ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения, отбора документов на постоянное хранение и выделение документов, потерявших свою практическую ценность к уничтожению.

Ценность документов определяется на основе специальных архивных критериев.

Критерий – это признак на основе которого дается оценка чему-либо или кому-либо (факту, событию, явлению, человеку).

Для определения ценности документов пользуются следующими группами критериев. Этих критериев 3 группы:

1. Критерии происхождения:
1. Роль и место организации в системе государственного управления или конкретно отрасли.
2. Значимость выполняемых ею функций.
3. Время и место образования документа.
4. Значимость отраженных в документе событий.
2. Критерии содержания:
1. Уникальность и типичность информации документа.
2. Ее повторяемость в других документах.
3. Вид документа
4. Подлинность документа.
3. Критерии внешних особенностей документа:
1. Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа.
2. Юридическая достоверность документа.
3. Физическое состояние документа.

Основные задачи экспертизы ценности:

1. отбор наиболее ценных документов на государственное хранение в госархивах.
2. Определение сроков хранения документов с помощью типовых и ведомственных перечней
3. Выделение документов, потерявших свою практическую ценность к уничтожению

Этапы экспертизы ценности:

1. в делопроизводстве организации – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования для, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив.
2. В ведомственном архиве – при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в госархив.
3. В госархиве – при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются следующими нормативными актами:

1. Основные правила работы архивов организации.
2. Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения.
3. Инструкция по ведению делопроизводства в учреждениях.
4. Положение о постоянно действующей ЭК предприятия, учреждения, организации.
5. Положение о постоянно действующей ЭК ЦА министерств и ведомств.

ВИДЫ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЙ

1. ЭК создается в учреждениях, организациях, предприятиях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств.

ЭК контролирует формирование дел в структурном подразделении, соблюдение сроков хранения документов и архивные описи. В МИДе ЭК составляется в каждом департаменте и возглавляет ее завканц.

1. ЦЭК создается в ЦА министерств и ведомств. Таким образом, в министерстве работают ЭК и ЦЭК. Они взаимодействуют друг с другом.

ЦЭК курирует работу ЭК департаментов, согласовывает акты об уничтожении и архивной описи, участвует в создании ведомственных перечней, вносит предложения об изменении сроков хранения документов, отбирает документы для передачи в Центральный ведомственный архив, участует в комиссии по рассекречиванию документов.

1. ЭПК (экспертно-проверочная). Создается в госархивах. Осуществляет полноценное комплектование госархивов. С этой целью она проводит комплексную экспертизу ценностей документов для совершенствования архивных фондов и учетной документации.
2. ЦЭПК. Создается в высшем архивном органе «Комитете по делам архивов при Правительстве РФ». Тесно взаимодействует с ЭПК госархивов, контролирует их комплектование, курирует деятельность остальных ЭК и выносит окончательное решение по спорным вопросам в области экспертизы ценности документов. Издает нормативно-методические документы по ..экспертизы ценностей документов.

Контроль за формированием архивного фонда РФ.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ
ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Протокол заседания экспертной комиссии, в нем фиксируются все решения комиссии, о выделении документов к уничтожению или выделении к дальнейшему хранению.

Этими протоколами согласовываются архивные описи и акты о выделении документов к уничтожению.

1. Акт о выделении документов к уничтожению, потерявших свою практическую ценность.
2. Архивные описи. Составляются на документы, передаваемые в архив организации или в госархив. Составляется отдельно по следующим категориям документов:
1. На документы постоянного срока хранения
2. Долговременного
3. По личному составу
4. На специальных носителях

Пример определения хранения и уничтожения документов:

Например, в 2000 году дело сформировано, но еще год оно будет храниться в структурном подразделении для справочной работы.

В 2001 году определяют срок хранения этого дела по типовому перечню и готовят для дальнейшего хранения. Документы с постоянным и долговременным сроком хранения будут переданы в архив организации, а с временным будут храниться в структурных подразделениях.

Если срок хранения определен 5 лет, то в 2006 году срок хранения истекает полностью, но выделять к уничтожению можно только не ранее 1 января 2007 года. Позже уничтожать можно.

Экспертиза ценности документов на электронных носителях проводит та же комиссия. При этом используется комплекс общих и специальных критериев, таких как:

Значимость и полнота док., его аутентичность, отсутствие дубликатов на бумажной основе. При приеме в архив док. На спец носителях учитываются следующие факторы:

1. ограничения на прием таких документов.
2. Завершенность процесса создания таких документов
3. Стоимость возможного перевода эл.док. в другой формат. Наличие необходимой законодательной базы и наличие сопроводительной документации.
4. затраты на обеспечение сохранности.

Подготовка эл.док. к передаче в архив состоит из следующих этапов:

1. Проверка физического состояния носителей.
2. Запись документа на магнитные носители.
3. Проверка качества записи
4. Описание электронного документа
5. Проставление архивных грифов
6. Подготовка комплекта сопроводительной документации

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Акты могут составляться ежегодно в крупных учреждениях, они составляются в каждом структурном подразделении. В небольших учреждениях такие каты могут составляться 1 раз в несколько лет в централизованном порядке.

Перед составлением акта ЭК проверяет истечение сроков хранения и полистно просматривает каждое дело и свое решение протоколируют.

Акт составляется на бланке организации, имеет свой номер и дату. Номер указывается порядковый, дата – дата совершения акта. Такие акты утверждаются руководителем организации. Акт составляется на основании либо типового либо ведомственного перечня с указанием сроков хранения. Сведения о документах вписываются в таблицу, которая имеет следующие графы:

1. Номер по порядку – порядковые номера дел, квл. в акт;
2. Заголовок дела – списывается или с обложки дела или из номенклатуры, сверяясь;
3. Дата дела или крайние даты – если дело за 1 год, указывается этот год, если дела переходящие, то указывается несколько лет.
4. Индекс дела по номенклатуре – выписывается из номенклатуры;
5. Количество томов, дел – здесь указывается количество томов, заведенных по одному заголовку.
6. Сроки хранения и номера статей по перечню – из номенклатуры.
7. Примечания – необходимые пояснения.

В конце таблицы подводят итог. Указывается еще количество цифрой и прописью единиц хранения или томов, внесенных в этот акт (по 5 графе) и указывается за какие годы.

Подпись сотрудника, отвечающего за делопроизводство в данном учреждении или структурном подразделении.

Акт должен быть согласован протоколом ЭК (или ЦЭК). Если организация самостоятельно уничтожает документы, то тогда в акте пишут «Документы уничтожены в присутствии ЭК» и вся комиссия, председатель, члены комиссии расписываются.

Если организация сдает документы на уничтожение в пункт вторичной переработки сырья, то составляется продолжение к акту, в котором указывается общее количество документов в томах и их вес, куда они сданы, номер и дата приема – сдаточной накладной. Ставится подпись лица, сдавшего документы и вносятся изменения в учетные документы.

В номенклатуре в графе «Примечание» напротив уничтоженных документов пишут «Уничтожен по акту», номер и дату акта.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: