Требования к конструированию бланков. Виды бланков.

Бланки документов, как уже было сказано, следует из­готавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/кв. м, белизна — не менее 90 %). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на блан­ках может производиться типографским способом, с приме­нением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного до­кумента.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды докумен­тов. При этом следует соблюдать следующие правила: про­стое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компь­ютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цве­та, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение ка­чественных копий документов с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требо­вания к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой рек­визита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизи­та 08 слева от него, включая поле для подшивки (см. с. 14).

Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для рек­визитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон рас­положения реквизитов одним из способов:

_- центрованным (начало и конец каждой строки рек­визита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны располо­жения рекви­зитов).

Центрованный вариант расположе­ния реквизитов ис­пользуется при ти­пографском способе изготовления блан­ков. При этом под реквизиты 11,12,13 оставляют трафарет­ные места (см. при­мер на рис. справа).

Флаговый вари­ант расположения реквизитов (см. при­мер на рис. выше) используется в ос­новном при воспро­изведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помо­щью ПК непосред­ственно при подго­товке документа.

При этом воспроиз­ведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считать обязатель­ным. Для документов внутреннего хождения часть рекви­зитов (01—07, 14), как правило, не воспроизводится, опус­кается.

На бланках организаций субъектов Российской Феде­рации, имеющих наряду с русским языком в качестве го­сударственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка (пример оформления см. с. 16).

Особые требования к изготовлению, учету, использова­нию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговоре­ны Федеральном конституционном законе «О Государ­ственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные тре­бования к гербовым бланкам приведены ниже.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги (фор­мат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для перемен­ной информации, могут размещаться символические зна­ки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), ко­торые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных рекви­зитов, а также на левом поле отмечают места для пробив­ки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в дело­производстве называют ограничительными отметками.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм)¹. В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным ви­дам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поляне менее

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов проектируют и оформля­ют в соответствии с при­ложением А к ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандартом установле­ны следующие виды блан­ков документов:

1 общий бланк;

2 бланк письма;

3 бланк конкретного вида документа.

Общий бланк исполь­зуют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образец бланка — см. рис. 3.1.

Бланк письма в зависимости от учредительных доку­ментов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон распо­ложения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения по­стоянных реквизитов в рамках выделенной зоны —угло­вое ипродольное. Образцы соответствующих бланков см. рис. 3.2—3.4.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Образец блан­ка см. рис. 3.5.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: