В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и конкретного индивидуума.

Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами.

Под информационной системой понимается совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. Таким образом, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения.

Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения их интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне оставшейся части информации.

Интересы, возникающие в социуме и связанные с информацией, подразделяются на три основные группы:

1. Интересы человека - обусловливаются необходимостью адаптации к условиям существования в природной и социальной среде и заключаются в обладании требуемой для этого информацией, обмене информацией с одними людьми и сохранении в неизвестности для других людей части имеющейся информации. Последнее обстоятельство обеспечивает определенную степень независимости человека от других лиц, повышает комфортность его существования;

2. Интересы общества - обусловливаются необходимостью поддержания общественной стабильности, обеспечения лучших условий жизни своих членов (граждан) и безопасности социального развития. Они заключаются в обладании институциональными социальными образованиями требуемой информацией, обмене информацией между членами социальных образований, сохранении в неизвестности для других лиц части информации, которой обладают члены данного социального образования. Это повышает устойчивость функционирования данного социального образования в условиях существования часто встречающегося конфликта его интересов с интересами других социальных образований;

3. Интересы государства - обусловливаются необходимостью эффективного выполнения функций по управлению делами общества, обеспечению безопасности его существования и развития. Эти интересы заключаются в обладании государственными органами определенной информацией, передаче части этой информации гражданам, социальным образованиям и сохранении в тайне для неуполномоченных лиц информации, разглашение которой может нанести вред выполнению функций государства.

Информация как объект правовых отношений в социуме классифицируется следующим образом:

1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:

· на свободно распространяемую;

· предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

· подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;

· запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.

Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.

Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юридических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.

Существующее определение: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа).

Это определение недостаточно полно и адекватно существующим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения.

При разговоре по телефону сообщением является непрерывное изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения.

Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физических символов (алфавита), образующих некоторую упорядоченную совокупность.

Передача сообщений (следовательно, и информации) на расстояние осуществляется с помощью какого-либо материального носителя (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического процесса (звуковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический процесс, отображающий (несущий) передаваемое сообщение, называется сигналом.

Следовательно, в настоящее время существуют два принципиально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс - и соответственно два направления защиты: традиционная защита носителя сообщения (документа) и новое направление - защита информационных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов).

Главной характеристикой предмета в качестве носителя сообщения (документа) является неизменность его параметров в течение длительного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т. е. хранения сообщения (документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно существует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информации в пространстве.

Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее определение этого понятия.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Следовательно, в процессе изготовления электронного сообщения (документа) участвуют следующие объекты:

- компьютеры;

- данные (другие ЭС);

- сетевые (телекоммуникационные) средства ;

- информационные технологии.

Коренным отличием новых (цифровых, электронных) информационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) отсутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю.

В первом приближении переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим далеко не полным перечнем:

1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообщении, определяющая область их применения:

- научно-техническая информация;

- экономическая информация;

- управленческая информация;

- технологическая информация;

- производственная информация;

- юридическая информация;

- справочная информация;

- социальная информация;

- медицинская информация;

- прочая информация (в том числе художественная, религиозная, музыка, искусство, литература).

2. Содержание сообщения - различные сведения, отражаемые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность.

3. Пространственно-временные характеристики сообщения - сведения о его местонахождении в определенный момент времени.

4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений:

• алфавит преобразования сведений в сообщения: буквы, цифры; символы иероглифических систем письменности;

• знаки - математические и химические, почтовые, картографические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, астрономические, правил уличного движения, прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и т. п.);

• преобразования: информации (сведений и сообщений) - кодирование-декодирование, транслитерация, ранскрибирование;

- носителей;

- технических средств;

- алгоритмов, программ, правил;

5. Устройства, обеспечивающее взаимодействие источника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку:

- средства ручной обработки;

- оргтехника;

- кинофототехника;

- электронно-вычислительная техника;

- средства и каналы связи.

6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации:

- тексты;

- графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеоматериалы и т. п.);

- представление пространственных данных;

- аудиоинформация;

- аудиовизуальная информация;

- цифровая и аналоговая информация, записываемая различной
регистрирующей аппаратурой;

- перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях) .

7. Носитель информации:

· бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта;

· магнитные и магнитооптические носители - магнитная лента, магнитные диски, СД ROM, оперативная память;

· микрофильмовые носители и кинофотоматериалы - микрофильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы;

· устройства отображения - табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы;

· сигналы – переносчики сообщений, передаваемых по линиям связи.

Управление документацией

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.

Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.

Можно выделить несколько уровней управления документацией.

В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является последнее Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.

Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 №1290. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».

Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.

На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.

На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п.

В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.

В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «0 государственной тайне» и др.;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ ( в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.

Примером может служить утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)». Согласно этой программе органы государственной власти и многие органы местного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. Программой предусматривается также перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления (в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте). Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией.

Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают собственные программы перехода к документообороту в электронной среде, наподобие утвержденных распоряжением мэра г. Москвы от 20.07.2001 г. № 715-РМ «Концепции движения Москвы к информационному обществу» и постановлением Правительства г. Москвы от 06.08.2002 № 609- ПП Городской целевой программы «Электронная Москва».

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией - ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.

На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» - стандарт, идентичный международному ИСО 15489-2001.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: