Пример организации конференции

Оглавление

1. Конференция: понятие. 2

2. Теоретические основы методики проведения конференции. 2

3. Пример организации конференции. 5

Библиографический список. 9

Приложение. 10

Конференция: понятие

Конференция (от лат. conferentia) – это форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме [2].

По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом. Дадим определение этим понятиям.

Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.

Семинар – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.

Конгресс – съезд, совещание, как правило, международного характера.

В ходе конференции участники получают большой объем тематической информации, имеют возможность выступить с докладами и участвовать в обсуждениях и прениях. Продуктивность работы конференции во многом определяется правильной организацией. Хорошо организовать конференцию непросто, такие мероприятия, как правило, имеют достаточно масштабный формат: число участников достигает 100 и более человек, а время проведения – трех дней.

Теоретические основы методики проведения конференции

Методика проведения конференции состоит из нескольких этапов: подготовительный, проведение самой конференции, отчетный [3]. Рассмотрим более подробнее первый этап – подготовительный.

На данном этапе происходит определение тематики, выбор целевой аудитории, определение даты и места проведения.

Важным элементом подготовки конференции является информационное письмо, которое также создается на подготовительном этапе. Рекомендуется в информационном письме указывать следующую информацию:

· название организации;

· название конференции;

· дата проведения конференции;

· программа конференции (на данном этапе приблизительная: названия секций или возможные темы, известные выступающие, если есть);

· состав организационного комитета;

· если будет организационный взнос – указать сумму;

· дедлайн подачи тезисов и требования к ним;

· шаблон анкеты, которую должен заполнить о себе каждый участник;

· контакты оргкомитета (почтовый адрес, городской телефон, e-mail и адрес сайта конференции).

Информационное письмо рассылается по двум видам каналов: бумажному и электронному. В связи с развитием Интернет-сервисов можно также поместить информационное письмо в тематические сообщества социальных сетей, блоги, форумы и т.д.

Программа конференции – это документ, в котором указываются:

· название конференции;

· дата и место проведения;

· организации, ответственные за проведение мероприятия;

· расписание конференции по дням с указанием выступающих и названий докладов, перерывов, экскурсий;

· названия круглых столов, секций, мастер классов;

· карта расположения корпусов и аудиторий.

Сайт конференции – это одна из информационных составляющих подготовки конференции. При разработке сайта решается вопрос, имеет ли организация свой сайт. Если сайт отсутствует, то можно воспользоваться одной из многочисленных бесплатных площадок, предоставленных в Интернет.

Сайт конференции должен быть максимально информативен и может содержать следующую информацию:

· текст информационного письма;

· контакты оргкомитета;

· страница с анкетами участников;

· образец идеально оформленных тезисов;

· даты окончания регистрации, принятия тезисов и докладов;

· список принятых тезисов (фамилия автора, название);

· и др.

На подготовительном этапе обязательно решается финансовый вопрос. Как правило, в него входит следующее, в зависимости от масштабов конференции:

1. Издание сборника тезисов.

2. Поселение иногородних участников в гостиницу.

3. Оплата проезда.

4. Расходные материалы: бумага, одноразовые стаканчики канцелярские товары.

5. Прием (кофе-брейк, фуршет, ужин и т.п.).

Важной стадией также является рассылка приглашений. Текст приглашения составляется несколько раз:

1) для иногородних, которым дадут и оплатят гостиницу;

2) для иногородних, которым дадут, но не оплатят гостиницу;

3) для иногородних, которым не дадут гостинцу;

4) для местных.

Все денежные условия также обязательно указываются в приглашении, потому что от этого зависит оформление командировки. Пример текста приглашения человеку, которому дадут и оплатят гостиницу, но не проезд: «Уважаемый И.И. Иванов! Оргкомитет конференции сообщает, что Ваш доклад включен в программу конференции. Приглашаем Вас принять участие в работе конференции. Вам будет представлено место в общежитии. Оргкомитет оплачивает Вам проживание с 01.10 по 03.10. Оргкомитет не берет на себя расходы по проезду. Конференция будет проходить 1-3 октября и по адресу ул. Мира, 19. Регистрация будет 01.10 в 09.00. Просьба подтвердить Ваше участие в конференции».

Для организации конференции также необходимо подготовить: журнал регистрации участников, «бэйджики» участникам, аудитории для пленарного заседания и заседаний секций, организовать перерывы (кофе-брейк, обед и др.), пригласить прессу (если необходимо).

На последнем этапе – отчетном, происходит подведение итогов и написание отчетов. Может быть написан обзор – это текст, в котором указаны основные проблемы, которые обсуждались на пленарном заседании и секциях; если это не очевидно, их формулируют путем цитирования названий докладов председателя и наиболее титулованных участников.

По итогам конференции, как правило, составляется сборник тезисов или текстов докладов (может быть подготовлен непосредственно к началу конференции). В конце сборника формируется список участников (фамилия и полное имя-отчество) с названиями докладов, куда можно внести также всякие дополнительные данные об участниках, степень, звание, должность и т.п. Может быть выпущена публикация о событии.

Пример организации конференции

В качестве примера возьмем юбилейную конференцию «Новейшая история уральской библиографии», посвященную 50-летию образования Уральского зонального объединения по библиографии, которая прошла 24-25 сентября 2009 г. в Екатеринбурге [4].

Целью конференции является обсуждение вопросов содействия интеграции библиографической науки и практики, переход к широкому использованию результатов научных библиографических исследований для создания перспективных информационно-библиографических ресурсов и услуг в соответствии с приоритетными направлениями развития науки, образования, культуры и библиотечного дела Уральского региона.

Эта цель была достигнута в ходе двухдневной конференции, участниками которой стали специалисты крупных научных библиотек Уральского региона, а также студенты Уральского федерального университета.

В рамках конференции были организованы Экскурсия по Центральной научной библиотеке Уральского отделения РАН и Экскурсия «Родной город Б.Н. Ельцина» (Уральский центр Б.Н. Ельцина), презентация библиографического указателя о Б.Н. Ельцине «Душой и сердцем я с вами…».

Для организации и конференции был создан организационный комитет, члены которого выполняют возложенные на них обязанности и несут полную ответственность за его успешную реализацию. Оргкомитет:

1. Коробейников Дмитрий Павлович, директор Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского,

2. Трескова Полина Прокопьевна, директор Центральной научной библиотеки УрО РАН,

3. Кудряшова Галина Юрьевна, директор Зональной научной библиотеки УГТУ-УПИ,

4. Гильфанова Ирина Анатольевна, заведующая Отделом краеведческой библиографии Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского,

5. Оганова Ольга Афанасьевна, ученый секретарь Центральной научной библиотеки УрО РАН

Процесс проведения конференции предполагает составления плана управления следующими функциональными областями:

1. План управления временем. Работу по организации научно-практической конференции планируется начать 17.04.2009, проведение запланировано на 24.09.2009 и 25.09.2009.

2. План управление командой. Для реализации проекта имеется сформированная команда, состоящая из 5 человек. Между членами команды распределены задачи, так, чтобы максимально эффективно реализовать данный проект.

3. План управление стоимостью. Проект требует определенных средств для проведения. Средства получены из фонда Центральной научной библиотеки УрО РАН и Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского. Материально-техническая база проекта обеспечивается организаторами конференции – Центральной научной библиотеки УрО РАН и Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского.

4. План управление рисками. При реализации проекта возможны следующие виды рисков: срыв договоренности с внешней средой, временной риск и технический риск.

Для достижения задачи организации конференции были определены конкретные действия, которые необходимо для этого выполнить. Организация конференции предполагает работу по следующим основным направлениям:

1. Информирование о проведении конференции

2. Работа с участниками

3. Разработка программы конференции

4. Определение места проведения

5. Подготовка документов, материалов

6. Проведение конференции

Таблица 1

Календарный план мероприятий

Продолжение табл. 1

Продолжение табл. 1

Таким образом, на конференции были рассмотрены результаты законченных и проводимых в настоящее время библиографических исследований, итоги работы по созданию на их основе перспективных библиографических материалов, ресурсов и услуг, вопросы улучшения координации библиографической работы между библиотеками областей и республик Урала:

· ресурсная база информационно-библиографического обслуживания в электронной среде;

· корпоративный подход в организации онлайнового информационно-библиографического обслуживания;

· библиотечно-библиографические процессы в системе научных коммуникаций, проблемы библиотечно-библиографической ориентации ученых и специалистов;

· библиографическая методика и технология;

· информационно-библиографическая культура пользователей;

· будущее профессии библиографа в электронной среде, подготовка библиотечных специалистов;

· организационно-методические аспекты руководства библиографической деятельностью.

Во время работы конференции было заслушано 26 докладов и выступлений. В рамках конференции проведены презентация новых библиографических изданий: «История Белинки в изданиях и публикациях: 1899—2009 гг.»; «Душой и сердцем я с вами», — Б. Н. Ельцин (уральский период)», «Павел Петрович Бажов : библиогр. указ. (1913–2008)». Прошла презентация историко-краеведческого издания «Каслинский альманах».

Библиографический список

1. Брежнева В.В. Информационное обслуживание: продукты и услуги, предоставляемые библиотеками и службами информации предприятий : учеб.-практ. пособие / В.В. Брежнева, В.А. Минкина ; С.-Петерб. гос. ун-т культуры и искусств. – СПб. : Профессия, 2004. – 304 с.

2. Вы решили организовать научную конференцию. C чего начать? [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.konferencii.ru/news/6 (дата обращения: 07.11.2011).

3. Косилова Е. Как организовать конференцию [Электронный ресурс] / Е. Косилова. – Режим доступа: attachment:/291/how_to_organize_a_conf.htm (дата обращения: 07.11.2011).

4. Новейшая история уральской библиографии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://book.uraic.ru/professionalam/conferentsii/ural_bibliografiya (дата обращения: 12.11.2011).

Приложение

Таблица 2

Программа конференции

Продолжение табл. 2

Продолжение табл. 2

Окончание табл. 2

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: