Структурирование пояснительной записки

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

Пермский национальный исследовательский политехнический университет

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

РАСЧЕТНО-ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

(курсовой проект/работа, выпускная квалификационная работа)

Пермь 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1 Требования к изложению материала. 3

2 Требования к оформлению пояснительной записки. 7

2.1 Общие требования. 7

2.2 Нумерация страниц. 7

2.3 Структурирование пояснительной записки. 7

2.4 Иллюстрации. 8

2.5 Таблицы.. 10

2.6 Формулы и уравнения. 11

2.7 Ссылки. 12

2.8 Список использованных источников. 13

2.9 Приложения. 13

2.10 Правила оформления программных документов. 13

2.11 Правила оформления технологических документов. 14

2.12 Правила оформления графических иллюстрационных документов 14

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Примеры библиографических записей. 16

Ниже излагаются общие требования, которых необходимо придерживаться, при оформлении пояснительной записки к курсовым работам (проектам) и выпускным квалификационным работам бакалавров, специалистов и магистров. Пояснительная записка должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ 7.32-2001.

Требования к изложению материала

1.1 Текст пояснительной записки пишется в безличной форме с соблюдением следующих основных требований:

– четкости и логической последовательности изложения материала;

– краткости и точности формулировок;

– конкретности изложения результатов работы;

– достоверности полученных результатов и обоснованность выводов;

– использования только общепринятой терминологии, регламентиро­ванной государственными стандартами.

Изложение материала в пояснительной записке должно быть последовательным и логичным. Все разделы должны быть связаны между собой. Следует обращать особое внимание на логические переходы от одного раздела к другому, от параграфа к параграфу, а внутри параграфа – от вопроса к вопросу.

1.2 Текст пояснительной записки должен быть выдержан в научном стиле, который обладает некоторыми характерными особенностями.

Прежде всего, научному стилю характерно использование конструкций исключающих употребление местоимений первого лица единственного и множественного числа, местоимений второго лица единственного числа. В данном случае предполагается использовать неопределенно-личные предложения (например, «сначала производят отбор факторов для анализа, а затем устанавливают их влияние на показатель»); формы изложения от третьего лица (например, «автор полагает...»); предложения со страдательным залогом (например, «разработан комплексный подход к исследованию...»).

Важнейшим средством выражения смысловой законченности, целостности и связности научного текста является использование специальных слов и словосочетаний. Подобные слова позволяют отразить следующее:

– последовательность изложения мыслей (вначале, прежде всего, затем, во-первых, во-вторых, значит, итак);

– переход от одной мысли к другой (прежде чем перейти к, обратимся к, рассмотрим, остановимся на, рассмотрев, необходимо остановиться на, необходимо рассмотреть);

– противоречивые отношения (однако, между тем, в то время как, тем не менее);

– причинно-следственные отношения (следовательно, поэтому, благо­даря этому, вследствие этого, отсюда следует, что);

– различную степень уверенности и источник сообщения(конечно, разумеется, действительно, видимо, надо полагать, возможно, вероятно, по сообщению, по сведениям, по мнению, по данным);

– итог, вывод (итак, таким образом, значит, в заключение отметим, все сказанное позволяет сделать вывод, резюмируя сказанное, отметим).

Для выражения логической последовательности используют сложные союзы: благодаря тому что, между тем как, так как, вместо того чтобы, ввиду того что, оттого что, вследствие того что, после того как, в то время как и др. Особенно употребительны производные предлоги в течение, в соответствии с, в результате, в отличие от, наряду с, в связи с, вследствие и т.п.

В качестве средств связи могут использоваться местоимения, прилагательные и причастия (данные, этот, такой, названные, указанные, перечисленные).

В научной речи очень распространены указательные местоимения «этот», «такой». Местоимения «что-то», «кое-что», «что-нибудь» в тексте научной работы обычно не используются.

Для выражения логических связей между частями научного текста используются следующие устойчивые сочетания: приведем результаты, как показал анализ, на основании полученных данных.

С целью образования превосходной степени прилагательных чаще всего используются слова наиболее, наименее.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

1.3 Термины и определения в пояснительной записке должны быть едиными и соответствовать установленным стандартами, а при их отсутствии – общепринятым в научно-технической литературе, и приводиться в перечне терминов.

1.4 Сокращение русских слов и словосочетаний – по ГОСТ 7.12.

1.5 В тексте пояснительной записки, кроме общепринятых буквенных аббревиатур, могут использоваться вводимые автором аббревиатуры. При этом первое упоминание таких аббревиатур указывается в круглых скобках после полного наименования обозначения, например: фильтр нижних частот (ФНЧ). В дальнейшем они упоминаются в тексте без расшифровки. Следует иметь в виду, что излишне частое применение аббревиатур может затруднить чтение текста. Список всех аббревиатур и условных сокращений приводится в начале пояснительной записки после содержания работы.

1.5 В тексте пояснительной записки не допускается:

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, пунктуации, а также соответствующими государственными стандартами;

– использовать в тексте математический знак минус (–) перед отрицательными значениями величин. Вместо математического знака (–) следует писать слово «минус»;

– использовать в тексте математические знаки без цифр, например ≤ (меньше или равно), ≥ (больше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

– применять индексы стандартов без регистрационного номера.

1.6 Расчетные величины или рекомендации, используемые при расчетах, должны быть обоснованы ссылками на литературные и другие источники.

1.7 Внутри текста работы не допускается использование фамилий без инициалов. Инициалы всегда (кроме списка использованной литературы) должны стоять перед фамилией через пробел (например, И.И. Иванов), при этом не допускается перенос фамилии отдельно от инициалов на следующую строку.

1.8 Фамилии, названия учреждений и другие имена собственные в тексте ВКР приводят на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия учреждений в переводе на русский язык с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

1.9 Представление в пояснительной записке данных о свойствах веществ и материалов проводятся по ГОСТ 7.54. Значения физических величин в системе СИ – по ГОСТ 8.417. Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению.

1.10 При записи десятичных дробей целая часть числа от дробной должна отделяться запятой (например: 15,6 тыс. руб., 18,5 м²).

1.11 Обозначение единиц и числовые значения величин следует помещать на одной строке (без переноса). В тексте пояснительной записки помещать обозначения единиц без числовых значений величины не допускается.

1.12 В тексте пояснительной записки числовые значения величин с обозначением единиц счета и физических величин следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единицы счета от единицы до девяти – словами (например, «Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м»; «Отобрать 15 труб на испытания»).

1.13 Если в тексте приведен ряд числовых значений физической величины, выраженных одной и той же единицей физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают только за последним числовым значением, например, 1,0; 1,5; 2,0; 2,5 мм.

1.14 Если в тексте приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных одной и той же единицей физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают только за последним числовым значением диапазона, например: от 1 до 5 мм.

1.15. Рекомендуется при написании пояснительной записки использовать следующие комбинации клавиш:

– <Ctrl>+<Shift>+<Space> – жесткий пробел;

– <Ctrl>+<–> (на основной клавиатуре) – мягкий перенос;

– <Shift>+<Enter> – перенос на другую строку;

– <Ctrl>+<Enter> – новая страница.

2 Требования к оформлению пояснительной записки

2.1 Общие требования

2.1.1 Пояснительная записка должна быть выполнена любым печатным способом с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата A4. Параметры страницы, абзаца, шрифта должны быть следующими:

– ориентация страницы – книжная;

– размеры полей: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм;

– абзац: отступ слева и справа – 0 см; первая строка – красная 1,25 см; выравнивание – по ширине; межстрочный интервал – полуторный;

– шрифт: Times New Roman, стиль – обычный, размер – 14.

Рекомендуется отключить автоматический перенос. Желательно, тем не менее, избегать «жидких» строк за счет использования символа «мягкий перенос» (сочетание клавиш Ctrl и «минус» на основной клавиатуре).

2.1.2 Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры.

Нумерация страниц

2.2.1 Страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту пояснительной записки, включая рисунки, таблицы и приложения. Номер страницы проставляют в правой части нижней части листа без точки.

2.2.2 Титульный лист и все страницы после него включают в общую нумерацию страниц, номера страниц проставляют, начиная с введения.

2.2.3 Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц. Иллюстрации и таблицы на листе формата А3 учитывают как одну страницу.

2.2.4 Каждый раздел следует начинать с нового листа (страницы). Нумерация страниц и приложений, входящих в состав пояснительной записки, должна быть сквозная.

Структурирование пояснительной записки

2.3.1 Основную часть пояснительной записки следует делить на разделы, подразделы и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.1 ü

3.1.2 ý Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела

3.1.3 þ документа

2.3.2 При делении текста пояснительной записки на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.

2.3.3 Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д. В конце номера раздела, подраздела, пункта и подпункта точка не ставится.

2.3.4 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

2.3.5 Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы прямым шифром без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

2.3.6 Заголовки разделов «Содержание», «Перечень сокращений, условных обозначений, единиц и терминов», «Введение», «Заключение», «Список использованных источников» не нумеруются.

2.3.7 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Иллюстрации

2.4.1 Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы, циклограммы, фотоснимки, кроме сборочных чертежей) следует располагать в пояснительной записке непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Количество рисунков должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста.

2.4.2 Иллюстрации могут быть представлены в компьютерном исполнении, в том числе и цветные, в виде качественных ксерокопий или выполненными аккуратно от руки черной пастой или тушью. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в пояснительной записке.

2.4.3 Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Слово «Рисунок» и его наименование располагают посередине строки. Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, рисунок 3.2 (второй рисунок третьего раздела).

2.4.4 Иллюстрации должны иметь наименование, и при необходимости, пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 – Детали прибора. В конце названия рисунка точка не ставится.

2.4.5 Рисунок от предыдущего текста и подрисуночной подписи отделяется одной пустой строкой.

2.4.6 Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например, Рисунок А.3.

2.4.7 При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела. Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации дают с сокращенным словом «смотри», например «см. рисунок 3.2».

2.4.8 Оформление координатных осей сеток и характерных точек, выбор масштаба шкал, обозначение величин, нанесение единиц измерения и поясняющих надписей на диаграммах и графиках производить по Р 50-77-88 и ГОСТ 1.5-85.

2.4.9 Допустимо использование графиков, полученных в других прило­жениях (MathCAD, Delphi, C++Builder и др.).

Ниже показан пример правильного оформления рисунка.

1 – ; 2 – ; 3 –

Рисунок 2.1 – Изменение коэффициента усиления колебаний

в области первой собственной частоты при различных значениях коэффициента демпфирования.

Таблицы

2.5.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.

2.5.2 Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.

2.5.3 На все таблицы должны быть ссылки в отчете. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

2.5.4 Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица» и номер ее указывают один раз справа над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 1». При переносе таблицы на другой лист (страницу) заголовок помещают только над ее первой частью.

2.5.5 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

2.5.6 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

2.5.7 Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

2.5.8 Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

2.5.9 Оформление таблиц в отчете должно соответствовать ГОСТ 1.5 и ГОСТ 2.105.

Ниже показан пример правильного оформления таблицы.

Таблица 2.1 – Механические характеристики конструкционных материалов

Формулы и уравнения

2.6.1 Формулы располагают внутри текстовых строк или отдельными строками. В тексте рекомендуется помещать короткие формулы, не требующие нумерации. Отдельной строкой приводят длинные и громоздкие формулы и формулы, требующие нумерации. Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте.

2.6.3 Если уравнения и формулы выделятся из текста в отдельную строку, то выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено по одной свободной строке.

2.6.4 Формулы в пояснительной записке следует нумеровать арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке. Допускается сквозная нумерация формул или нумерация формул внутри главы. В последнем случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (2.1) – 1-я формула 2-го раздела.

2.6.5 Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например - в формуле (3.1).

2.6.6 Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (–), умножения (х), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют.

2.6.7 Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Значение каждого символа и числового коэффициента следует давать с новой строки. Первая строка расшифровки должна начинаться со слова «где», без двоеточия после него. Например,

A = x²+c^x-1, (2.1)

где А – область допуска;

х – величина разброса;

с – коэффициент поправки.

Если в пояснительной записке приведен перечень этих символов и числовых коэффициентов, значения их под формулой допускается не приводить. Размерность одного и того же параметра в пределах пояснительной записки должна быть постоянной.

2.6.8 В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

2.6.9 Применение в одной работе разных систем обозначения физических величин не допускается. Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещённых в таблицах.

2.6.10 Основной способ выполнения формул в записке – средствами Microsoft Word. При этом для простых формул целесообразно использование непосредственно возможностей Word, как, например, в формуле (2.1), а для более сложных, в виде дробей, переменных с «крышечкой» «¯», дробных степеней, определенных интегралов и др., с помощью встроенной в Word программы Microsoft Equation или Math Type. Например, с помощью Microsoft Equation записаны следующие формулы:

(2.2)

(2.3)

. (2.4)

2.6.11 Размеры шрифта в формулах: обычный – 14 рt, надстрочные и подстрочные индексы – 8 рt; субиндексы – 5-6 рt, символы (знаки сумм, интегралы и др. – 18 рt). Буквы латинского алфавита – набирать курсивом, а греческого и русского (кириллицы) – прямым шрифтом.

Ссылки

2.7.1 В пояснительной записке допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом. Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данной пояснительной записки.

2.7.2 При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии полного описания стандарта в списке использованных источников в соответствии с ГОСТ 7.1.

2.7.3 Ссылки на использованные источники указываются в квадратных скобках.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: