Сделай Сам Свою Работу на 5

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ





Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа Код по ОКУД Кем и когда утверждена форма документа Периодичность составления Составитель документа Внутреннее согласование Внешнее согласование   Подписание Утверждение Печать Кому направляется Примечание
                       

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа Код по ОКУД Кем и когда утверждена форма документа Локальный код Периодичность составления Составитель документа Сколько экз. готовится Согласование Подписание Утверждение Печать Кому направляется Где хранится Примечание
                           

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.



При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Виды документов Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения) Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.



В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

· полное наименование формы документа;

· заголовок к тексту (тема), если он имеется;

· код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);



· функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

· сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2.Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. Cведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

№ п/п Наименование вида документа Заголовок к тексту (о чем) Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) Количество доку-ментов в месяц Кто готовит проект документа (должность, ФИО)   Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)
                 
                 

Таблица 5. Cведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

№п/п Наименование вида документа Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) С кем согласуется содержание документ (подразделение, должность, ФИО) Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)
           
           

Таблица 6. Cведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

№п/п Наименование вида документа Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО)
           
           

Таблица 7. Cведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

№п/п Наименование вида документа Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО) Сколько экземпляров документа создается Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?
             
             

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин

 

Первый заместитель Главы администрации Железнодорожного района     Начальник общего отдела
__________ А.Д. Тимаев   __________ П.А. Захаров
«__»____ 2014   «__»____ 2014

Рис. 2. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов

1. (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.

2. (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.