Автоввод, автотекст и автозамена в среде Word.

Автозамена, например, позволяет быстро заменять грубые ошибки правописания. Если вы написали врмея, то Word сам исправит это слово на время.

Если функция автозамены предлагает заменить слово, а вы предпочитаете оставить первоначальное написание, вы можете отменить исправление, нажимая клавиши Ctrl+Z или выбирая пункт Отменить автозамену из меню Правка. Однако это можно сделать, только если коррекция была последним действием, выполненным в документе. Если же вы сделали что-нибудь еще после исправления - напечатали или удалили текст, например, то команда Отменить работать не будет.

Если вы хотите изменить исправление, нужно поместить курсор мыши на слово, под словом появится знак подчеркивания. Переместите мышь поверх поддеркивания, чтобы открыть меню автозамены. Щелкните сначала по этой кнопке, затем по строке Отменить автозамену (например, Отменить автоматический ввод прописных букв):

Обратите внимание что вы можете прекратить исправления в документе Word, выбрав команду Отменить автоматическое исправление.

Где можно настроить функцию автозамены?

Сервис -> Параметры автозамены.

Автоматический ввод текста шаблона.

Если у вас есть фраза, предложение, которое вы постоянно используете, то вы можете самостоятельно настроить автозамену (или автотекст) так, чтобы эта фраза вставлялась в текст сама вместо другой фразы.

Чтобы сохранить и использовать шаблон текста с помощью автозамены:

1. Выделите образец текста для шаблона.

2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть окно автозамены.

3. Выберите вкладку автозамена. Ваш текст шаблона появится в окне Заменить на.

4. Если шаблон включает форматирование и вы хотите, чтобы оно выполнялось каждый раз, когдавставляете шаблон, активизируйте опцию Форматированный текст; в противном случае оставьте активизированной опцию Обычный текст.

5. В текстовом поле Заменить наберите короткое сокращение или код. Например, можно добавить код адр, как показано на рисунке.

6. Нажмите кнопку Добавить.

7. Нажмите кнопку ОК.

Для использования автотекста введите сокращение, которое вы ввели на шаге 5, и затем наберите пробел или знак препинания либо нажмите клавишу Enter или Tab.

Использование функции автотекста для ввода шаблона текста.

Вместо функции автозамены для шаблона вы можете использовать функцию Автотекст. Различие состоит в том, что для ввода автотекста вы должны напечатать первые несколько символов теста шаблона. Тогда Word покажет область автоматического завершения, демонстрируя вам остальную часть текста, и вы нажмете клавишу Enter, чтобы завершить текст. Этот путь позволяет не запоминать сокращения, на которых основана техника автозамены.

Чтобы сохранить и использовать текст шаблона с функцией автотекста Word:

1. Выберите текст шаблона.

2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть диалоговое окно автозамены.

3. Перейдите на вкладку автотекст. Ваш шаблон текста появится в текстовом поле Имя элемента, как показано на рисунке.

4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Показать предложения заершения.

5. Нажмите кнопку Добавить.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для использования шаблона наберите первы несколько букв текста и затем нажмите клавишу Enter.

Также вы можете получить доступ к списку автотекста с помощью панели инструментов автотекста. Щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и затем выберите из списка панелей строкуАвтотекст, чтобы показать панель инструментов, как показано на рисунке. Нажмите кнопку Все элементы, выберите категорию атотекста и вариант автотекста, который вы хотите вставить.

Печать списка элементов автотекста.

Чтобы получить распечатку всех элементов автотекста Word, выберите пункт меню Файл -> Печать, в поле со списком Напечатать укажите вариант Элементы автотекста.

46Размещение текста в таблицах и колонках.

Колонки.

При наборе или правке текста в колонках он автоматически заполняет колонки, перетекая из одной в другую. При необходимости вручную перенести текст в новую колонку можно вставить разрыв колонки: Вставка – Разрыв – Новая колонка.

IВ рабочем документе установите альбомную ориентацию для работы №7. Начиная с названия первого опыта и до конца работы разместите текст в колонках с разделителем. Вставьте разрывы колонок, так, чтобы каждый опыт начинался с новой колонки. Убедитесь в правильности выполнения задания в режиме предварительного просмотра документа.

Таблицы.

Для работы с таблицами используются группа команд меню: Таблица, панель инструментов Таблицы и границы а также контекстное меню.

Вставка таблицы, определение размеров

Для вставки в документ таблицы используется кнопка Добавить таблицу на стандартной панели инструментов. Размеры таблицы задаются мышкой. Можно использовать также команду меню Таблица - Вставить таблицу. При этом открывается окно, в котором можно задать размеры таблицы а также ширину столбцов и формат таблицы. Третий способ - рисовать таблицу, используя специальный инструмент с панели Таблицы и границы.

Строки и столбцы созданной таблицы можно добавлять и удалять, используя соответствующие команды меню (Таблица - Вставить...). Удобно добавлять новые строки, помещая курсор после последней ячейки в предыдущей строке и нажимая клавишу ENTER. Перед удалением нужный столбец или строку нужно выделить. Иногда, при добавлении столбцов, таблица вылезает за пределы страницы. Увидеть таблицу целиком и скорректировать ее размеры поможет режимВид – Обычный.

Размеры столбцов и строк можно менять, перетаскивая их границы мышкой. Используются также команды меню Таблица - Автоподбор: Выровнять высоту строк, Выровнять ширину столбцов и другие. Детально параметры таблицы и ее отдельных элементов можно настроить в разделе меню Таблица - Свойства таблицы.

Объединение и разбивка ячеек, их форматирование

Для создания сложных таблиц, шапок таблиц используется объединение и разбивка ячеек, а также их выделение границами, заливкой и т.п. Иногда границы ячеек желательно сделать невидимыми.

К созданной таблице можно применить готовый шаблон формата таблицы, используя меню Таблица - Автоформат.

Для объединения или разбивки выделите нужные ячейки и используйте соответствующие команды меню Таблица. Можно использовать также инструментыНарисовать таблицу и Ластик с панели Таблицы и границы, чтобы разбивать ячейки или объединять, стирая границы между ними.

Панель инструментов Таблицы и границы удобно использовать и для выделения каких-либо элементов таблицы (обычно шапки таблицы) особыми видами линий и заливкой. Для выделения границ установите нужный вид линии, толщину, цвет, затем карандашиком Нарисовать таблицу проводят по границам нужных ячеек. Для заливки - выделяют нужные ячейки, затем применяют к ним инструмент Заливка, цвет который можно установить используя маленькую кнопку со стрелкой.

Текст в таблице

Текст в таблице форматируется обычными приемами. В частности, чтобы таблица не была разорвана, можно задать для ее первой ячейки параметр «С новой страницы», а также «Не отрывать от следующего». Кроме того, используя контекстное меню можно выровнять текст в выделенной ячейке по вертикали, при необходимости можно задать вертикальное направление текста в ячейке.

Таблицы широко используются при форматировании документов HTML, поэтому при копировании web – страницы в WORD, содержащийся в ней текст часто оказывается заключенным в таблицу. При необходимости можно преобразовать таблицу в текст. Для этого используется команда меню Таблица – Преобразовать – Таблицу в текст. При необходимости можно осуществить обратную операцию - преобразовать текст в таблицу (текст ячеек при этом должен быть набран отдельными абзацами по строкам будущей таблицы).

47Создание, редактирование и оформление таблиц в среде Word. Расчеты в таблицах.

Создание таблиц.

Общие сведения.

Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы. Обычно таблицы используются для более удобного расположения информации документа. Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Таблица Word может содержать максимум 62 столбца и произвольное число строк. Число столбцов в отдельной строке таблицы – любое. Высота строк таблицы – произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Напротив, ширина ячеек одной строки и даже одного столбца – произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавлять новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Способы создания таблиц.

1. Горизонтальное меню: ТАБЛИЦА, Вставить таблицу –указать число столбцов и строк.

2. С помощью кнопки СТАНТАРТНОЙ панели инструментов: определяется конфигурация новой таблицы до 4х5.

3. С помощью команды ВСТАВКА, Объект, вкладка Создать новый можно в документах Word вставить новую электронную таблицу Excel, указав тип объекта – Лист Microsoft Excel. Чтобы не запутаться в панельных значках таблиц значок таблицы Microsoft Excel можно убрать с панели следующим образом: выполнить команду СЕРВИС, Настройка, выбрать вкладку Панели инструментов и перетащить мышью кнопку с панели инструментов на вкладку, затем нажать кнопку ЗАКРЫТЬ.

4. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды ТАБЛИЦА, Преобразовать текст при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов-разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Для перемещения по ячейкам таблицы используется мышь и клавиши:

Следующая ячейка клавиша “Таb”

Предыдущая ячейка клавиши “Shift” + “Таb”

Последняя ячейка столбца клавиши "Alt” + “PgDn”

Первая ячейка столбца клавиши "Alt” + “PgUp”

Последняя ячейка строки клавиши "Alt” + “End”

Первая ячейка строки клавиши "Alt” + “Home”

Следующий символ клавиша >

Предыдущий символ клавиша <

Следующая строка клавиша v

Предыдущая строка клавиша ^

Изменение структуры таблицы.

Изменение структуры таблицы означает изменение числа строк и столбцов первоначально созданной таблицы. Выполнению команд реструктуризации таблиц предшествует выделение блока ячеек – столбцов. Строк или смежных ячеек по числу изменяемых элементов. Изменение ширины и высоты ячеек может касаться отдельно выделенной ячейки, блока ячеек – нескольких смежных ячеек. Ячеек определенного столбца или строки, всей таблицы.

Перечень основных действий по реструктуризации таблицы.

Действие

Содержание действия.

1. Вставить блок ячеек.

Установить курсор в место вставки блока ячеек.

Выполнить команду ТАБЛИЦА, Вставить ячейки.

Указать направление сдвига ячеек.

2. Вставить новые столбцы в таблицу.

Установить курсор в место вставки новых столбцов.

Выполнить команду ТАБЛИЦА, Вставить столбцы.

3. Вставить новые строки в таблицу.

Установить курсор в место вставки новых строк.

Выполнить команду ТАБЛИЦА, Вставить строки.

4. Выделить всю таблицу.

Установить курсор в любую ячейку таблицы.

Выполнить команду ТАБЛИЦА, Выделить таблицу.

Нажать “Alt”+5 при отключённой “NumLok"

5. Выделить блок ячеек.

Установить курсор на первую ячейку и нажав левую клавишу мышы протянуть выделение.

6. Выделить содержимое ячейки. Так же как и текст.

7. Выделить ячейку.

Установить курсор в ячейку и 3 раза щёлкнуть мышкой.

8. Добавить новые строки в конец таблицы.

Установить курсор в правую нижнюю ячейку.

Нажать клавишу “Tab”.

9. Объединить часть таблицы.

Удалить символы абзаца между различными частями таблицы – клавиша “Del"

10. Объединить ячейки.

Выделить смежные ячейки одной строки или столбца.

Выполнить команду ТАБЛИЦА, Объединить ячейки.

11. Переместить столбцы в таблице.

Выделить перемещаемые столбцы. Выполнить команду ПРАВКА, Вырезать.

Установить курсор на столбец, перед которым выполняется вставка. Выполнить команду ПРАВКА, Вставить.

12. Переместить строки в таблице.

Выделить перемещаемые строки. Выполнить команду ПРАВКА, Вырезать.

Установить курсор на строку, перед которой выполняется вставка. Выполнить команду ПРАВКА, Вставить.

13. Разбить таблицу, вставить абзац перед 1-ой строкой таблицы.

Установить курсор на строку, перед которой требуется установить разрыв. Выполнить команду ТАБЛИЦА, Разбить ячейки.

14. Разбить ячейки.

Выделить ячейки, подлежащие разбиению. Выполнить команду ТАБЛИЦА, Разбить ячейки.

15. Снять выделение.

Курсор в произвольное место и нажать левую кнопку мышы.

16. Удалить блок ячеек.

Выделить блок удаляемых ячеек. Выполнить командуТАБЛИЦА, Удалить ячейки.

17. Удалить столбцы таблицы.

Выделить удаляемые столбцы. Выполнить командуТАБЛИЦА, Удалить столбцы.

18. Удалить строки таблицы.

Выделить удаляемые строки. Выполнить командуТАБЛИЦА, Удалить строки.

Операции редактирования для таблицы.

Действие Содержание действия.

1. Копировать ячейки таблицы. Выделить копируемые ячейки. Выполнить команду ПРАВКА, Копировать.

2. Вставить скопированные ячейки. Установить курсор в место вставки ячеек. Выполнить командуПРАВКА, Вставить ячейки.

3. Перемещение содержимого ячейки. Выделить перемещаемые ячейки. Выполнить команду ПРАВКА, Вырезать. Установить курсор в место вставки ячеек. Выполнить команду ПРАВКА, Вставить ячейки.

4. Преобразовать текст в таблицу. Выделить преобразуемый текст. Выполнить команду ТАБЛИЦА, Преобразовать текст. Указать тип разделителя, число формируемых ячеек, выполнить автоформатирование.

5. Преобразовать таблицу в текст. Выделить преобразуемые строки текста. Выполнить командуТАБЛИЦА, Преобразовать таблицу. Указать тип разделителя.

6. Сортировать строки таблицы. Установить курсор в ячейку таблицы. Выделить сортируемые строки. Выполнить команду ТАБЛИЦА, Сортировка.

Указать порядок сортировки.

7. Оформление линии сетки, заполнение таблицы. Установить курсор в ячейку. Выполнить команду ФОРМАТ, Обрамление и заполнение.

8. Повторить заголовки таблицы. Выделите строки, содержащие заголовочную часть таблицы. Выполнить команду ТАБЛИЦА, Заголовки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: