Форматирование (настройка) страницы

Форматирование — изменение внешнего вида, формы. Редактирование — изменение содержания.

Определяется размером листа бумаги, величиной полей, книжной или альбомной ориентацией, верхним и нижним колонтитулами и задается с помощью команды Файл — Параметры страницы.

В результате открывается окно с вкладками: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги

Вкладка Размер бумагипредоставляет пользователю возможность выбрать размер бумаги. Чаще всего документы готовятся и печатаются на бумаге размера (формата) А4 (ширина 21 см, высота 29,7 см) и A5 (ширина 14,8см, высота 21 см), однако можно выбрать и другой размер из выпадающего списка или задать свой размер.

Правильно установленный размер бумаги позволит получить правильное представление о том, как будет расположен текст и графика в документе.

На вкладке Полязадаются размеры полей, а также ориентация страницы Книжная (вертикальное расположение листа) или Альбомная (горизонтальное расположение листа).

Поле — это отступ от края документа до текста. Поля бывают левое, правое, верхнее и нижнее. Как правило, левое поле делают больше остальных для того, чтобы при подшивке документов в папку оставалось место на переплет.

Раскрывающийся список Несколько страницслужит для оформления разворотов (левая и правая страницы) и содержит следующие пункты:

1. обычный;

2. зеркальные поля;

3. две страницы на листе;

4. брошюра.

Режим Обычный предназначен для создания документов, которые печатаются на одной стороне листа, при этом левое поле будет всегда слева.

Режим Зеркальные поля предназначен для документов, которые печатаются на двух сторонах листа (разворот). В этом режиме на нечетных страницах размеры полей будут соответствовать установленным значениям, а на четных размеры левого и правого поля отразятся зеркально.

Режим 2 страницы на листе. В этом режиме две страницы уменьшаются и располагаются на одном листе бумаге.

Список Применитьопределяет, к какой части документа будут применяться установленные параметры (К текущему разделу, К выделенным разделам, До конца документа, К выделенному тексту, Ко всему документу).

Вкладка Источник бумагисодержит дополнительные возможности. Открыв список Начать раздел,можно выбрать варианты начала раздела: На текущий странице, С новой колонки, Со следующей страницы,С четной страницы, С нечетной страницы.

Для размещения регулярной информации, такой как номера страниц, сведения о названиях разделов и параграфов документа предназначены Верхнийи Нижнийколонтитулы (соответственно верхний располагается в верхней части страницы, а нижний — в нижней). Для того, чтобы добавить в документ колонтитулы выполните команду Вид — Колонтитулы, в результате откроется панель инструментов колонтитулы и вид документа изменится как показано на рисунке 7.14. Текст документа становится серым и недоступным для редактирования, курсор установлен в прямоугольной пунктирной рамке, подписанной как верхний колонтитул. Теперь можно редактировать верхний колонтитул, т.е. указать в нем информацию, которая должна повторятся на каждой странице.

Изменение параметра Различать колонтитулы в окне Параметры страницы на вкладке Источник бумаги позволит задавать разные колонтитулы на четных и нечетных страницах. Если поставить флажок на позиции Первой страницы, то колонтитул на первой странице выводиться не будет.

Вертикальное выравнивание — из списка можно выбрать разные варианты заполнения листа (По верхнему краю, По центру, По ширине, По нижнему краю). Кнопка Нумерация строкна этой вкладке используется в некоторых юридических документах и при наборе программных текстов.

На всех вкладках диалогового окна Параметры страницывнизу слева присутствует кнопка По умолчанию. При нажатии этой кнопки Word запоминает все сделанные установки. В дальнейшем редактор будет использовать именно их для всех вновь создаваемых документов. Поэтому не следует нажимать эту кнопку случайно.

28. Форматирование абзаца в MS Word: абзацные отступы, межстрочные интервалы, выравнивание.

Форматирование абзаца

Абзац — структурно-композиционная единица текста, графически обозначаемая в наборе абзацным отступом (красная строка), обратным абзацным отступом или неполной концевой строкой. Абзац в MS Word создается нажатием на клавишу Enter, поэтому границы абзаца распространяются от одного нажатия клавиши Enter до следующего.

Следует отметить, что визуально определить границы абзаца в MS Word бывает затруднительно, поэтому был разработан специальный режим отображения документа — Непечатаемые знаки. Включается и выключается этот режим нажатием кнопки на панели инструментов. В режиме Непечатаемые знаки в документе отображаются служебные символы, из которых символ «¶» — обозначает конец абзаца, а символ «·» обозначает пробел (нажатие на клавишу пробел). Таким образом, в режиме Непечатаемые знаки абзацем является часть текста заключенная между двумя символами «¶».

Каждый новый абзац наследует оформление (форматирование) от предыдущего, но впоследствии может быть отформатирован на усмотрение пользователя. Вызвать окно Абзац для форматирования абзацев можно командой Формат/Абзац ). Параметры форматирования абзацев делятся на следующие группы:

1. общие;

2. отступ;

3. интервал;

4. табуляция;

5. границы и заливка;

6. список.

Рассмотрим параметры форматирования абзаца подробнее. Начнем с групп параметров, которые расположены в окне Абзац(Общие, Отступ, Первая строка, Интервал, Табуляция).

Общие. Выравнивание — положение текста на странице. Данный параметр может принимать значения:

· по ширине;

· по правому краю;

· по левому краю;

· по центру.

Уровень определяет уровень абзаца в тексте. Уровни в MS Word применяются для выделения заголовков и имеют названия Уровень1…9 и Обычный уровень (всего десять уровней). Чем больше порядковый номер, тем ниже значимость уровня, например, названия самых крупных разделов — уровень 1, подразделов — уровень 2 и т. д. Самый низкий уровень — Обычный текст.

Отступ.Слева (Справа) — расстояние от левой (правой) границы текста документа до левой (правой) границы текста выбранного абзаца.

Первая строка.Данный параметр может принимать значения:

· нет;

· отступ;

· выступ.

Выбор значения Нет означает, что начало абзаца визуально выделено не будет.

Выбор значения Отступ создает отступ красной строки, конкретное значение отступа можно указать как значение параметра рядом со списком Первая строка.

Интервал(Переди После).Значения этих параметров позволяют точно задать расстояние до начала абзаца и после. Изменение этих параметров позволяет визуально отделить абзац от общего текста документа и обратить на него внимание.

Междустрочный интервал — интервал между строками текста в абзаце. Можно выбрать предопределенное значение из списка, а можно задать свое значение в поле ввода Значение.

Табуляция.Расположение и тип позиций табуляции внутри абзаца. Между позициями табуляции можно перемещаться по нажатию на клавишу TAB на клавиатуре. Для настройки этого параметра нужно воспользоваться кнопкой Табуляция в нижней части окна Абзац или командой Формат — Табуляция… В результате выполнения одного из вышеперечисленных действий откроется окно Табуляция (Рисунок 7.16). В открывшемся окне можно добавить и удалить позиции табуляции, выбрать тип и заполнитель (символ которым будет заполнено расстояние от текущей позиции табуляции до следующей).

Для того, чтобы создать новую позицию табуляции нужно:

1. в окне Табуляция в поле Позиции табуляции ввести число соответствующее расстоянию от левого края текста документа до позиции табуляции, например 6,6;

2. выбрать тип позиции табуляции:

o по левому краю (текст начнется с этой позиции вправо);

o по правому краю (текст начнется с этой позиции и будет смещаться влево, а правый край останется на месте);

o по центру (середина текста будет совпадать с позицией табуляции);

o по разделителю (позиция табуляции совпадет с символом, служащим разделителем целой и дробной частей в десятичной дроби);

o с чертой.

3. выбрать Заполнитель (Нет) — означает отсутствие заполнителя.

4. нажать кнопку Установить.

29. Проверка орфографии в документах MS Word. Задание переносов. Копирование формата, автоформатирование.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

· применением команды Сервис/Правописание к готовому тексту,

· с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

· посредством автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

Исправление ошибок правописания с применением команды Сервис/Правописание. При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слов появляется диалог Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдается сообщение о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

· Пропустить – в этом случае не производится замена слова выделенного в окне Нет в словаре.

· Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

· Добавить – слово добавляется в словарь.

· Заменить – производится замена всех встреченных в данном сеансе слов, совпадающих со словом из окна Нет в словаре.

· Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

· Параметры – предоставляет возможность изменить начальные установки режима проверки правописания.

· Отмена – отменяет сделанную замену слова.

· Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

· При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдается тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает свое толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки:

· Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

· Пропустить все – пропустить эту ошибку на весь этот сеанс.

· Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

· Изменить – пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

· Вернуть – последовательно, по одному, отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки

30. Подготовка документа MS Word к печати (задание колонтитулов, нумерация страниц, предварительный просмотр перед печатью). Печать документа.

Чтобы перейти в режим Предварительный просмотр можно выполнить команду Файл — Предварительный просмотрили нажать кнопку на стандартной панели инструментов.

Данный режим отображает документ в том виде, в котором он будет напечатан. Удобен для просмотра, компоновки нескольких страниц документа (в уменьшенном виде). В этом режиме можно просматривать разрывы страниц, скрытый текст, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать.

Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.

Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню команды Печать выберите команду Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре документ отображается в специальном окне предварительного просмотра

В этом режиме имеется единственная вкладка – Предварительный просмотр.

Для постраничного просмотра документа можно пользоваться полосой прокрутки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница группы Просмотр.

Масштаб отображения документа устанавливается с использованием элементов группы Масштаб. Можно установить отображение сразу нескольких страниц документа.

1. Нажмите кнопку Масштаб группы Масштаб

2. В окне Масштаб нажмите кнопку несколько страниц и в появившейся панели выделите требуемое число отображаемых страниц

Кнопка Сократить на страницу группы Просмотр может быть использована для уменьшения числа страниц документа за счет уменьшения размера шрифтов и интервалов.

С использованием элементов группы Параметры страницы можно настроить параметры страниц документа: поля, ориентации, размер бумаги и т.п.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра или клавишу Esc.

Печать документа

1 234

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: