Языковые особенности деловой речи.

Типичным для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов.

Образование таких слов объясняется стремлением языка к точностям и однозначность толкованиям. Официальная речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, в следствии чего ее лексика предельно обобщена в соматическом отношении, т.е устранено все своеобразное, конкретное, а на первый план выдвинуто типичное.

Деловая речь является тематически ограниченной, ситуации ее применения немногочисленны и однотипны.

Однотипные факты оформленные документами одного вида однородны по содержанию, наименование и форма – это называется унификация.

Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтениям отдается родовые понятия(например – приехать, приплыть, прибыть (в документах)).

При назывании лица употребляются имена существительные, обозначающие его по признаку, обусловленные каким-либо отношением или действием (потерявший Петров, учитель Иванов).

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных и причастии.

Широко используются производные, предлоги .

Обычно предложения содержат большой объем информации и рассчитано на повторное прочтение.

Простые предложения часто осложняются однородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать тему предложения.

Активно не используются пассивные конструкции, как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием.

В деловой речи имеет место беспристрастная констатация, а также изложение фактов.

Первое лицо допустимо лишь в ограниченном числе ситуации.

21. Служебные документы: типология, образцы, языковой оформление.

1. Докладная записка.

Цель: известить руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию конкретного решения, иногда может просто информировать о завершении или ходе выполнения каких – либо работ.

Обычно состоит из 2 частей:

1. Описывается, сложившаяся ситуация.

2. Излагаются предложенные работы, просьбы; вывод.

Структура:

1. Адресат (ФИО, должность).

2. Дата и номер документа.

3. Место (город) составления.

4. Полное наименование документа ( Докладная записка).

5. Заголовок к тексту документа ( начинается с предлога «О…»)

6. Текст

7. Личные данные составителя (должность, ФИО)

8. Подпись адресанта

2. Служебная записка.

Это принятый компанией информационно – справочный документ внутренней деловой переписки.

Составляется с целью освещения, каких – либо рабочих моментов, вопросов, решение которых зависит от другого структурного подразделения. Например, просьба, предложение, извещение.

Структура:

1. Адресат ( должность, ФИО ( в дательном падеже))

2. Дата составления и регистрационный номер документа.

3. Полное наименование документа.

4. Заголовок к основному тексту.

5. Текст

6. Должность, подпись, расшифровка.

3. Протокол

Это распорядительный документ , фиксирующий все происходящее на собрании.

Содержание:

1. Наименование организации.

2. Наименование документа.

3. № документа

4. Дата заседания.

5. Место заседания.

6. Заголовок к тексту документа.

7. Текст.

8. Подпись.

Основная часть разбита на несколько составляющих:

1. Слушали

2. Выступили

3. Решили

2 вида протокола:

1. Краткие

2. полные.

При написании краткого протокола необходимо указать фамилию докладчика и тему.

4.Приказ

распространяется по всей компании и подписывается генеральным директором.

Виды приказов:

1. приказ о приеме на работу.

2. о переводе на другую должность.

3. о передаче полномочий.

4. о предоставлении отпуска.

5. о направлении в командировку и др.

Содержание:

1. наименование организации.

2. наименование документа.

3. заголовок.

4. № и дата документа.

5. текст

6. подпись руководителя организации, лица которому адресован документ.

5.Справка.

составляется с целью описания и подтверждения каких – либо фактов и событий.

содержание:

1. наименование адресата. Во многих справках адресат не указывается, а в конце делается отметка о цели его выдачи.

2. наименование документа.

3. дата и № отправки.

4. место составления отправки

5. заголовок

6. текст

7. подпись.

обязательно ставится печать.

6.пресс – релиз

- краткое информационное сообщение, составляется пресс службой или пиар отделом компании и предназначен для журналистов.

Основная задача заинтересовать СМИ, побудить их к дальнейшему рассмотрению данной информации среди широкого круга людей.

содержание:

1. наименование

2. дата рассылки.

3. заголовок.

4. текст

5. контактные данные человека, который может представить полную информацию.

объем не должен превышать 1-2 стр.

составляется на фирменном бланке компании и отправляется по электронной почте.

22.Виды деловых писем.

1. Гарантийное письмо: желательно оформлять на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда – главного бухгалтера.

Содержание:

1. Номер и дата исходного документа.

2. Название организации и должностного письма, которому письмо адресовано.

3. Гарантийное письмо.

4. Текст письма.

5. Банковские реквизиты , а также размер штрафа ( в случае гарантийной оплаты).

Устойчивые обороты:

Гарантируем…

Настоящим письмом гарантируем..

Компания..гарантирует..

Своевременную и полную оплату гарантируем…

2. Письмо запрос.

Составляется с целью получения информации. Пробуждает к написанию письма – ответа.

Структура:

1. Реквизиты получения и отправки

2. Дата документа на исход. №

3. Суть вопроса.

4. Обращение.

5. Цель письма.

6. Суть вопроса.

7. Выражение надежды на сотрудничество.

8. Благодарность.

9. Подпись отправителя.

Оформляется на фирменном бланке. Подписывает уполномоченный письмом или руководитель.

3. Письмо просьба

Имеет структуру схожего с общей структурой делового письма. По своей форме практически идентично с письмом запросом.

Просьба о получении необходимой информации, услуг, товаров , составляющая основного содержания письма должна быть обоснована.

Шаблон фразы:

1) Обоснование просьбы:

Учитывая…

Ввиду..

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

2) Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть…

Просим Вас предоставить…

Провести…

Сообщить…

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в …

Просим Вашего согласия на…

Также просим Вас….

Оформляется на фирменном бланке организации.

4. Письмо – предложение.

Оферта составляется и отправляется адресату в письменном виде, но может озвучиваться по телефону или при переговорах между участниками сделки.

Оформлять оферту можно в виде проекта – договора.

Требует конкретного ответа до указанного срока.

Три варианта действия адресата:

1) Согласие

2) Внесение изменений или дополнений.

3) Отказ принять условие.

Принятием предложения является заключение договора, либо выдача заказа.

В случае отказа переписка между сторонами продолжается до тех пор пока не будет достигнута окончательная договоренность.

Структура оферты соответствует общей структуре делового письма.

5. Письмо – подтверждение.

Относится к группе некоммерческих деловых писем.

Основная цель: подтверждение получения переданных материалов и.т.д.

Может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Шаблонные фразы:

Сообщаем Вам, что мы получили…

Подтверждаем получение…

С благодарностью подтверждаем…

«ООО» подтверждает согласие на…

При составлении письма подтверждения необходимо использовать фирменный бланк.

6. Письмо – напоминание.

Цель: побуждение получателя к какому – то еще не выполненному действию.

Данная разновидность делового письма включает:

А) ссылки на пункт договора или другого документа в которых прописаны основные обязательства сторон.

Б) формулировка просьбы.

В) указание на действия, которые будут приняты в случае не выполнения обязательств.

Шаблонные фразы:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность…

Обращаем Ваше внимание…

Убедительно просим…

Требуем от Вас…

Мы настаиваем…

7. Информационное письмо.

Цель: проинформировать, известить о дальнейшем сотрудничестве и.т.д.

Может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечении новых клиентов…

Подписывает обычно руководитель, иногда его заместитель или даже секретарь.

В случае массовой рассылки можно обойтись без подписи.

8. Письмо – приглашение.

Текст должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения встречи.

Необходимо отправлять ответ.

9. Сопроводительное письмо.

Составляется с указанием наименований отправленных предметов, документов и.т.д.

Начинается со слов:

Направляем Вам…

Представляем…

Возвращаем…

Высылаем…

Данный документ может содержать просьбу:

Просим подтвердить в получении…

Просим передать…

Просим проинформировать…

Просим возвратить…

Составляется в соответствии с общей структурой делового письма.

10. Письмо– претензия.

При совершении сделки в случае неудовлетворения одной из сторон качеством, количеством и.т.д.

Составляются рекламации в следующих случаях:

1. При не соответствии качества товара или не оказания услуги.

2. Не соответствии количества товара в условии договора.

3. При несогласованном изменении цены на товар или услугу.

В договоре купли/продажи должен присутствовать раздел о порядке предъявления претензий и способах урегулирования конфликтной ситуации.

Структура рекламации:

1. Дата и номер исходного документа.

2. Наименование стороны к которой предъявляется претензия.

3. Наименование документа и номер

4. Основание (№ и дата документа)

5. Наименование товара.

6. Количество товара.

7. Основание для предъявления претензий (что конкретно нарушено).

8. Доказательство нанесенного имущества

9. Требование по возмещению убытка.

10. Доказательные документы.

При отказе в удовлетворении требований или истечении срока отведенного на рассмотрение претензий, необходимо в установленном порядке подать иск в арбитражный суд.

11. Благодарственное письмо.

Вид некоммерческого письма.

Составляется в официальной форме или на фирменном бланке.

Общая композиция:

1. Реквизиты ( по мере необходимости указывается кому выражается благодарность).

2. Обращение ( указывается ФИО)

3. Текст письма

4. Подпись

12. Письмо поздравление

2 типа:

- персональные

- массовые

В случае персонального письма необходимо использовать обращение, в конце письма – подпись руководителя организации.

Можно использовать цветную бумагу, либо открытку.

13. Письмо соболезнование.

Выражение сочувствия.

Формулировки:

Мы глубоко опечалены известием о…и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам вашей фирмы…

Примите пожалуйста наши искренние соболезнования по поводу…

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу…

Нам трудно поверить печальному известию о…

23. Деловой этикет. Этикетные формулы.

Деловой этикет — это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Разновидность этикета светского, но основанный на воинском. Главное отличие делового этикета от светского — приоритет субординации над гендерными различиями сотрудников и их возрастом.

Деловой этикет – это не просто свод правил, которые требуется исполнять. Это регулирование делового общения, правила деловой этики, которые в конечном итоге способствуют взаимопониманию, установлению деловых отношений в коллективе и, собственно, процветанию любого дела.

Этикетные формулы: В каждом языке закреплены способы, выражения наиболее частотных и социально значимых коммуникативных намерений. Taк, при выражении просьбы в прощении, извинении принято употреблять прямую, буквальную форму, например, Извини(те), Прости(те). При выражении просьбы принято представлять свои “интересы” в непрямом, небуквальном высказывании смягчая выражение своей заинтересованности и оставляя за адресатом право выбора поступка; например: Не мог бы ты сейчас сходить в магазин?; Ты не сходишь сейчас в магазин? При вопросе Как пройти..? Где находится..? также следует предварить свой вопрос просьбой Вы не могли бы сказать?; Вы не скажете..?

Существуют этикетные формулы поздравлений: сразу после обращения указывается повод, затем пожелания, затем заверения в искренности чувств, подпись. Устные формы некоторых жанров разговорной речи также в значительной степени несут печать ритуализации, которая обусловлена не только речевыми канонами, но и “правилами” жизни, которая проходит в многоаспектном, человеческом “измерении”. Это касается таких ритуализованных жанров, как тосты, благодарности, соболезнования, поздравления, приглашения.

Этикетные формулы, фразы к случаю — важная составная часть коммуникативной компетенции; знание их — показатель высокой степени владения языком.

24. Типология обращений в деловых письмах.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: