Пользовательский интерфейс СУБД Access. Система меню, панели инструментов, типы окон.

После загрузки Access появляется стартовое окно Access, содержащее окно запуска, которое позволяет открыть существующую БД или создать новую. Выполнение одной из предложенных операций вызывает главное окно Access.

В строке заголовка отображается имя программы (Microsoft Access) и содержатся кнопки для управления окном.

Строка меню содержит несколько пунктов меню. Перечень пунктов меню и их содержание изменяются в зависимости от режимов работы системы.

Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых – ускоренный вызов команд меню. Access имеет большое количество панелей инструментов, используемых в различных режимах работы. Панели инструментов, соответствующие некоторому режиму, выводятся на экран автоматически при переходе в этот режим или устанавливаются командой

В рабочей области главного окна Access располагается окно БД, состоящее из:

1. Строки заголовка окна БД, в которой всегда отображается имя открытой БД (db1).

2. Панели объектов БД, находящейся в левой части окна БД и позволяющей отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа.

3. Рабочей области окна БД, где изначально содержатся ярлыки, служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа.

Отдельные компоненты БД, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. В Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица используется для хранения информации в БД.

Запрос позволяет выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие таблицы, а также создавать новые таблицы.

Форма используется для ввода данных в таблицу и для просмотра в заданном формате данных из таблицы или запроса. С ее помощью можно также запустить на выполнение макрос или процедуру.

Отчет предназначен для создания документа на основе данных из таблицы или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого приложения, например, Word или Excel.

Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок кнопки или обновление записи.

Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного Microsoft для создания приложений Windows.

Для создания таких объектов, как таблицы, запросы, формы или отчеты можно использовать специальные средства — мастера. Мастер задает пользователю вопросы и создает объект в соответствии с его ответами.

-3-

Настройка рабочей среды в СУБД Access. Параметры настройки.

Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры. Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.

На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др.

На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.

На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов. Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты применяются для установки параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде.

-4-

Типы данных, обрабатываемых СУБД Access.

Создавая компьютерную БД, пользователь вводит свои данные в ее поля. При этом он должен прежде описать эти поля согласно требованиям Access: присвоить имена полям, указать их тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.

В поля БД можно вводить данные следующих типов.

Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.

Поле MEMO. Длинный текст (до 65535) символов.

Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей - 1, 2, 4, 8, 12 байтов.

Дата/время. Значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999 год.

Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее.

Счетчик. Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД.

Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Access.

Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки - путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или интранет.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле:

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:

· байт - целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);

· целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);

· длинное целое - целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).

Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное.

Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.

Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков.

Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения.

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (" ").

Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.

Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.

-5-

Выражения. Операторы.

Выражение - комбинация значений и операторов, дающая определенный результат. Выражения используются при выполнении многих операций Access (например, при определении условий в запросах).

Например, следующее выражение позволяет вывести в запросе разность значений полей «Сумма_Начислено» и «Сумма_Удержано» :

= [Сумма_Начислено] - [Сумма_Удержано]

В качестве значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы.

Литерал - фактическое значение в виде числа, текстовой строки, даты (например, 200, "Беларусь", #02-окт-05#).

Константа - не изменяющееся значение (например,Yes, No, True, False и Null, натуральные числа 0, 1, 2, и т.д.).

Функция – небольшая программа, которая всегда возвращает значение (число или строку символов), являющееся результатом расчетов или выполнения других операций. К функции обращаются по имени, за которым в круглых скобках указывают ее аргументы. Имеются и безаргументные функции, например, Date(). В Access определено множество типов функций: статистические, математические, даты/время, текстовые, финансовые и др.

Идентификатор - ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Например, Forms![]![].DefaultValue (ссылка на свойство DefaultValue элемента управления «Таб_Ном» в форме «Зарплата»). Символ «!» предопределяет ссылку на открытую форму, на открытый отчет или их элемент управления, а символ «.» - на свойства форм, отчетов и элементов управления.

Оператор- операция над значениями. В выражениях могут использоваться четыре типа операторов:

АРИФМЕТИЧЕСКИЕ: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), % (проценты), ^ (возведение в степень) и др.

ОПЕРАТОРЫ СРАВНЕНИЯ: = (равно), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <> (не равно).

ЛОГИЧЕСКИЕ ОПЕРАТОРЫ: AND (логическое умножение), OR (логическое сложение), NOT (логическое отрицание).

ТЕКСТОВЫЙ ОПЕРАТОР: & (слияние строковых значений).

Пользователь имеет возможность создавать выражения с помощью построителя выражений или путем набора их на клавиатуре. Построитель выражений доступен во всех случаях, когда требуется ввести выражение.

-6-

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: