Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Тема: Управленческая отчетность

Понятие и виды отчетности

Роль информации в современном деловом мире неуклонно воз­растает. В предпринимательской деятельности от качества исполь­зуемой экономической информации зависит деловой успех, выра­жающийся в получении прибыли. Для принятия обоснованных инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров необходима полная и достоверная информация. В системе управления деятельностью предприятия внутренняя от­четность подразделений является важнейшим инструментом кон­троля, представляя собой систематизированную и обобщенную информацию.

Под отчетом понимается получаемая информация, представлен­ная в приемлемом для пользователя виде. Отчет представляет собой определенный объем информации, содержащий только требуемые пользователю сведения, которые сгруппированы максимально удоб­ным образом.

Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, харак­теризующих условия и результаты деятельности организации или ее подразделений за истекший период. Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она включает обоб­щающие итоговые показатели, полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность представляет собой основной источник информации, используемый для анализа и при­нятия управленческих решений.

Применяемую на практике отчетность разделяют виды по сле­дующим критериям:

• по объему представляемой в отчете информации;

• по цели составления;

• по периодичности представления.

По объему представляемой информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы ор­ганизации или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности филиалов. Общая отчетность характе­ризует результаты деятельности организации в целом.

В зависимости от целей составления отечность может быть внеш­ней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством инфор­мирования пользователей о характере деятельности, доходности и имущественном положении организации. Составление внутрен­ней отчетности вызвано потребностью управления внутри органи­зации.

В зависимости от периода, который охватывает составляемая отчетность, различают периодическую и годовую. Отчетность, со­ставленная через определенные промежутки времени (неделю, де­каду, месяц, квартал, полгода) является периодической. Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированные действую­щими нормативными актами.

Управленческая отчетность - внутренняя отчетность об услови­ях и результатах деятельности структурных подразделений органи­зации, отдельных направлениях ее деятельности.

Цель составления управленческой отчетности - удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и пла­нировать деятельность ее структурных подразделений, а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее пе­риодичность, формы, содержание. Точность и объем приводимых в отчетности данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих организации и конкретно­му объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. Содержание, формы, сроки и обязанность представления управленческой отчетности, а также ее пользователи зависят от условий хозяйствования в конкретной организации.

Система управленческой отчетности - один из наиболее слож­ных и важных элементов управленческого учета. При формирова­нии системы управленческой отчетности необходимо:

- определить форму, срок предоставления отчета и ответствен­ного за его составление;

- составить схему формирования управленческих отчетов, оп­ределить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координатора, т. е. административно разрешить ему получение информации у ее вла­дельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Работа по внедрению управленческой отчетности проводится в несколько этапов.

Первый этап - определение объема и содержания необходимой информации и решение вопроса получения ее из применяемых до­кументов. Для этого проводится анализ информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах. Важно определить источники получения необходимой информации, которые могут находиться в функцио­нальных подразделениях. Целесообразно проанализировать сам факт наличия необходимой информации.

Например, может возникнуть ситуация, когда существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует про­вести работу по доработке этих форм документов. Чаще всего, как правило, первичные документы содержат необходимый объем ин­формации. Однако эта информация не обрабатывается в виде управ­ленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап - этап анализа информации, содержащейся в учет­ных регистрах, ориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует управленческой отчетности, а также информация, необходимая для стратегического анализа деятельности организации, были отражены в учетных регистрах. Для получения такой инфор­мации непосредственно из учетных регистров целесообразно совер­шенствовать аналитический учет таким образом, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап - создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии соответст­вующего программного обеспечения.

Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Основными пользователями управленческой отчетности явля­ются менеджеры всех иерархических уровней организаций.

Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающимся оценки деятель­ности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостат­ков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя от­четность является информационным обеспечением управленческих решений и оптимизации деятельности организации в целом.

Например, отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли организации и оценить риск новых долгосрочных вложений.

Ознакомление персонала организации с данными управленче­ской отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Сроки представления и периодичность управленческой отчет­ности - важный параметр, существенно влияющий на результатив­ность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетности - вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов со­ставления отчетности является своевременность принятия управ­ленческих решений по данным отчетности. На нижних уровнях управления роль оперативности принятия решений выше, чем на верхних. В связи с этим периоды представления отчетности на ниж­них уровнях должны быть короче.

Условно можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и представ­ления:

• краткосрочная отчетность;

• среднесрочная отчетность;

• периодическая (стратегическая или долгосрочная) управлен­ческая отчетность.

Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневно и еженедельно. Однако в связи со спе­цификой производства, в качестве краткосрочной может выступать ежемесячная отчетность. Краткосрочная отчетность - это предос­тавление информации из первичных документов в тех или иных аспектах, т. е. это информация, которая наиболее актуальна для организации и отражает важные и динамические стороны ее дея­тельности. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Они долж­ны принимать управленческие решения на основе данной инфор­мации.

Второй временной период - это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от одного раза в неделю до одного раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе показатели деятельности организации и обязательно содер­жит прогнозные показатели на следующий период.

Например, анализируя себестоимость продукции за месяц, мож­но делать прогнозы ее изменений на следующий месяц в соответ­ствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектую­щие, т. е. отслеживать изменения стоимости сырья. На основании данных такой отчетности можно прогнозировать изменения цен на производимую продукцию и показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высо­кого уровня: руководство организации, менеджеры высшего звена. Многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на деятельность организации в целом.

Долгосрочная управленческая отчетность составляется с перио­дичностью от одного раза в месяц, до одного раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетно­стью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленче­скими показателями и отчетными данными. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В связи с использованием системы квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управ­ленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необхо­димо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодич­ностью финансовой отчетности. В соответствии с этим огромное значение приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в на­логовом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет сама организация, для каждой группы центров ответственности и сегментов она индивидуальна. При этом важно иметь четкий график представления отчетности. Внутренняя управленческой отчетности является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контро­ля в организации.

При отсутствии своевременной обратной связи возникает боль­шая вероятность того, что работа управляющего выйдет из-под контроля, а его цели и планы утратят актуальность, останутся на бумаге. Руководитель всегда должен знать, насколько эффективна его деятельность. Если его планы не выполняются, он должен узнать об этом как можно раньше. В противном случае он лишен возмож­ности предпринять корректирующие меры и вносить изменения, которые необходимы для актуализации поставленных задач. Внут­ренняя управленческая отчетность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение поставленных целей.

Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной акцент делается на ошибки вместо того, чтобы дать управ­ляющим информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает руководи­теля к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.

3. Основные требования к управленческой отчетности организации

Грамотно составленная и своевременно представленная управ­ленческая отчетность обеспечивает решение следующих задач:

• быстрый обзор деятельности;

• представление информации о фактической эффективности;

• определение существующих проблем и недостатков, а также указание на потенциальные проблемы в будущем;

• предоставление информации для выбора оптимальных вари­антов решения вопросов и проблем повседневной деятельности, а также для принятия стратегических решений.

Оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения (их значимость) увеличивается.

К построению и содержанию внутренней отчетности предъявля­ются формальные и специальные требования.

Формальные требования к внутренней отчетности:

• целесообразность;

• объективность и точность;

• оперативность;

• краткость;

• сопоставимость отчетности;

• адресность;

• эффективность.

Целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна Отвечать цели, ради которой она была подготов­лена.

Объективность и точность - внутренние отчеты не должны со­держать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погреш­ности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных управленческих решений. Так как оперативность представления отчетности отражается на точности получаемой информации, по­этому следует стремиться к минимизации данного фактора.

Оперативность - отчетность должна представляться к установ­ленному сроку, что важно для своевременного принятия решений.

Краткость - в отчетности не должно быть избыточной информа­ции: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыс­лить его содержание и принять соответствующее решение.

Сопоставимость отчетности - возможность использовать от­четную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

Адресность - информация внутренней отчетности должна быть доведена до ответственного исполнителя, при этом следует соблю­дать конфиденциальность.

Эффективность - затраты на получение внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от использования управлен­ческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управлен­ческого персонала всех уровней необходимой информацией. Тре­бования к содержанию отчетности должны формулировать руко­водители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу или заинтересованные во внутренней управленческой информации. Для пользователей (управляющих) имеют значение не только содержание информации, но и спосо­бы ее доставки, формы представления отчетности. Внутренняя от­четность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и в будущем, выбора оптимальных вариантов принятия управленческих решений. Сформировать от­четность, позволяющую получить информацию для решения ком­плекса проблем, не просто.

Специальные требования, предъявляемые к внутренней отчет­ности:

• гибкая, но единообразная структура;

• понятность и обозримость информации;

• оптимальная частота представления;

• пригодность для анализа и оперативрюго контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться пер­вичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т. п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вы­текает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация должна обладать достаточной внутренней гиб­костью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же вре­мя необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности может изменяться в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информа­ции обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации на­капливается необходимый объем данных, которые затем могут от­бираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если не выделять необходимые данные на этапе их ввода, то впо­следствии проблематично получить нужную в каждом конкретном случае информацию. Каждый центр ответственности должен полу­чать отчеты, в которых содержится необходимая информация. Сис­тема информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходи­мую конкретному пользователю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и препятствуют принятию пра­вильных управленческих решений.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты используются чаще, другие реже. Перио­дичность представления внутренней отчетности колеблется. Внут­ренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, еже­месячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если .премирование персонала производится ежеквар­тально, то нет смысла в получении ежемесячной информации о вы­полнении условий премирования. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содер­жит более укрупненные показатели.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: