По признаку повышенной ценности (бланки и документы строгой отчетности)

В определенных случаях, предусмотренных законодательством и руководством хозяйствующего субъекта, из общего числа бланков и документов выделяется перечень тех, которые в силу своей повышенной ценности обособляются от других и принимаются к специальному бухгалтерскому учету – бланки строгой отчетности. При этом порядок их хранения и использования устанавливается администрацией хозяйствующего субъекта в соответствии с действующим законодательством.

Бланки документов

Предназначены для оформления оплаты за услуги, работы, продукцию и товары для физ. и юр. лиц без применения ККМ, в частности, книжки квитанций; бланки доверенностей, удостоверений, трудовых книжек и вкладышей к ним, дипломов, талонов, ценных бумаг, бланков-векселей и др. Эти бланки учитываются в специализированных регистрационных книгах, журналах типовой формы по каждому наименованию в порядке возрастания присвоенных им номеров, наносимых на бланк.

Денежные документы представляют собой документы строгой отчетности, учитываемы в оценке по фактической себестоимости их приобретения и хранящиеся в кассе предприятия наравне с кассовой наличностью: оплаченные путевки в дома отдыха, спортивно-оздоровительные лагеря, санатории, базы отдыха и т.п., почтовые марки, марки госпошлины, проездные документы, собственные акции, выкупленные акционерным обществом у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

Ценные бумаги

Это ценные и товарные документы (документы имущественного содержания), удостоверяющие имущественные права и право на получение определенных денежных сумм (например, право на получение дохода), без предъявления которых указанные права не могут быть осуществлены или переданы другому лицу.

Ценные документы – представлены облигациями, векселями, чеками, депозитными сертификатами и др.

Товарные ценные бумаги закрепляют вещественные права, как правило, собственности или право залога на товары. наибольшее хождение имеют коносаменты, представляющие собой обычные товарные накладные и складские свидетельства.

Особое место среди ценных бумаг занимают акции, которые выпускаются АО без установленного срока обращения, одновременно являются единицей акционерного капитала и представляют право собственности акционера на активы предприятия, получение части прибыли в виде начисленных дивидендов, продажу на рынке ценных бумаг; участие в управлении.

Организация первичного учета

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Они составляются на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должностного лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления и подписи этих лиц;

В первичных учетных документах допускаются исправления. При этом они должны содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Печатью заверяются те документы, для которых это предусмотрено нормами действующего законодательства, учетной политикой или соглашением сторон при заключении хозяйственных договоров.

Принятию документов к бухгалтерскому учету предшествует обязательная процедура их сплошной проверки.

1) В первую очередь она осуществляется по существу документа - установить законность и целесообразность совершаемой операции

2) по форме - убедиться, что для оформления данной хозяйственной операции использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены с учетом всех требований;

3) арифметически – контролируются вычисления и подсчет итоговых сумм;

4) по содержанию - производится сверка или логическая увязка показателей.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в

- группировке. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.

- таксировке. Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями их стоимостного денежного выражения (например, цены на единицу материалов, часовой тарифной ставки на опалту труда). Оценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

- контировки. Контировка – это составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета. Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

- «гашении». Все документы, приложенные к ПКО и РКО, а также документы, признанные как основание для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты (числа, мес., года).

- бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.

Способы исправления ошибок в первичных учетных документах

Исправления в учетные документы вносятся по согласованию с должностными лицами, составившими и подписавшими документы. Исключение составляют кассовые и банковские документы, в которые вносить исправления нормативными документами не разрешается. Исправленные данные заверяются подписью должностного лица, внесшего коррективы, с указанием даты исправления.

В случае обнаружения ошибки оформления первичного документа могут возникнуть 2 ситуации:

1. Если это денежные документы.

2. Если это все другие документы (по учету товарно-материальных ценностей и др.).

В первом случае ошибки в документах недопустимы. Поэтому приходные и расходные кассовые ордера составляют заново, независимо от характера ошибки.

Во втором случае ошибки исправляют следующим образом: зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и под зачеркнутым вписывают правильный текстили сумму. Исправление ошибки в первичном документе оговаривают записью на полях или в конце страницы «Исправлено» и указывают правильный текст или сумму и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Этот способ исправления ошибки называется «корректурным».

К документам, принятым к бухгалтерскому учету, предъявляются особо строгие требования. За умышленное искажение информации, оформленной в документе, в зависимости от материального ущерба, нанесенного предприятию таким действием, наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом. Последствиями искажений информации в связи с небрежностью, допущенной при оформлении документа, недобросовестностью отдельных должностных лиц, составляющих и подписывающих документы, неправильным толкованием отдельных статей законов, элементарных арифметических ошибок в расчетах показателей могут стать крупные суммы штрафных санкций, если указанные нарушения правил оформления учетных документов не были своевременно обнаружены и исправлены и оставались на дату документальной проверки или ревизии.

Документооборот

Документооборот - устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив - подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бух учету каждый хозяйственный субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота – детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Основными этапами документооборота являются:

- составление и оформление документов

- прием документов бухгалтерией

- обработка и использование документов для дальнейших учетных записей

- передача документов в архив.

График документооборота способствует выполнению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и др. работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное составление документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документации для принятия к бухгалтерскому учету и отчетности несут должностные и материально ответственные лица, создавшие и подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главным бухгалтером.

Четко работающий график документооборота обеспечивает контроль за своевременным оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, создает необходимые условия для качественного составления финансовой отчетности. Кроме этого документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загрузки учетных работников, своевременность бух учета.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: