Изъятие отмененных документов

Отмененные подлинники (контрольные экземпляры) документов начальник хозяйственной службы изымает из действующего фонда, маркирует их красной полосой по диагонали на титульном листе. Хранятся изъятые подлинники в отведенном для хранения месте, идентифицированном надписью "Отмененные документы ИСМ". Срок хранения отмененных документов установлен в п. 7.

Рабочие экземпляры отмененных документов изымаются из обращения и уничтожаются.

Приложение 1

Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ

Вход-ные документы	Описание этапа деятельности	Ответственный	Выходные документы
	1. Определить потребность и запланировать разработку документа СУОТ	ЗГД/ НХС	Д1
Д1	2. Разработать проект Документа	НХС	Д2
Д2	3. Согласовать проект Документа.	ЗГД	Д3
Д2	4. Замечания есть?
Д2	5. Выдать замечания и предложения	ЗГД	Д2, Д4
Д2, Д4	6. Доработать проект Документа	НХС	Д2
Д3	7. Подготовить проект приказа о введении Документа	НХС	Д3, Д5
Д3, Д5	8. Представить на утверждение проекты Документа и приказа	НХС
Д3, Д5	9. Замечания есть?
Д3, Д5	10. Выдать замечания и предложения	ГД	Д6
Д3,Д5,Д6	11. Доработать проекты Документа и приказа	НХС	Д3, Д5
Д3, Д5	12. Утвердить Документ и подписать приказ	ГД	Д7, Д8
Д1 – Приказ о разработке или распоряжение
Д2 - проект Документа
Д3 - согласованный проект Документа
Д4 - «Лист замечаний» с замечаниями по проекту Документа
Д5 – проект приказа о введении Документа
Д6 - «Лист замечаний» с замечаниями по проекту Документа и проекту приказа
Д7 – утвержденный Документ
Д8 – подписанный приказ о введении Документа

Описание этапов процедуры управления документацией ИСМ

Входные документы	Описание этапа деятельности	Ответственный	Выходные документы
Д7, Д8	13. Зарегистрировать Документ	НХС	Д9, Д10
Д10	14. Обеспечить пользователей копиями документа	НХС	Д11, Д12
Д10	15. Контролировать соблюдение требований документа	ЗГД, НХС	Д13
Д10	16. Актуализировать документ (пересмотр, внесение изменений)	НХС	Д14
Д10	17.Отменить документ	ГД	Д15, Д16
Д16	18.Изьять документ, передать в архив	НХС	Д17

Д7 – утвержденный Документ
Д8 – подписанный приказ о введении Документа
Д9 – Запись в журнале регистрации
Д10 – Зарегистрированный Документ
Д11 – Копии зарегистрированного Документа
Д12 – Подпись о получении Документа
Д13 – Отчеты по ДОТ, предписания, данные внутреннего аудита и т.п.
Д14 – Новый документ или извещение об изменении документа
Д15 – Отметка в журнале регистрации
Д16 – Отмененный документ
Д17 – Архивный экземпляр документа

Приложение 2

Форма плана-графика разработки и актуализации документов ИСМ

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель генерального директора

« » 200 г.

ПЛАН - ГРАФИК

Разработки и актуализации документов ИСМ

№ п/п	Наименование документа ИСМ	Ответственный за разработку (актуализацию)	Срок выполнения	Отметка о выполнении

Начальник хозяйственной службы

Приложение 3

Форма перечня документов ИСМ организации

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель генерального директора

« » 201 г.

ПЕРЕЧЕНЬ

Документов ИСМ организации

Наименование структурного подразделения	Документ, устанавли-вающий процедуру управления	Наименование документа	Ответственный
за ведение	за хранение

Начальник хозяйственной службы

Приложение 4

Форма журнала выдачи записей ИСМ

ЖУРНАЛ

Выдачи записей ИСМ

1.1.1.1 1.1.1.2 №пп	Наименование записи	Дата выдачи в подразделение	Кому выдана	Подпись получателя	Примечание
1.1.1.3 1
1.1.1.4
1.1.1.5
1.1.1.6

Приложение 5

Форма журнала выдачи рабочих экземпляров документов

ЖУРНАЛ

Выдачи рабочих экземпляров документов ИСМ

1.1.1.7 1.1.1.8 №пп	Наименование документа	Номер рабочего экземпляра	Дата выдачи в подразделение	Кому выдан	Подпись получателя	Примечание
1.1.1.9 1
1.1.1.10
1.1.1.11
1.1.1.12

Приложение 6

Форма "Извещения об изменении"

Утверждаю

Генеральный директор ОАО «БелКрас

Л. К. Зайчик

«______»_______________2012 года

Извещение _______________________________________________________

регистрационный номер

об изменении ___________________________________________________________________________

обозначение и наименование документа

Дата введения с __________ 200 г.

Изм.	Содержание изменения	Лист	Листов

1 Текст

____________________________________________________________________________________________

2 Причина изменения

____________________________________________________________________________________________

Указание о внедрении

____________________________________________________________________________________________

Приложения
РАЗРАБОТЧИК:

________________________ _________________________ __________________________________________

должность подпись расшифровка подписи

Представитель руководства

по ИСМ _____________________ ________________________

подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО:

____________________ _________________ ______________________

должность подпись расшифровка подписи

____________________ _________________ ______________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 7

Политика руководства ОАО «БелКрас»

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: