Активы организационного процесса

Активы организационного процесса составляют имеющиеся:

· официальные и неофициальные правила,

· процедуры,

· принципы,

относящиеся к осуществлению поставок.

Организационные принципы часто содержат ограничения по принятию

решений, касающихся поставок.

Эти принципы могут содержать

1) ограничение использования единичных заказов на покупку и требование использования более долгосрочных соглашений для всех закупок выше определенного предела стоимости;

2) требование использования особой формы контрактов;

3) ограничение возможностей принятия некоторых решений "производить или

покупать";

4) ограничение (или требование) на заключение договоров с организациями-продавцами в зависимости от их типа или объема оборотов.

В некоторых областях применения организации могут также

устанавливать многоуровневую систему поставок, состоящую из отобранных и

Прошедших предварительную оценку продавцов.

Целью таких систем является сокращение количества прямых поставщиков организации.

Описание содержания проекта

Описание содержания проекта содержит описания границ

проекта, требований, ограничений и допущений, относящихся к содержанию

проекта.

Ограничения – это специфические факторы, способные ограничить

свободу выбора покупателя и продавца. Одним из самых распространенных

ограничений для многих проектов является наличие средств.

Другие ограничения включают требуемые даты поставок.

Допущения – это факторы, которые будут рассматриваться как действительные; к таким факторам могут относиться, например, доступность множества продавцов или одного продавца.

К требованиям, затрагивающим контрактные обязательства

или юридическую ответственность, могут относиться:

· надежность,

· безопасность,

· авторские права,

· лицензирование и получение разрешений.

В описании содержания проекта также перечисляются

результаты поставки и критерии приемки для проекта и относящихся к нему

продуктов, услуг и результатов.

Планирование покупок и приобретений: инструменты и

Методы

.1 Анализ "производить или покупать"

Анализ "производить или покупать" – это методика из области общего

менеджментаи составная часть процесса планирования покупок и

приобретений проекта, которая используется для определения того, можно ли

произвести определенный продукт или услугу силами команды проекта или это

необходимо приобретать на стороне. Все существующие ограничения бюджета

проекта становятся факторами, влияющими на принятие решения "производить

или покупать". Если принимается решение о приобретении компонента, то

затем необходимо решить, следует ли его покупать или предпочтительнее взять

В аренду.

Экспертная оценка

Экспертные оценки по поставкам также могут использоваться для разработки или изменений критериев оценки предложений продавцов. Экспертные оценки юридических вопросов могут предполагать обращение к юристам для оказания помощи в составлении контрактов, содержащих нестандартные положения и условия поставки.

Типы контрактов

Различные виды контрактов примерно соответствуют различным типам

приобретений. Примененный вид контракта и конкретные положения и условия

контракта определяют степень риска, принимаемую как покупателем, так и

продавцом. Контракты обычно относятся к одному из трех основных видов:

• Контракты с фиксированной ценой.Этот вид контракта

предусматривает общую фиксированную стоимость четко описанного

продукта. Контракты с фиксированной ценой могут предусматривать

Поощрения за достижение или улучшение отдельных параметров проекта,

таких как сроки выполнения. Простейшая форма контракта с

фиксированной ценой – это заказ на покупку, согласно которому

определенный продукт должен быть поставлен к определенной дате за

определенную цену.

• Контракты с возмещением затрат.Этот вид контракта предполагает оплату

(возмещение) поставщику фактически понесенных затрат и, обычно, выплату

вознаграждения, составляющего прибыль продавца.

В контракты с возмещением затрат часто включаются пункты, предусматривающие

поощрения или бонусы поставщику за строгое соблюдение или улучшение

отдельных параметров проекта (например, сроки выполнения или общая

стоимость).

Тремя наиболее распространенными типами контрактов с

возмещением затрат являются контракт с возмещением затрат плюс

вознаграждение (CPF), контракт с возмещением затрат плюс фиксированное

вознаграждение (CPFF) и контракт с возмещением затрат плюс

вознаграждение за результаты (CPIF).

A. Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение (CPF) или

Контракт с возмещением затрат плюс процент от затрат (CPPC).

Продавцу возмещаются оговоренные затраты за выполнение работ по

контракту, а также выплачивается сумма, составляющая определенный

процент от указанной в контракте стоимости. Вознаграждение

меняется в зависимости от фактической стоимости.

B. Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное

вознаграждение (CPFF).Продавцу возмещаются оговоренные затраты

за выполнение работ по контракту, а также выплачивается

фиксированная сумма, составляющая определенный процент от

оценочной стоимости проекта. Фиксированная сумма не меняется при

изменении фактической стоимости, за исключением случаев, когда

изменяется содержания проекта.

C. Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение за

результаты (CPIF).Продавец получает возмещение оговоренных

затрат за выполнение работ по контракту, а также заранее

Определенное вознаграждение и премию, выплачиваемую в случае

Достижения определенного уровня исполнения, оговоренного в

контракте. В некоторых случаях при заключении контрактов такого

типа оговаривается, что если конечные затраты оказываются ниже

ожидаемых затрат, то сэкономленные средства распределяются между

продавцом и покупателем в заранее оговоренном соотношении.

• Контракты типа "Время и материалы".Контракты типа "Время и

материалы" представляют собой гибридный тип контрактов, содержащих

положения как контрактов с возмещением затрат, так и контрактов с

фиксированной ценой. Такой тип контрактов имеет сходство с контрактом

С возмещением затрат в том, что они допускают внесение изменений и

поправок. На момент заключения контракта общая стоимость договора и

точное количество предметов поставки еще не определены покупателем.

Таким образом, общая стоимость таких контрактов может увеличиваться,

как и в контрактах с возмещением затрат. Этот вид контрактов также

Имеет сходство с контрактами с фиксированной ценой. Например, в

договоре могут быть установлены расценки за единицу поставки. Это

возможно, когда покупатель и продавец договорились о ставках оплаты

для определенной категории ресурсов.

На выбор вида контракта также оказывают влияние такие факторы, как:

требования, предъявляемые покупателем продавцу (например, стандартная или

специальная версия продукта, отчетность по исполнению, подтверждение данных о затратах), а также иные факторы, оказывающие влияние на планирование

(например, уровень конкуренции на рынке и уровень рисков). Более того, продавец

может рассматривать некоторые их этих специфических требований как объекты

дополнительных расходов.

К другим соображениям относятся возможности

будущих потенциальных закупок продукта или услуги этой командой проекта.

Если такая потенциальная возможность может быть значительной, то продавцы

могут пойти на снижение цены по сравнению с той, которую бы они запросили при отсутствии такого будущего потенциала. Это, безусловно, может снизить затраты на проект. Однако если покупатель дал такие обещания и затем их не выполнил, то это может привести к неприятным последствиям.

Планирование покупок и приобретений: выходы

План управления поставками

План управления поставками содержит описание управления поставками,

начиная от разработки документации по поставкам и до закрытия контракта.

План управления поставками может включать в себя следующие элементы:

• Используемые виды контрактов

• Кто будет готовить независимые оценки,

• Операции, которые команда управления проектом может выполнить

самостоятельно, если в составе исполняющей организации имеются отдел

поставок, контрактов или закупок

• Стандартизованные контрактные документы, если они необходимы

• Управление несколькими поставщиками

• Координирование поставок с другими аспектам проекта (например, с

отчетностью по соблюдению расписания и по исполнению проекта)

• Ограничения и допущения, способные оказать воздействие на

планирование покупок и приобретений

• Координация графика поставок с разработкой расписания проекта

• Установление для каждого контракта контрольных сроков сдачи

Результатов поставки

• Определение необходимости гарантий выполнения контракта или

заключения договоров страхования для снижения некоторых форм рисков

Проекта

• Осуществление выбора продавцов, если необходимо

• Определение метрик поставок, используемых для управления контрактами

и оценки продавцов.

Содержание работ контракта

· Каждое содержание работ контракта, применительно к предметам поставки или приобретения, содержит определение той части содержания проекта, которая включается в текст соответствующего контракта.

· Для каждого контракта содержание работы разрабатывается на основе описания содержания проекта, иерархической структуры работ проекта и словаря ИСР.

· В содержании работы контракта дается описание предмета приобретения со степенью детализации, достаточной для того, чтобы потенциальные поставщики могли определить, могут ли они поставить указанные предметы.

· В содержании работ контракта даются описания продуктов, услуг или результатов, которые продавцы должны поставить. В содержание работ контракта могут быть включены:

o спецификации предметов поставки,

o желаемое количество,

o уровни качества,

o технические данные,

o период эксплуатации,

o местоположение работ и другие требования.

· Содержание работ контракта предоставляется в письменном виде в понятной, полной и лаконичной форме. В него включаются описания всех необходимых сопутствующих услуг, например отчетность по исполнению и техническая поддержка поставляемого продукта после окончания проекта.

.3 Решения "производить или покупать"

Решения "производить или покупать" представляют собой принятые и

документально оформленные решения о том, какие продукты проекта, услуги

или результаты будут либо приобретены на стороне, либо созданы командой

проекта.

Это может касаться решений о приобретении страховых полисов или

гарантий выполнения контракта, предназначенных для того, чтобы иметь

возможность противостоять некоторым известным рискам.

Учебный вопрос 3. Планирование контрактов

В процессе планирования контрактов происходит подготовка документов,

необходимых для поддержки запроса информации у продавцов и выбора

продавцов.

Планирование контрактов: входы

План управления поставками

Содержание работ контракта

.3 Решения "производить или покупать"

Планирование контрактов: инструменты и методы

Стандартные формы

К стандартным формам относятся:

· стандартные контракты,

· стандартные описания предметов приобретения,

· договоры о неразглашении информации,

контрольные списки критериев оценки предложений.

В организациях, где заключают много контрактов, должны быть разработаны

типовые формы многих из этих документов.

Организации-покупатели и

организации-продавцы, оперирующие предметами интеллектуальной

собственности, должны гарантировать, что перед предоставлением другой

стороне информации, являющейся интеллектуальной собственностью и

имеющей отношение к проекту, все договоры о неразглашении информации

должны быть одобрены и подписаны.

Планирование контрактов: выходы

Контрактные документы

Контрактные документы используются для поиска предложений от

предполагаемых продавцов.

В случаях, когда решение о выборе продавца

зависит от цены (например, при покупке серийно выпускаемого или

стандартного продукта), используют термины "заявка", "тендер" или

"расценки". В случаях, когда приоритетными являются другие факторы

(например, технические навыки или технологические решения), обычно

используется термин "предложение".

Но термины часто используются нестрого,

поэтому не следует делать поспешных выводов, исходя из одного только

названия документа. Различные виды контрактных документов обычно

называются:

· "приглашение к предложениям",

· "запрос предложения",

· "запрос расценок",

· "извещение о тендере",

· "приглашение к переговорам" и

· "первоначальный ответ подрядчика".

Контрактные документы должны содержать

описание желаемой формы представления предложений, содержание работ

контракта, а также все необходимые условия контрактов (например, типовой

проект контракта, условия конфиденциальности).

Сложность и уровень детализации контрактных документов должны быть

адекватны объемам планируемых закупок или приобретений, а также степени

возможных рисков.

Документы, используемые в МГУПИ:

1.счет- договор – до 100 тыс.руб

2.запрос котировок – до 500 тыс. руб.

3.объявление аукциона – свыше 500 тыс. руб. Характерные признаки:

a.Цена – на понижение

b.Список товаров и услуг – в соответствии Распоряжением правительства от 27 февраля 2008 г. N 236-р, Например - пушнина, вычислительная техника, продукты питания, табачные изделия, автомобили, связь, услуги по уборке зданий…

c.Требования могут быть объявлены в техническом задании.

d.Победитель определяется ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО по цене.

4.Объявление конкурса– свыше 500 тыс. руб.

a.В ТЗ может быть установлен ВЕС требований, например, цена – 70%, наличие опыта работ – 20%, наличие соответствующего сертифицированного персонала – 10% и т.д.

b.Список товаров и услуг – все кроме аукционных.

Критерии оценки

Критерии оценки разрабатываются и используются для оценки или

ранжирования предложений.

Критерии оценки могут быть ограничены до уровня покупной цены, если

предмет приобретения легко можно приобрести у нескольких поставщиков. В

этом случае покупная цена включает в себя как стоимость предмета

приобретения, так и дополнительные расходы, например, расходы на доставку.

Для определения стоимости более сложных продуктов или услуг можно

определить и документально оформить другие критерии выбора, например:

• Понимание требований.Насколько хорошо предложение продавца

соответствует требованиям содержания работ контракта?

• Общая стоимость или стоимость жизненного цикла.Способен ли

выбранный продавец предложить самую низкую общую стоимость

(стоимость приобретения плюс эксплуатационные расходы)?

• Технические возможности.Обладает ли данный поставщик необходимым

опытом и квалификацией, и может ли он их приобрести?

• Управленческие возможности.Способен ли данный поставщик успешно

выполнить проект при имеющемся управленческом опыте, и может ли он

его развить?

• Технические возможности. Соответствуют ли предлагаемые

поставщиком технические методологии, методы, решения и услуги

требованиям документации по поставкам, или с их помощью можно

получить более высокие результаты, нежели ожидалось?

• Финансовые возможности.Обладает ли поставщик необходимыми

финансовыми ресурсами, и может ли он их получить?

• Производственные мощности и заинтересованность.Обладает ли

продавец производственными мощностями и заинтересованностью в

удовлетворении будущих потенциальных требований?

• Категория и величина предприятия.Относится ли предприятие-

продавец к определенной категории (малый бизнес, предприятие,

руководимое женщиной, социально значимое предприятие) в зависимости

от типа или величины по классификации покупателя или в соответствии с

правительственными нормативами, если это оговорено как условие

заключение контракта?

• Рекомендации и отзывы.Может ли продавец предоставить положительные

отзывы от своих предыдущих заказчиков, подтверждающие его

профессионализм или соответствие требованиям контракта?

• Права на интеллектуальную собственность.Отстаивает ли

предприятие-продавец права на интеллектуальную собственность,

которая будет создана в результате выполнения контракта?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: