранную страницу вниз

Ctrl + Page Up на страницу вверх

Ctrl + Page Down на страницу вниз

Ctrl + Home в начало текста

Ctrl + End в конец текста

Кроме того, существует режим прокрутки, позволяющий быстро вывести на экран части текста, находящиеся за его пределами. При перемещении курсора по экрану документ остается неподвижным, а при прокрутке неподвижным остается курсор.

При редактировании можно удалять не только отдельные символы, но и целые фрагменты текста. Предварительно фрагмент должен быть выделен. Для того чтобы это сделать, необходимо установить указатель мыши в начале нужного текста и держа кнопку нажатой протянуть указатель до конца фрагмента. Текст выделяется контрастным цветом. Выбор фрагмента можно отменить щелчком в произвольном месте окна.

Выделенный фрагмент легко удалить, нажав определенную клавишу или комбинацию клавиш. При этом фрагмент можно удалить из текста и стереть из памяти, а можно удалить из текста, но поместить в специальный раздел памяти, называемый буфером. В этом случае удаленный фрагмент можно будет или вернуть на прежнее место, или поместить в другое более подходящее место текста. Иногда приходится вводить тексты, в которых отдельные строки, а то и группы строк неоднократно повторяются (вспомните стихотворение С. Маршака «Багаж» или какую-нибудь песенку с припевом). Повторяющийся фрагмент набирается только один раз, затем он выделяется и с помощью специальной кнопки или комбинации клавиш копируется — сам фрагмент остается на своем прежнем месте, а его точная копия помещается в буфер. После этого вы продолжаете набирать текст и, дойдя до того места, где должен быть повторяющийся фрагмент, вставляете его из буфера. Эту процедуру можно повторять много раз.

Текстовые редакторы позволяют находить местоположение в тексте заданного слова и при необходимости автоматически заменять во всем тексте одно слово другим. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш и сообщить компьютеру слово, которое требуется найти (контекстный поиск). Определенная комбинация клавиш запрашивает не только слово, которое нужно найти, но и слово, которым нужно заменить найденное. Некоторые программы выполняют указанную вами замену сразу, а некоторые для каждого найденного слова уточняют, выполнять замену, или оставить это слово без изменений.

Форматирование текста

На этапе форматирования совершаются различные операции по приданию документу такого вида, который он будет иметь на бумаге.

Вначале абзацы текста выравниваются.

Выравнивание влево означает способ форматирования левой границы абзаца. Когда текст выровнен влево, левая граница абзаца образует прямую линию. При этом каждая строка начинается с одинаковым отступом от края страницы. Данный абзац выровнен влево.

Выравнивание вправо означает способ форматирования правой границы абзаца. Когда текст выровнен вправо, правая граница абзаца образует прямую линию. Каждая строка абзаца заканчивается на одном и том же расстоянии от края страницы. Данный абзац выровнен вправо.

Выровненный по центру, или центрированный текст располагается так: с обеих сторон каждой строки ширина свободного пространства одинакова. Каждая строка форматируется независимо от других и ширина полей различна для разных строк абзаца. С обеих сторон края абзаца получаются неровными. Данный абзац выровнен по центру.

Многие редакторы текстов могут следить за размером полей, предлагают на выбор различные варианты шрифтов.

Шрифт — это полный набор букв алфавита с общим стилем начертания. Стиль изображения букв называется гарнитурой.

Начертание шрифта — это дополнительные средства выделения шрифта на печати, например, подчеркивание, курсив, полужирный шрифт.

Нормальный шрифт ничем не выделяется.

Полужирный шрифт темнее, он хорошо заметен.

Курсивный шрифт имеет наклон.

Если внимательно рассмотреть текст в книге, то можно заметить, что на концах буквы имеют маленькие черточки — засечки. При чтении за них «цепляется» глаз. Именно поэтому мелкий текст большого объема набирают шрифтом с засечками. Кроме шрифтов с засечками есть рубленые шрифты. Они применяются для набора заголовков и плакатов.

Размер шрифта или кегль, — это его высота, измеряемая от нижнего края самой низкой буквы (например, «р» или «у») до верхнего края самой высокой буквы (например, «б»). Размер шрифта измеряется в пунктах. Один пункт — это очень маленькая единица, равная 1/72 дюйма или 0,3 мм, то есть шрифт в 72 пункта имеет высоту в 1 дюйм. В большинстве книг чаще всего используется шрифт размером 10-12 пунктов.

63Технология обработки числовой информации в табличных процессорах. Электронная таблица Microsoft Excel: основные понятия, работа с данными, формулами, функциями, диаграммами.

Обработку числовой информации производят табличные процессоры (электронные таблицы). Их основное назначение – автоматизация «рутинных» расчетов. Применение такие таблицы нашли в сфере бухгалтерского учета, планирования, финансового анализа, статистики и в других отраслях, гдехранение, передача и обработка информации продиктованы современными условиями. Современные процессоры позволяют не только хранить, передавать и обрабатывать информацию, но и производить математические вычисления. При обработке числовой информации у процессоров широкие возможности по форматированию таблиц (выбор формы представления данных в таблице, определение типа данных, автоматическое оформление таблиц и данных и т. д.). Самыми популярными процессорами, способными хранить, передавать и обрабатывать информацию, являются Microsoft Excel, Corel Quattro, Lotus. При обработке числовой информации на процессорах, создаются электронные таблицы, которые можно просматривать, записывать на носители внешней памяти, а так же хранить, передавать и обрабатывать информацию.

Обработка числовой информации производится в полном объеме. Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представлена в виде прямоугольника, разделенного на столбцы и строки. Работать с таблицей очень удобно курсором. Режим обработки числовой информации предполагает заполнение и редактирование документа. Существует множество решений по хранению, передаче и обработке информации. Дисковые и ленточные системы хранения, передачи и обработке информации подойдут в работе с корпоративной информацией. При выполнении обычной обработки числовой информации, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.

Файл, созданный в Excel, называется рабочей книгой. Книга содержит рабочие листы. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу, куда можно вводить данные и выполнять расчеты. Для перехода с одного рабочего листа на другой надо щелкнуть по ярлычку листа, расположенному под таблицей.

Электронная таблица разделена на клетки, которые называются ячейками. Строки обычно обозначаются числами, столбцы – латинскими буквами, а затем их сочетаниями. Ячейка имеет имя (адрес), состоящее из имени столбца и строки. Например, А21 – это ячейка, расположенная в столбце А (первом столбце таблицы) и строке 21.

Столбцы иногда обозначаются не буквами, а цифрами. Чтобы включить режим, при котором столбцы обознаются буквами, надо выбрать пункт меню «Сервис/Параметры», выбрать вкладку «Общие» и снять флажок около слов «Стиль ссылок R1C1».

Таблица максимального размера может содержать 256 столбцов и 65535 строк. Для обозначения столбцов при этом не хватает букв английского алфавита, и они после буквы «Z» обозначаются сочетаниями двух букв, например, «АА», «АВ» и т.д.

На экран вся таблица не помещается, но ее можно прокрутить с помощью полос прокрутки.

Одна из ячеек таблицы выделена прямоугольником – она является текущей, и данные будут вводиться именно в нее. Перемещать текущую ячейку по экрану можно клавишами со стрелками.

Когда данные вводятся в ячейку, они одновременно появляются в строке формул (это строка под панелью инструментов; слева от строки формул стоит значок fx или знак =. Ввод заканчивается по нажатию клавиши Enter. Если надо отредактировать данные, введенные в ячейку, то надо сделать эту ячейку текущей, а затем щелкнуть по строке формулы, чтобы в ней появился мигающий курсор, и выполнить редактирование введенных данных. Для выхода без редактирования надо нажать Esc.

В ячейку можно ввести текст, числовое значение, дату или формулу. Excel сам распознает, что введено в ячейку, по введенным данным. Например, если в ячейку введена последовательность символов, содержащая только цифры, то Excel будет воспринимать ее как число. Если же введенная последовательность начинается со знака =, то Excelвоспринимает ее как формулу.

При записи чисел целая часть отделяется от дробной с помощью запятой. Например, число 3.14 записывается как 3,14.

Текст, вводимы в ячейку, может быть произвольной длины (на самом деле он может содержать до 65 тысяч символов). Если текст слишком длинный, он может не поместиться в ячейку или «залезть» на соседнюю ячейку. Но если ячейку сделать текущей, то в строке формул будет виден весь текст.

При вводе дат для разделения месяца, числа и года можно использовать знаки «.» и «/». Год при этом можно писать полностью либо только последние цифры. Формула может содержать имена ячеек, числа, функции, знаки операций и скобки. Можно использовать знаки математических операций +(сложение), -(вычитание), *(умножение), /(деление), (возведение в степень). Порядок действий – как в математике,

для его изменения используются скобки.

При вводе в таблицу формул иногда хочется увидеть сами формулы, а не результаты их расчета. Для этого надо выбрать пункт меню «Сервис/Параметры», вкладка «Вид» и в группе «параметры окна» установить флажок рядом со словом «Формулы». Чтобы вновь увидеть результаты вычислений, надо этот флажок снять.

Удобство Excel состоит в том, что если в таблице происходят расчеты по одной и той же формуле, то эта формула вводится только один раз (в одну ячейку), а затем протягивается по всей таблице. Excel позволяет автоматизировать расчеты в таблицах.

Так же, как в Word, в Excel можно копировать данные. Для копирования надо выделить ячейку (или блок ячеек), выбрать пункт «Правка/Копировать», затем установить курсор в ту ячейку. куда надо вставить данные. и выбрать пункт «Правка/Вставить» (если копируется блок ячеек, то курсор надо устанавливать в левы верхний угол той области, куда будет вставляться содержимое этого блока). При копировании вокруг копируемого блока ячеек создается мигающая рамка. Чтобы убрать ее, надо нажать ESC. При копировании формулы автоматически изменяются, поэтому надо быть внимательными при копировании ячеек, содержащих формулы.

Выделить прямоугольный блок ячеек можно с помощью мыши, либо перемещая курсор клавишами со стрелками при нажатой клавиши Shift.

Для форматирования данных в ячейке надо выделить ячейку, после чего можно пользоваться кнопками форматирования на панели инструментов. Чтобы текст помещался в ячейку, можно изменить ширину столбцов или высоту строк. Для изменения ширины столбца надо установить курсор на правую границу столбца в области обозначений столбцов, чтобы курсор превратился в двунаправленную стрелку, и подтянуть вправо границу столбца. Аналогично, для изменения высоты строки надо подвести курсор к нижней границе строки в области обозначений строк, и протянуть границу вниз.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, то можно расположить его в несколько строк. Для этого надо сначала напечатать заголовок полностью, затем выделить ячейку, в которой он находится, выбрать пункт меню «Формат/Ячейки», вкладка «Выравнивание» и установить флажок «Переносить по словам». На этой же вкладке можно установить выравнивание текста в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю) или вертикали (по нижнему или верхнему краю).

Построение диаграммы.

Наиболее просто можно построить диаграмму с помощью Мастера диаграмм, который вызывается с помощью кнопки панели инструментов Стандартная . или из командой Вставка/Мастер диаграмм руководит процессом создания диаграммы шаг за шагом и даёт возможность перед завершением процесса просмотреть результат и внести в диаграмму необходимые изменения. Группы элементов данных, отражают содержимое ячеек одной строки или столбца таблицы, составляют ряд данных. Каждый ряд данных выделяется своим цветом или текстурой.

Мастер диаграмм осуществляет построение диаграммы в интерактивном режиме за несколько шагов:

Шаг 1: Указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы. Блок ячеек может включать как сами данные так и дополнительную информацию, которая используется в качестве названий исходных данных (легенд), указаний меток по оси Х. Блок ячеек может содержать несмежные ячейки одного рабочего листа (выделяются при нажатии клавиши Ctrl).

Шаг 2: Выбор типа диаграмм. Excel позволяет построить диаграммы 14 стандартных типов (см. выше).

Шаг 3: Выбор формата диаграммы указанного типа (можно просмотреть результаты выбора, нажав клавишу Просмотр результата).

Шаг 4: Задание параметров диаграммы: расположение данных, способ использования первой строки или столбца (метки осей, текст легенды, название диаграмм).

Шаг 5: Добавление легенды, ввод названия диаграммы и подписей к осям диаграммы.

Созданные диаграммы можно корректировать вплоть до изменения состава представления исходных данных, на основании которых построена диаграмма. Редактирование осуществляется с помощью Мастера диаграмм, команды меню Диаграмма, кнопки .

Наиболее простой способ корректировки диаграммы осуществляется с использованием контекстного меню (рис. 13). Для этого необходимо:

1 выделить нужный объект, щелкнув по объекту левой кнопкой мыши,

2 вызвать контекстное меню, выбрать нужный пункт.

Меню содержит следующие команды:

«Тип диаграммы» - используется для изменения типа диаграммы для отдельной последовательности данных, группы или всей диаграммы в целом;

«Исходные данные» - используется для добавления или изменения выделенного ряда данных или отдельного элемента диаграммы;

«Параметры диаграммы» - используется для изменения стандартных параметров выбранного типа диаграмм: сетки, осей, подписи данных и заголовка.

«Размещение» - позволяет выбрать расположение выделенных объектов на листе.

Основные понятия и определения базы данных. Требования, предъявляемые к базе данных.

Диаграмма сущность-связь (Entity-relation diagram (ERD) ) – инструмент разработки моделей данных, обеспечивающий стандартный способ определения данных и отношений между ними.

Ассоциированная сущность – в диаграммах сущность-связь – сущность, представляющая данные, которые ассоциируются с отношениями между двумя и более сущностями.

Атрибут – в диаграммах сущность-связь – абстракция одной характеристики, которой обладают все абстрагируемые как объект сущности. Различают:
- описательные атрибуты, представляющие факты, внутренне присущие каждому экземпляру объекта;
- указательные атрибуты, предназначенные для присваивания имени или обозначения экземпляру;
- вспомогательные атрибуты, предназначенные для связи экземпляра одного объекта с экземпляром другого.
Зависимая сущность – в диаграммах сущность-связь – сущность, представляющая данные, которые зависят от других сущностей в системе. Зависимая сущность всегда имеет отношения с другими сущностями.
Независимая сущность – в диаграммах сущность-связь – сущность, представляющая независимые данные, которые всегда присутствуют в системе. Отношения с другими сущностями у нее могут отсутствовать.

Неограниченное отношение – в диаграммах сущность-связь – безусловное отношение, которое существует до тех пор, пока существуют относящиеся к делу сущности.

Ограниченное отношение – в диаграммах сущность-связь – условное отношение между сущностями.

Отношение – в диаграммах сущность-связь – связь двух или нескольких сущностей. Отношение всегда выражается действием. Отношение именуют с помощью глагола. Различают неограниченные, ограниченные и существенно-ограниченные отношения.

Связь – в диаграммах сущность-связь – идентификатор требований, в соответствии с которыми сущность вовлекается в отношение. Каждая связь соединяет сущность и отношение и может быть направлена только от отношения к сущности.

Существенно-ограниченное отношение – в диаграммах сущность-связь – отношение, которое используется, когда соответствующие сущности взаимозависимы в системе.

Сущность – в диаграммах сущность-связь – абстракция множества объектов реального мира, в которой все предметы множества имеют одинаковые характеристики и согласованы с одним и тем же набором правил и линий поведения. Различают независимые, зависимые и ассоциированные сущности.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.

К современным базам данных, а следовательно, и к СУБД, на которых они строятся, предъявляются следующие основные требования.

1. Высокое быстродействие (малое время отклика на запрос).

Время отклика - промежуток времени от момента запроса к БД до фактического получения данных. Похожим является термин время доступа - промежуток времени между выдачей команды записи (считывания) и фактическим получением данных. Под доступом понимается операция поиска, чтения данных или записи их. Часто операции записи, удаления и модификации данных называют операцией обновления.

2. Простота обновления данных.

3. Независимость данных.

4. Совместное использование данных многими пользователями.

5. Безопасность данных - защита данных от преднамеренного или непреднамеренного нарушения секретности, искажения или разрушения.

6. Стандартизация построения и эксплуатации БД (фактически СУБД).

7. Адекватность отображения данных соответствующей предметной области.

8. Дружелюбный интерфейс пользователя.

Важнейшими являются первые два противоречивых требования: повышение быстродействия требует упрощения структуры БД, что, в свою очередь, затрудняет процедуру обновления данных, увеличивает их избыточность.

Независимость данных - возможность изменения логической и физической структуры БД без изменения представлений пользователей.

Независимость данных предполагает инвариантность к характеру хранения данных, программному обеспечению и техническим средствам. Она обеспечивает минимальные изменения структуры БД при изменениях стратегии доступа к данным и структуры самих исходных данных. Это достигается, как будет показано далее, «смещением» всех изменений на этапы концептуального и логического проектирования с минимальными изменениями на этапе физического проектирования .

Безопасность данных включает их целостность и защиту.

Целостность данных - устойчивость хранимых данных к разрушению и уничтожению, связанных с неисправностями технических средств, системными ошибками и ошибочными действиями пользователей.

Она предполагает:

1) отсутствие неточно введенных данных или двух одинаковых записей об одном и том же факте;

2) защиту от ошибок при обновлении БД;

3) невозможность удаления (или каскадное удаление) связанных данных разных таблиц;

4) неискажение данных при работе в многопользовательском режиме и в распределенных базах данных;

5) сохранность данных при сбоях техники (восстановление данных).

Целостность обеспечивается триггерами целостности - специальными приложениями-программами, работающими при определенных условиях. Защита данных от несанкционированного доступа предполагает ограничение доступа к конфиденциальным данным и может достигаться:

1) введением системы паролей;

2) получением разрешений от администратора базы данных (АБД);

3) запретом от АБД на доступ к данным;

4) формирование видов - таблиц, производных от исходных и предназначенных конкретным пользователям.

Три последние процедуры легко выполняются в рамках языка структуризованных запросов Structured Query Language - SQL, часто называемого SQL2.

Стандартизация обеспечивает преемственность поколений СУБД, упрощает взаимодействие БД одного поколения СУБД с одинаковыми и различными моделями данных. Стандартизация (ANSI/SPARC) осуществлена в значительной степени в части интерфейса пользователя СУБД и языка SQL. Это позволило успешно решить задачу взаимодействия различных реляционных СУБД как с помощью языка SQL, так и с применением приложения Open DataBase Connection (ODBC). При этом может быть осуществлен как локальный, так и удаленный доступ к данным (технология клиент/сервер или сетевой вариант).

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов,нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: