Методы исследования информационных потоков

Целью исследования потоков информации является изучение и формализация информационных процессов, документопотоков, т.е. инфраструктуры системы управления компанией. В настоящее время имеются регламентирующие документы в области документооборота на предприятиях (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 "Управление документами. Общие требования", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"). Тем не менее, на каждом предриятии реализация документооборота имеет свою специфику. Вследствие этого при исследовании систем управления часто требуется исследовать и информационные потоки предприятия.

Рассмотрим функции делопроизводства. Служебные документы подготавливают в тех случаях, когда их содержанию необходимо придать определенную юридическую силу, или когда вопрос нельзя решить путем личного контакта или по телефону.

Основными участниками любого делопроизводства являются:

• руководители (руководители высшего звена управления – первые руководители, заместители и т.п.), обычно у каждого руководителя есть секретарь-делопроизводитель;

• заведующие делопроизводством подразделений;

• руководители-исполнители (руководители подразделений – начальники отделов, секторов, которые ответственны за исполнение), у некоторых из них есть секретари-делопроизводители;

• непосредственно исполнители;

• канцелярия;

• курьеры (обычно входят в одно из подразделений канцелярии);

• машбюро;

• архив.

Функции участников процесса делопроизводства меняются и количественно и качественно в зависимости от того, автоматизирован процесс или нет, а также от подхода к автоматизации. Функции участников показаны в таблице.

Ответственность за правильную организацию и состояние делопроизводства несет директор, канцелярия и руководители структурных подразделений.

Выделим существенные элементы процесса обработки документов.

1. Формальная работа с документом:

• прием входящей корреспонденции;

• регистрация документов, резолюций, результатов исполнения;

• перенаправление бумажных документов;

• поиск;

• контроль сроков исполнения;

• формирование дел.

• Содержательная работа: рассмотреть документ;

• дать резолюцию, принять результат исполнения;

• исполнить резолюцию, подготовить проект документа-результата;

• согласовать и подписать документ.

3. Архивное хранение.

Формальная работа с документами проводится в канцелярии, в подразделениях заведующими делопроизводством. Содержательная работа производится руководителями, руководителями-исполнителями и ответственными исполнителями.

Документы можно разделить на две группы: важные и обычные. Важными документами считаются распоряжения руководства организации и документы из вышестоящих организаций. Обычными считаются все остальные документы.

Жизненный цикл документа начинается с его подготовки, затем следует печать текста документа на бумагу (эта часть цикла повторяется несколько раз до создания чистового варианта). Далее документ регистрируется секретарем-делопроизводстелем руководителя , подписавшего документ. На рис. 2 показан жизненный цикл документа в бумажном общепринятом делопроизводстве.

Рис. 2. Жизненный цикл документа.

Если документ важный , то его направляют прямо к исполнителям через канцелярию, где документ регистрируется вновь. Если документ обычный, то его направляют прямо к руководителям-исполнителям.

Регистрация документа повторяется в каждом новом подразделении - документ должен оставить «след», позволяющий при необходимости определить его местонахождение. По мере движения, документ дополняется визами, резолюциями, поручениями, появляются приложения к документу.

Жизненный цикл документа оканчивается в архиве - документ подшивается в дело и сдается в архив. Во время движения документов по организации необходимо осуществлять формальный контроль - контроль за сроками нахождения документа у всех исполнителей, обеспечение сохранности документа и своевременной доставки.

Содержательный контроль за исполнением документа и поручений осуществляют руководители, выдавшие эти поручения. Схема движения документов в общепринятом делопроизводстве показана на Рис.3.

Рис. 3. Движение документов.

Традиционно существующее на предприятии делопроизводство имеет ряд важных особенностей и недостатков.

1. Движение важных внутренних документов и входящих документов постоянно контролируется канцелярией - тип движения «Звезда». Канцелярия регистрирует эти документы, осуществляет формальный контроль, передает эти документы между исполнителями через курьеров, выдает справки по этим документам. Канцелярия имеет полную информацию о прохождении документа и текущем местонахождении. Таких документов в организации приблизительно 15-20%, но нагрузка на канцелярию

и курьеров имеет пиковый характер, поэтому возможны ситуации, когда канцелярия не справляется с потоком документов.

2. Движение обычных документов происходит, минуя канцелярию - «линейный» тип движения, поэтому невозможно быстро определить, где находится документ в настоящее время, в каких подразделениях документ уже был. Количество обычных документов составляет в среднем 80-85% от общего документооборота. Именно в этих документах отображается информация о внутренних проблемах

организации , именно эти документы отражают внутреннюю картину организации, что важно для управления. Эта информация нигде не отображается.

3. Документы при движении от руководителя к исполнителю, между исполнителями многократно регистрируются секретарями-делопроизводителями - документ должен оставить «след». Информация, которую регистрируют, обычно ограничивается номером документа, датой прибытия и убытия и фамилией исполнителя.

4. Канцелярия занимает центральное место в делопроизводстве организации. Сотрудники канцелярии и секретари-делопроизводители являются незаменимыми людьми, единственными, кто владеет всей информацией о документе. Здесь важную роль играет человеческий фактор. Делопроизводство напрямую зависит от аккуратности этих сотрудников. Вообще наличие высоких пиковых нагрузок на канцелярию и секретарей-делопроизводителей, нежелательная уникальность специалистов позволяют сделать вывод, что канцелярия является «узким» местом в системе делопроизводства.

Исследования документопотоков проводятся по заранее разработанной программе.В программеуказывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем основные черты такой программы.

При изучении форм документов, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

• назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

• кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документов целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования /расчета показателей и документов, маршруты их движения.

Уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы системы управления.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп.

При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Это позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода.Графический метод используется для описания потоков информации(главным образомдокументопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры обработки документов записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наиме-нования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу /от документа, показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа такой схемы потока можно выявить:

• объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации;

• излишний контроль за работой;

• полное отсутствие контроля;

• применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах;

• излишне длительное хранение документов;

• неоправданные задержки в обработке документов, а также излишние передачи документов, вследствие плохого распределения обязанностей между различными подразделениями.

Приведем некоторые фрагменты результатов таких исследований с использованием различных

формализмов.

Рис. 4 Таблица 7.

3.ОПИСАНИЕ ВХОДНЫХ ДАННЫХ

Следующий фрагмент основывается на функциональных (IDEF0) моделях и моделях потоков данных (DFD), созданных в программе BPwin.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: