Мебельная фабрика Гарант-офис

Проектирование и производство офисной мебели

Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках, ярмарках, при отправлении фирменных подарков клиентам и деловым партнерам по случаю знаменательных дат.

В современной деловой практике действуют правила оформления визитных карточек, принятые в светском этикете:

¾бумага карточки должна быть белого или очень светлого цвет, плотная

ивысокого качества;

¾текст печатается простым, не вычурным шрифтом черного цвета;

¾наиболее распространенный размер карточек 90 х 50 мм.

Обмен визитными карточками регламентирован этикетными нормами. Первым свою визитную карточку вручает младший по должности старшему, при равенстве социальных статусов - младший по возрасту старшему. При посещении фирмы первым свою карточку протягивает тот, кто пришел в офис.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитки представители принимающей стороны. Обмен визитными карточками ведется строго по рангу, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Русский дипломат, генерал А.А. Игнатьев, приехав в 1906 г. в качестве военного атташе в Париж, заметил, что «не по одежке» здесь встречали, а по визитной карточке, и не «по уму» провожали, а также по карточке, провожая гостя, в зависимости от его положения, или до конца письменного стола, или до дверей кабинета, а подчас и до передней13.

Вручают визитные карточки обеими руками или правой рукой, при этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. При вручении визитной карточки произносят вслух свою фамилию, при получении - фамилию вручающего, дабы избежать неправильного произношения.

Визитная карточка в деловой сфере является подтверждением солидности и хорошей репутации ее владельца.

Подарки и сувениры. В деловом общении, как и в других областях жизни, подарок является материализацией отношений, поэтому за ним не должны стоять корыстные цели, он не должен ставить в обязывающее положение того, кому предназначается. Цель дарения - улучшить деловые связи, продемонстрировать благожелательность. Именно для того чтобы подарки выступали знаком уважения и благодарности, были выработаны этикетные правила, регламентирующие процесс дарения в деловой сфере: покакому поводу делается подарок,кто икому дарит,что дарится.

Прежде всего, должен быть повод для дарения подарка. Таковыми являются: личные праздники в жизни сотрудника: день рождения, вступление в брак, рождение ребенка, получение диплома; юбилейные даты в жизни сотрудника; уход сотрудника на пенсию; общемировые праздники (Новый год, Рождество и пр.), государственные праздники (День примирения, День защитника Отечества и пр.); деловая встреча с партнерами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей стороны); юбилейная дата в жизни организации.

Подарки могут носить индивидуальный иколлективный характер. Их делают: сотрудник - сотруднику; коллеги - сотруднику; сотрудники - руководителю; руководитель - секретарю; организация - сотрудникам; фирма - фирме.

Делая подарок, нужно учитывать характер служебных отношений с тем, кому дарят подарок. Подарок руководителю от сотрудника может быть расценен как своего рода скрытая форма взятки. В соответствии с требованиями

13 Игнатьев АЛ. 50 лет в строю. М.: Правда, 1992. С. 280.

служебного этикета в США можно делать подарки подчиненным, но не начальству.

Деловой этикет регламентирует стоимость подарков. В обмене подарками между сослуживцами должна проявляться взаимность, предполагающая равновесие взаимоотношений между людьми. Поэтому подарок не должен быть дорогим, сохраняя символический характер. Понятно, что эти ограничения не касаются коллективных подарков, например, по случаю ухода сотрудника на пенсию.

Вряде стран введены определенные ограничения на стоимость подарка, который имеет право принять или вручить государственный служащий или сотрудник фирмы. Так, правительственным служащим США на расходы для делового подарка выделяют 25 долларов, а президенту США запрещено принимать любые подарки стоимостью свыше 100 долларов.

Деловой этикет рекомендует избегать слишком дорогих подарков, вежливо, но твердо отклонить их: «Простите, но принять такой подарок я не могу».

Вделовой сфере принято дарить следующие подарки:

¾авторучки;

¾записные книжки, ежедневники, блокноты, деловые календари;

¾декоративные вазы, кофейные и чайные чашки, бокалы;

¾фотоальбомы, рамки для фотографий;

¾гравюры, эстампы, небольшие картины;

¾книги (подарочные издания), справочники, словари;

¾коробки конфет, цветы;

¾марочные вина и коньяки.

Выбирая подарок, нужно учитывать индивидуальный вкус и интересы того, кому он предназначен. Вряд ли обрадует красивая кофейная чашка человека, непьющего кофе, и коробка конфет - воздерживающегося от сладкого. Большую ценность для получающего подарок будет иметь в том случае, если он украшен монограммой фирмы или гравированной дарственной надписью.

Подарки фирме не должны носить утилитарной направленности (это могут быть кубки, макеты, скульптурные композиции и т.п.), их снабжают дарственной надписью в форме гравировки или специальной таблички.

Особое внимание следует уделить подаркам, предназначенным для подношения зарубежным партнерам. Нужно знать национальные и культурные особенности страны, что принято и что не принято дарить, личные интересы и склонности того, для кого подбирается подарок. Иностранным деловым партнерам можно дарить предметы, имеющие национальный колорит (кроме матрешек): гжельскую керамику, мастерскую роспись, палехские изделия, жостовский поднос, хохломские подарочные изделия.

Не рекомендуется дарить:

¾иконы;

¾часы, зеркала, ножи (дарение этих предметов многие считают плохой приметой);

¾галстуки, ремни, рубашки, сумочки и т.п. (их дарят близким людям). К внешнему виду и оформлению подарка этикет предъявляет не меньшие

требования, чем к его содержанию. Каждый подарок должен быть безупречно упакован.

Зарубежным партнерам подарки нужно готовить и дарить по рангу, соблюдая иерархию.

Этикет регламентирует и различные стороны самого процесса дарения:

1)при вручении подарка нужно произнести соответствующие фразы поздравительного содержания;

2)в знак уважения и особого внимания подарок обычно вручается двумя руками, с легким поклоном (исключения составляют мелкие предметы);

3)принимается подарок также двумя руками;

4)принимающему подарок следует тотчас же в присутствии дарящего освободить его от упаковки и развернуть;

5)нужно выразить благодарность и похвалить подарок за красоту и практичность, а дарящего - за проявленный при выборе подарка вкус (даже если подарок не понравился).

В деловой сфере важны целесообразность подарка и тактичность при его выборе.

Деловой разговор по телефону. Деловой разговор по телефону, как и любая деловая беседа, регулируется соответствующими правилами делового этикета. Прежде всего, телефонный разговор должен быть коротким, вежливым и по существу, а для того чтобы он был именно таким, к деловым телефонным звонкам нужно готовиться:

¾важно правильно выбрать время для звонка. Дать конкретные советы в данном случае затруднительно, однако следует продумать, делать ли этот важный звонок в первой половине рабочего дня или во второй, какой из рабочих дней недели выбрать и т.п.;

¾планируя телефонный разговор, следует четко представлять его цель, возможные пути развития разговора и его результаты;

¾необходимо приготовить сведения, которые могут понадобиться в процессе разговора (цифры, адреса, номера телефонов, календарь и иную информацию);

¾целесообразно подготовить перечень вопросов, которые необходимо обсудить; важно правильно определить последовательность обсуждаемых вопросов, т.е. логику развития разговора;

¾очень важно подобрать первую фразу, которая должна сразу заинтересовать собеседника, расположить его к дальнейшему обсуждению и даже в некоторой мере настроить его на определенное решение;

¾следует заранее найти доводы в пользу предлагаемого решения, постараться предугадать доводы и аргументы собеседника и подготовить контраргументы.

При деловом звонке нужно руководствоваться следующими правилами этикета:

¾набрав номер телефона и услышав, что трубку сняли, нужно снача-

ла поздороваться, а затем представиться; если трубку снял секретарь, то, поздоровавшись и представившись, необходимо кратко изложить причину звонка;

¾в том случае, если предстоит долгий разговор, следует спросить, есть ли у собеседника время для такого разговора или удобнее его перенести;

¾при обсуждении проблемы нельзя прерывать собеседника, нужно дать ему закончить мысль, поскольку часто сказанное в конце помогает разобраться в том, что сказано вначале;

¾при обсуждении нескольких вопросов целесообразно делать выводы, завершая обсуждение каждого вопрос;

¾следует учитывать особенности звучания и восприятия речи по телефону - говорить в умеренном темпе, не слишком громко, четко произносить слова, особенно числительные, время, фамилии, названия городов;

¾ограничивать продолжительность своих реплик и периодически делать паузы, чтобы дать высказаться другому;

¾правильно завершать телефонный разговор, воспользовавшись фразами: «Итак, мы с вами договорили», «Надеюсь, что наше сотрудничество продолжится ...» и т.п.

Первым заканчивает телефонный разговор тот, кто позвонил, В том случае, если нужного человека не оказалось на месте, следует попросить передать ему информацию о звонке и просьбу перезвонить по соответствующему телефону.

Отвечая на телефонный звонок, нужно:

¾снимать трубку после первого или второго звонка телефона;

¾после приветствия в любой приемлемой форме назвать свой отдел («Здравствуйте, отдел маркетинга»);

¾сосредоточиться на разговоре и внимательно выслушать собеседника;

¾предложить позвонить, если для выяснения требуется время;

¾записать номер звонящего и уточнить время, в которое будет удобно перезвонить ему;

¾записать информацию, если она предназначена отсутствующему.

К сожалению, далеко не все и не всегда придерживаются этих простых правил разговора по телефону. Согласно этикету вырабатываются не только правила, что и как нужно делать, но и правила, как нельзя поступать.

Не делайте этого!

¾Не начинайте разговор с вопроса «Кто говорит?» или «Куда я попал?»

¾В ответ на звонок не говорите: «Пожалуйста, перезвоните», не объяснив причины такой просьбы.

¾Не занимайте служебный телефон неслужебными разговорами.

¾При просьбе позвать сотрудника к телефону (это не относится к секретарю) не интересуйтесь «Кто спрашивает?».

¾Не звоните без крайней необходимости знакомым на работу по личному делу.

¾Ни в коем случае не поддавайтесь соблазну «ответить тем же» на не-

справедливые упреки или грубые слова, сказанные собеседником. Постарайтесь понять причину раздражения собеседника, ответьте ему в спокойной манере, частично признайте его правоту, даже если его упреки несправедливы, поскольку в любой работе есть недостатки.

Всегда нужно помнить о психологических особенностях телефонного общения, при котором не видно лица собеседника, его мимики, позы. Вся нагрузка по передаче эмоциональных состояний ложится на голос - его громкость, тембр, скорость речи, тон, интонацию. Следует стараться говорить ровно и доброжелательно. Передаче этой доброжелательности способствует «улыбка глазами», при которой голос приобретает положительную, доброжелательную, эмоциональную окраску, что в свою очередь, будет способствовать взаимопониманию и взаимной симпатии.

С этикетными нормами поведения на деловых приемах (завтраках, коктейлях, банкетах), участие в которых представляет собой не просто приятное время провождение, а продолжение деловых отношений, следует ознакомиться по соответствующей литературе14.

Вопросы для самопроверки

1.Дайте определение понятий «этика» и «деловая этика». Какая взаимосвязь существует между этикой в широком смысле слова и деловой этикой?

2.Каковы, по вашему мнению, причины усиления внимания к этической стороне деловых отношений в современном обществе?

3.Соблюдение каких этических принципов вы считаете наиболее важным для развития деловых отношений в современных условиях?

4.Назовите причины, приводящие к неэтичным действиям в деловом общении.

5.С какой целью разрабатываются этические кодексы? Каково их содержание?

6.Объясните алгоритм принятия этического решения.

7.Каковы, по вашему мнению, пути повышения этичности деловых отношений?

8.Что такое деловой этикет и как он связан с этикой деловых отношений?

9.Охарактеризуйте принципы современного делового этикета.

10.Какое значение имеет следование требованиям делового этикета для установления эффективных деловых отношений?

11.Как различаются приоритеты в приветствии и представлении действующие в современной жизни?

12.Охарактеризуйте визитную карточку как инструмент делового общения. Как следует ее оформлять?

13.Назовите основные функции подарков и сувениров в деловой жизни.

14.Охарактеризуйте этические требования к подбору и преподнесению подарков в деловой сфере.

14 См.: Деловое общение. Деловой этикет Автор сост. И.Н. Кузнецов. М.:ЮНИТИ-ДАНА,2004; Соловьев Э.Ю. Современный этикет. Деловой и международный протокол. М.:Ось-89.2003.

15.Охарактеризуйте этические рекомендации по ведению делового телефонного разговора.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: