Автоматическое форматирование

Настройка Автозамены.

Чтобы к готовому списку исправлений добавить свои варианты, просто введите неправильный текст в окно Заменить ДО Автозамена, а затем введите правильный вариант в окно На и щелкните на кнопку Добавить.

Нужного результата можно добиться, если щелкнуть п.м. на неправильном слове и, выбрав команду Автозамена, Word предложит вам ряд альтернатив, и выбрав одну из них, вы добавите ошибочный элемент ввода вместе с выбранным вариантом исправления в список Автозамены.

Следует помнить, что автозамена работает только в момент ввода символатекста.При открытии созданного ранее документа Автозамена (в отличие от программы проверки правописания )не исправляет ошибки уже имеющиеся в тексте.

Функцию автозамены удобно использовать для упрощения ввода часто используемых слов и словосочетаний и даже рисунков находящихся в тексте.

Автозамена способна распознавать целые фразы до 31 символа. Для включения в список автозамен текста с логотипом предприятия , этот фрагмент необходимо выделить , затем открыть ДО автозамена и в поле заменить ввести одну или несколько букв , которые будут служить своеобразным «кодом »для автоматического ввода этого фрагмента.

Кнопка Исключения→ДО Исключения при автозамене позволяет не производить изменения, которые по правилам должны быть принесены.

ЛВП локализованная версия программы

Все замены хранятся в файле с расширением .acl

Автотекст

Автотекст- это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент., а Автотекст предложит Сентябрь, вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

1. Текущую дату.

2. Дни недели.

3. Название месяца.

4. Элемент Автозамены.

Автотекстслужит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Средство завершения в автозамене работает как расширение функции Автотекст.

Автотекст обеспечивает возможность автоматической вставки текста в документ, т.е. экономит время создания документа. Вы определяете часто используемый текст, а Word хранит его для вас.

Элементы автотекста можно добавлять и удалять, но не редактировать.

Вставкаэлементов Автотекста :

• Вывести на экран ПИ Автотекст. Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список. Все элементы и щелчок на нужном элементе.
• Можно использовать меню Вставка/Автотекст, выбрать в списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.
• Ввести команду Вставка/Автотексти на вкладкеАвтотекствыбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.
• Ввести с клавиатуры имя автотекстаи нажать клавишу F3.

Для создания новогоэлемента автотекстанужно выделить в документе весь элемент автотекста ,а затем использовать один из способов:

· Вывести на экран ПИ Автотекстищелкнуть по кнопке Создать , а затем ввести имя Автотекста.

Автозаполнение

В ДО Автозаменана вкладке Автотекст можно включит режим автозаполнения, установив переключатель Автозавершение для автотекста и дат.Этот режим позволяет автоматически записывать полный вариант слова или фразы после ввода только нескольких первых букв. Автозаполнение можно применять для быстрого ввода не только элементов списка автотекста, но и:

• текущей даты;

• дней недели;

• названий месяцев;

• имени автора документа и названия организации.

Если включения режима автозавершения, то после ввода нескольких первых букв имени автотекста, дня недели, месяца или текущей даты Word выведет соответствующий элемент в виде всплывающей подсказки в маленьком текстовом окне (желтого

Январь понедельник

цвета), например: янва| поне

Для вставки этого элемента в документ нужно нажать клавишу F3или Enter.Чтобы проигнорировать вставку, следует продолжить ввод символов текста.

Копилка

В программе Word 200x существует возможность перенесения нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их единой группой в другое место документа с помощью копилки.

Копилка накапливает объекты в виде элементов автотекста, после чего их можно использовать для вставки неоднократно.

Для изменения набора объектов в копилке необходимо ее предварительно очистить и выполнить следующие действия:

1. Выделить текст или рисунок, который следует поместить в копилку.

2. Нажать комбинацию клавиш Ctrl+F3.

3. Повторить шаги 1 и 2 для каждого объекта, который следует поместить в копилку.

Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой необходимо установить курсор в нужное место документа и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3.

Для просмотра и вставки содержимого копилки без ее очистки нужно:

1. Ввести команду ВСТАВКА/Автотекст /Автотекст
2. Из списка элементов автотекста выбрать Копилка,после чего содержимое копилки появится в поле Образец.
3. Щелкнуть по кнопке Вставить.

Щелчок по кнопке Удалитьпозволяет очистить копилку.

Для накопления и вставки нескольких объектов в разных приложениях Office можно использовать буфер обмена MS Office 200x.

Например, можно скопировать таблицу Excel, переключиться на PowerPoint и скопировать маркированный список, а затем снова переключиться на Word и вставить все скопированные элементы.

Копирование элементов допускается в окне любой программы, поддерживающей копирование и вставку, однако вставка скопированных элементов возможна только в окне одной из программ MS Office 200x.

Автоматическое форматирование

Автоматическое форматирование - это средство Word, которое позволяет распознавать отдельные элементы и части документа (основной текст, заголовки, списки и др.) и автоматически корректировать их формат в соответствии с заранее созданными образцами.

Существуют два способа автоматического форматирования:

· автоматическое форматирование во время ввода текста по мере создания документа (Автоформат при вводе);

· автоматическое форматирование готового документа (Автоформат).

Автоформат при вводе.При этом способе можно автоматически форматировать заголовки, маркированные и нумерованные списки, границы, символы, дроби и другие элементы документа по мере их ввода с клавиатуры.

Для управления автоматическими изменениями, производимыми при вводе, используется команда СЕРВИС/Автозамена.Настройка параметров выполняется в диалоговом окне Автозаменана вкладке Автоформат при вводе .

		Настройка параметров автоформата при вводе текста

Изменение параметров, установленных на вкладке Автоформат при вводе, не приводит к изменению отформатированного ранее текста. Оно повлияет только на тот текст, который будет набираться послеустановки или снятия переключателей.

Средства автоматического форматирования при вводе текста в документ Word 200x позволяют:

· Автоматически присваивать тексту встроенные стили. Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши Enter, то этой строке будет присвоен стиль Заголовок 1. Полужирный текст без знаков препинания в конце, выровненный по центру, форматируется как заголовок, а текст, отформатированный нестандартно, содержащий в конце знаки препинания и продолжающийся на следующей строке, - как основной текст документа.

· Автоматически изменять начертания символов с помощью символов "звездочка" (*) — на полужирное и символа "подчеркивание" (_) - на курсив. Например, текст *солнце* и планеты_ автоматически форматируется в солнце и планеты. Следует иметь в виду, что между этими символами и заключенным в них текстом не должно быть пробелов, поэтому текст *солнце* и планеты автоматически отформатирован не будет.

· Заменять вид простых дробей, например 1/2 на ¹/₂.

· Заменять дефисы на короткие или длинные тире, например: если после текста вводится пробел один или два дефиса, затем еще один пробел и снова текст, то производится автоматическая вставка короткого тире (-): текст рис. 1 - 5 заменяется на рис.1–5 если внутри текста помещены два знака дефиса (без пробелов до и после дефисов), то они автоматически заменяются длинным тире (—). т.е. текст Word-это редактор преобразуется в Word—это редактор. Эта возможность реализуется, если при настройке параметров автоформата при вводе установлен переключатель Буквы на символы (см. рис).

· Создавать таблицы путем ввода последовательности знаков "плюс" и "минус" (+-+-+-+) и последующего нажатия клавиши Enter. Каждой паре знаков "плюс" будет соответствовать один столбец таблицы.

· • Автоматически добавлять маркеры ксуществующим строкам текста или создавать маркированные списки. Так, если в начале нового абзаца ввести дефис (-) "звездочку" (*), нажать клавишу Пробел или Tab, а затем ввести текст и Enter, то и такой абзац будет автоматически преобразован в элемент маркированного списка.

· Автоматически добавлять цифры к существующим строкам текста или создавать нумерованные списки. Для этого нужно ввести число с точкой или дефисом, нажать клавишу Пробел или Tab, а затем ввести текст и Enter.

· Завершать список и преобразовывать формат списка в обычный текст после двойного нажатия клавиши Enter.

· Заменять пробелы в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

· Автоматически оформлять адреса Интернета и электронной почты как гиперссылки для получения доступа по этим адресам.

· Автоматически создавать различные линии путем ввода подряд трех или более специальных знаков и последующего нажатия клавиши Enter,как это приведено ниже.

Автоматическое форматирование готового документа.Сообщения электронной почты, выделенный текст или весь документ можно автоматически отформатировать с помощью команды ФОРМАТ/Автоформат/Параметры.При этом каждое изменение можно просмотреть, принять или отменить.

Настройка параметров производится с помощью переключателей на вкладке Автоформатдиалогового окна Автозамена .

Изменения, сделанные в процессе автоматического форматирования готового документа, отображаются на экране с помощью специальных меток:

Метка Изменения

Голубой цвет маркера абзаца К абзацу применен стиль

Красный цвет маркера абзаца Удален маркер абзаца

Символ зачеркивания (-) Удалены текст или пробелы

Знак подчеркивания (_) Добавлены подчеркнутые символы

Вертикальная черта на Текст или его форматирование

левом поле изменены

После завершения автоформатирования : можно принять изменения, отказаться от всех сделанных изменений или просмотреть текст и для каждого изменения принять отдельное решение, а также выполнить дополнительное редактирование, в частности, открыть библиотеку стилей и выбрать профессиональный стиль документа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: