Проверка внутренней системы контроля дебиторской задолженности

В ходе проверки внутренней системы контроля дебиторской задолженности необходимо установить:

- соблюдение на предприятии порядка отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необ­ходимых санкций;

- обсуждение кандидатур покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты;

- учет мнения банка, гарантии третьей стороны;

- своевременность направления дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещения о возникновении задолженности;

- определение на предприятии лимита дебиторской задолженности;

- наличие у персонала, который отвечает за отгрузку, оперативной информации о текущей дебиторской задолженности;

- постановку на пакете документов на реализацию продукции отметки о проверке дебиторской задолженности покупателя.

Ревизор проверяет, погашаются ли сразу же после подписании платежного поручения сопроводительные оправдательные документы. Погашение означает, что документ имеет штамп «оплачено», соответствующую дату и номер платежного поручения.

Необходимо также проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказчика, которому продукция отпускается на условиях последующей оплаты. Практика показывает, что анализ финансового состояния заказчика эффективен по его финансовой отчетности за три года.

Следует внимательно изучить действующий на предприятии порядок разделения обязанностей. Должны быть строго разделены следующие функции: отгрузка согласно заказам, выписка счетов, предоставление разрешения на отгрузку на условиях последующей оплаты, синтетический учет, аналитический учет дебиторской задолженности.

Ревизор проверяет порядок сверки расчетов на предприятии. Начальнику финансового отдела рекомендуется ежемесячно производить выверку дебиторской задолженности. Для этого всем покупателям по установленному на предприятии порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Сверка расчетов осуществляется независимо от выверки дебиторской задол­женности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии. Акт сверки составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют покупате­лю по почте или по факсу. Регистрируется точное время отправления и дата. Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанногоакта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения к акту. Полученный ответ также регистрируется с указанием даты и точного времени его получения. Второй экземпляр хранится в соответствующей картотеке.

Ревизор устанавливает законность и реальность задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями (потребителями), разными дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внут­рихозяйственным расчетам. Для этого ему следует выяснить, проведе­на ли в установленном порядке годовая инвентаризация всех расчетных статей баланса и отражены ли ее результаты в учете и отчетности, а также, не значатся ли на расчетах с поставщиками недостачи матери­альных ценностей, подлежащие отнесению на виновных лиц или спи­санию на издержки обращения в пределах норм естественной убыли, незаконно перечисленные по бестоварным счетам или в порядке аван­сирования поставщиков под предлогом возврата кредиторской задол­женности.

В ходе проверки необходимо определить своевременность реги­страции счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта. Для этого надо выяснить, как проверяются эти докумен­ты специалистами отделов в части соблюдения поставщиками договор­ных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и сро­кам отгрузки продукции, правильности цен, наценок и скидок, преду­смотренных прейскурантами и особыми условиями поставки. Во вре­мя этой процедуры ревизор также проверяет правильность отражения в учете операций и реальности задолженности по расчетам с постав­щиками по неотфактурованным поставкам продукции, своевременно ли составлены акты приемки (приходные ордера) и полностью ли оп­риходованы ТМЦ, поступившие без сопроводительных документов; не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам, не оплаченным в установленные сроки, и задолженности по неотфактурованным поставкам.

Ревизор должен установить, какие меры принимаются по снижению дебиторской задолженности, особенно просроченной, производится ли взаимная сверка с дебиторами и кредиторами сумм задолженности и имеются ли подтверждения о размерах долгов, наличие нереальной дебиторской и кредиторской задолженности, причины и лица, виновные в ее возникновении; соблюдение (или несоблюдение) установленного порядка списания на убытки сумм безнадежной дебиторской задолженности, нет ли фактов необоснованного списания на результаты деятельности дебиторской и кредиторской задолженности; не производилось ли списание как безнадежной дебиторской задолженности поставщиков, покупателейи заказчиков стоимости оплаченных и фактически полученных ТМЦ,но не оприходованных под отчет ма­териально ответственных лиц; не относятся ли на счет расчетов с дебиторами по претензиям или на другие счета недостачи, хищения, брак и порча товаров с последующим отнесением этих сумм на убыткипод видом списания безнадежной дебиторской задолженности и несостоятельности ответчиков.

Ревизору следует проверить порядок списания дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность списывается на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснований и приказа (распоряжения) руководителя организации. Если на предприятии не создается резерв по сомнительным долгам, то списанная задолженность в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете (с учетом НДС), относится в состав внереализационных расходов. Если на предприятии создан резерв по сомнительным долгам, то суммы дебиторской задолженности списываются за счет средств резерва, бухгалтерской записью:

Д 63-К 62 (60, 76).

В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Далее ревизор проверяет так называемые прочие расчеты: реальность задолженности дебиторов по претензиям на момент про ведения ревизии, подтверждаются ли числящиеся претензионные суммы актами на недостачи, пересортицу, некомплектность и порчу продукции, и т.п. Затем следует установить состояние расчетов по возмещению материального ущерба, определен ли ущерб по недостачам, хищениям и порче материальных ценностей по государственным роз­ничным ценам, выяснить, подтверждена ли эта задолженность соответствующими документами и переданы ли материалы в судебно-следственные органы для привлечения виновных к ответственности и взыс­кания причиненного ущерба. Одним из важных моментов является проверка правильности и своевременности расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли и другим пла­тежам, своевременно ли вносится в бюджет просроченная задолжен­ность.

При ревизии предприятий с обособленными подразделениями нужно проверить взаимную согласованность учетных и отчетных дан­ных по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам. При этом особое внимание обращается на законность и достоверность опе­раций по централизованной оплате счетов поставщиков за ТМЦ,по­лученные базами, магазинами, конторами и отделениями, находящи­мися на внутрихозяйственном расчете без расчетного счета в банке, атакже операций по поступлению выручки от реализации продукции указанными предприятиями. В случае выявления расхождений необходимо провести встречную проверку обоснованности расчетных опе­раций, особенно своевременности и полноты оприходования централизованно оплаченных материальных ценностей, своевременности выставления счетов (счетов-фактур) по отгруженным товарам и их оплаты потребителями.

В случае запущенности бухгалтерского учета расчетов следует организовать проведение внеплановой инвентаризаций расчетов с покупателями, поставщиками.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: