Информационные технологии управления с точки зрения системного подхода.

Понятие управленческой информации. подходы к оценке информации. свойства управленческой информации. понятие информационных ресурсов.

В зависимости от области, в которой ведется исследование, и от класса задач поня-тие «ИНФОРМАЦИЯ» определяется по разному. Среди самых общих определений можно вы-делить следующие.

ИНФОРМАЦИЯ – это обозначение сведений, полученных из внешнего мира, и при-способление к ним наших чувств. Получение и использование информации является про-цессом приспособления к случайностям внешней среды и жизнедеятельности объекта в ней.

ИНФОРМАЦИЯ – это совокупность закодированных сведений необходимых для при-нятия решений и их реализации.

К УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ относится информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хо-зяйством и его звеньями.

Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологическо-го, социального, юридического и др. характера. При этом сведения экономического ха-рактера являются важнейшей составляющей управленческой информации.Информация характеризуется определенными свойствами, зависящими как от данных (содержательной части информации), так и от методов работы с ними. Перечислим наиболее важные из этих свойств:

– информация представляет новые сведения об окружающем мире, отсутствовав-шие до ее получения;

– информация не материальна, несмотря на то, что она проявляется в форме знаков и сигналов на материальных носителях;

– знаки и сигналы могут предоставить информацию только для получателя, спо-собного их воспринять и распознать;

– информация неотрывна от физического носителя, но в то же время не связана ни с конкретным носителем, ни с конкретным языком;

– информация дискретна – она состоит из отдельных фактических данных, пере-дающихся в виде отдельных сообщений;

– в то же время информация непрерывна – она накапливается и развивается посту-пательно.

Информация как объект исследования очень разнообразна и насчитывает много разновидностей, которые выделяются на основе соответствующих классификационных признаков, связанных с технологией обработки, смысловой ценностью, формой представ-ления и т.д. Рассмотрим некоторые из них.

К «информации» применяют такие понятия как «качество» и «ценность». Под качеством информации понимают совокупность свойств, отражающих степень пригодности конкретной информации об объектах и их взаимосвязи для достижения целей, стоящих перед пользователем. Среди основных потребительских показателей качество информации, определяющих возможность и эффективность ее использования, можно назвать следующие:

– РЕПРЕЗЕНТАТИВНОСТЬ – правильность отбора и формирования информации для адекватного отражения передаваемой действительности;

– СОДЕРЖАТЕЛЬНОСТЬ – семантическая емкость информации;

– ДОСТАТОЧНОСТЬ – содержательная полнота сообщаемого набора показателй для принятия решения;

– ДОСТУПНОСТЬ – удобство формы представления информации для восприятия потребителем;

– АКТУАЛЬНОСТЬ – степень ценности информации на момент ее использования в зависимости от срока возникновения и динамики изменения информации;

– СВОЕВРЕМЕННОСТЬ – степень соответствия момента поступления информации на-значенному моменту времени;

– ТОЧНОСТЬ и ДОСТОВЕРНОСТЬ – близость информации к реальному состоянию опи-сываемого объекта или явления;

– ЦЕННОСТЬ – важность информации для принятия решения конкретных задач;

– ПОНЯТНОСТЬ – соответствие содержания информации уровню знания потребителя;

– КРАТКОСТЬ – степень сжатости изложения сообщаемых сведений;

– УСТОЙЧИВОСТЬ – способность информации реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.

В теории информации также существует понятие «количества информации».

КОЛИЧЕСТВО ИНФОРМАЦИИ – мера снятия неопределенности одной случайной вели-чины в результате наблюдения за другой. Количественно выраженная неопределенность состояния получила название энтропии. При получении информации уменьшается неопределенность, т.е. ЭНТРОПИЯ системы. Самым простым случаем является выбор из двух равновероятных событий.

Для оценки количества информации применяются различные подходы, среди кото-рых можно выделить статистический, семантический и прагматический.

СТАТИСТИЧЕСКИЙ подход реализуется в теории информации. Его основоположни-ком считается Клод Шеннон, опубликовавший в 1948 году свою математическую теорию связи.

Согласно К. Шеннону, количество информации измеряется величиной уменьшения неопределенности состояния системы после получения информации. Количественно выраженная неопределенность состояния получила название энтропии. При получении информации снижается энтропия системы.

Другими словами, количество информации измеряется уменьшением неопределен-ности состояния системы. Недостатком статистического подхода к определению количе-ства информации является то, что он практически не учитывает семантического аспекта информации (то есть ее смысла, содержания).

СЕМАНТИЧЕСКИЙ подход является трудно формализуемым. В науке он еще до конца не определен.

Наиболее часто для измерения смыслового содержания информации используется тезаурусная мера, предложенная Ю. И. Шнейдером.

ТЕЗАУРУС(от греч. (thesauros — сокровище, сокровищница) — это совокупность смысловыражающих единиц языка с заданной системой семантических отношений. Пер-воначально тезаурус рассматривали как одноязычный словарь, в котором семантические отношения определяются группировкой слов по тематическим рубрикам. Концепция те-заурусного метода состоит в том, что для восприятия информации ее получатель должен обладать определенным запасом знаний (тезаурусом).

Количество информации I нелинейно зависит от состояния индивидуального те-зауруса пользователя. Несмотря на то, что смысловое содержание сообщения S постоянно, получатели, имеющие разные тезаурусы, будут получать неодинаковое количество ин-формации. Если индивидуальный тезаурус получателя информации близок к нулю S≈0, то в этом случае и количество воспринятой информации равно нулю I=0 (получатель не понимает сообщения). Примером такой ситуации может быть прослушивание сообщения на языке, которым получатель не владеет.

Количество информации I в сообщении также будет равно нулю, если получатель информации абсолютно все знает о предмете. В таком случае сообщение не дает, ему ни-чего нового.

Между этими полярными значениями тезауруса пользователя существует некото-рое оптимальное значение Sopt, при котором количество информации I, извлекаемое из сообщения, становится для получателя максимальным.

В ПРАГМАТИЧЕСКОМ подходе количество информации рассматривается с точки зре-ния достижения получателем поставленной цели. Подход основывается на статистической теории Шеннона и рассматривает количество информации как приращение вероятности достижения цели.

Каждая организация в процессе своей деятельности постоянно сталкивается с большими информационными потоками: экономическими, политическими, международ-ными, конкурентными, рыночными, технологическими, социальными и многими другими, не всегда соответствующими требованиям и целям, стоящим перед ней. Получение качественной информации за счет использования современных информационных технологий (ИТ) позволяет сделать действия специалистов любой организации целенаправленными и эффективными.

Информационные технологии управления с точки зрения системного подхода.

ТЕХНОЛОГИЯ — это правила действия с использованием каких-либо средств, которые являются общими для целой совокупности задач или заданных ситуаций.

Если реализация технологии направлена на выработку управляющего воздействия, то это технология управления.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объеди-ненных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обра-ботку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их, надежности и оперативности.

ФЗ РФ 27 июля 2006 г. №149-ФЗ (Об информации, информационных технологиях и о защите информации) ИТ – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, представления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Под ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИЕЙ УПРАВЛЕНИЯ понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Применение информационных технологий управления позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому ИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Это объясняется рядом свойств, присущих информационным технологиям, которые:

• позволяют активизировать и эффективно использовать инфор-мационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов;

• реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов;

• позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного общества;

• обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации. Информационные технологии быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете;

• занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развития человечества;

• играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний;

• позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.

При создании единой системы обработки информации необходимо обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты

Понятие «система» широко используется в науке, технике и повсе-дневной жизни, когда говорят о некоторой упорядоченной совокупности любого содержания. Система является фундаментальным понятием как системотехники, так и базовых теоретических дисциплин.

Система — это объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, сведений, знаний о природе, обществе и т. п. Объект можно считать системой если он обладает следующими свойствами:

1) Целостность и делимость. Система — это целостная совокупность элементов. С другой стороны, в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). Элемент системы — это часть системы с оп-ределенным функциональным назначением. Сложные элементы систем, со-стоящие из более простых, называют подсистемами.

2) Наличие устойчивых связей (отношений) между элементами и их свойствами, превосходящих по мощности связи этих элементов с элемента-ми, не входящими в данную систему.

3) Организация. Это свойство связано со снижением энтропии систе-мы по сравнению с энтропией системообразующих факторов.

4) Эмерджентность. Предполагает наличие таких свойств, которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов в отдельности.

Свойства системы хотя и зависят от свойств элементов, но не опреде-ляются ими полностью. Отсюда можно сделать следующие выводы:

- система не сводится к простой совокупности элементов;

- расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую из них в от-дельности, нельзя познать все свойства системы в целом.

Структура системы — это совокупность элементов системы, находя-щихся в определенной упорядоченности и сочетающих локальные цели для наилучшего достижения главной цели системы. Число компонентов системы и их связей должно быть минимальным, но достаточным для выполнения главной цели системы.

Архитектура системы — это совокупность свойств системы, имею-щих существенное значение для пользователя.

Наличие взаимосвязей (взаимодействия) между элементами определяет особое свойство сложных систем – организованную сложность.

Одним из главных инструментов, используемых для преодоления организованной сложности системы, является декомпозиция, т. е. деление системы на части и организация этих частей в иерархию. Этот инструмент используется в так называемом структурном анализе сложных систем.

В процессе декомпозиции система разбивается на компоненты, назы-ваемые черными ящиками. Черный ящик — это подсистема, про которую известно лишь то, какие данные поступают на ее вход и какие данные получаются на выходе; о том же, каким образом обрабатываются данные внутри черного ящика, ничего не известно. Люди часто сталкиваются с черными ящиками. Так, для многих пользователей компьютера лазерный принтер является черным ящиком, получающим бумагу на входе и выдающим распечатку на выходе.

Одними из основных принципов организации систем является прин-ципы централизации и децентрализации.

В централизованной системе сравнительно легко обеспечить согласованную деятельность подсистем, направленную на достижениё единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако централизованные системы большой размерности обладают и недостатками:

- задержки передачи информации между уровнями вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленческих решений;

- противоречия в работе системы, связанные с естественным стремле-нием подсистем к самостоятельности, что не согласуется с принципом цен-трализации.

Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-административных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.

В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно.

Рациональное сочетание элементов централизации и децентрализации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уровне, где она создается, т. е. необходимо стремиться к уменьшению числа передач информации между уровнями системы.

Как было сказано выше, управление — это процесс целенаправленной переработки информации, и роль информационных технологий в этом процессе весьма значительна.

Сотрудники, выполняющие операции по переработке информации, и совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения информации представляют информационную систему управления объектом.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, организация) и субъекта управления (управленческого аппарата). Управленческий аппарат объединяет сотрудников, формулирующих цели, разрабатывающих планы, устанавливающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение.

Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компонента системы связаны прямой и обратной связью.

Прямая связь — это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

Применение теории систем к управлению дает возможность руководителю увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с окружающей средой.

В процессорном подходе, процесс управления представляется как выполнение совокупности взаимосвязанных действий – управленческих функций (планирование, организация, мотивация, контроль).

Описанные функции управления имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, во-первых, для получения данных при принятии правильных решений; во-вторых, чтобы сделать это решение понятным для других членов организации.

Эти две характеристики связывают все 4 функции управления, обеспечивая их взаимозависимость. Принятие решений и коммуникации часто называют связующими процессами.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: