Функции комплектования, контроля за делопроизводством и использования документов и их реализация в муниципальных архивах

УДК: 930.25(075.8)

ББК: Ч 811я73

Е 483

О.П. Еланцева. Архивоведение: Учебно-методический комплекс для студентов специальности «История» (дневной формы обучения). Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2008, 43 стр.

Учебно-методический комплекс, рабочая программа по дисциплине «Архивоведение» составлена в соответствии с утвержденным планом для подготовки студентов по специальности «История».

Учебно-методический комплекс и рабочая программа дисциплины опубликованы на сайте ТюмГУ: Режим доступа: Архивоведение, http://www.umk.utmn.ru., свободный.

Программа предназначена для преподавателя и студента. Она призвана обеспечить получение навыков, связанных с перераспределением функций управления по уровням ответственности.

Рекомендовано к печати Учебно-методической комиссией Института. Одобрено Учебно-методической секцией Ученого Совета ТюмГУ.

Ответственный редактор: С.П. Шилов, док. ист. наук, зав. кафедрой документоведения и ДОУ.

РЕЦЕНЗЕНТЫ: З.Н. Сокова, док. ист. наук, профессор кафедры новой истории и международных отношений.

В.П. Петрова, док. ист. наук, профессор кафедры документоведения и ДОУ.

© ГОУ ВПО Тюменский государственный университет, 2008.

© О.П. Еланцева, 2008.

1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Программа учебной дисциплины «Архивоведение» предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов по специальности «История».

Программа разработана для очной форм обучения и рассчитана на 68 часов учебной нагрузки. Из них 34 часа лекции и 34 часа самостоятельная и индивидуальная работа студента.

Дисциплина «Архивоведение» входит в цикл специальных дисциплин по специальности «История», установленной государственным стандартом. Предметом архивоведения является изучение научно-теоретических, правовых, методических и организационных основ работы с ретроспективной документной информацией и деятельности архивных учреждений в целях собирания, хранения, всестороннего использования архивных документов.

Цель изучения дисциплины – дать студентам знания о научных основах работы с документами и современных достижениях в области архивных технологий.

Задачи курса – в соответствии с государственными требованиями в результате изучения дисциплины студент должен иметь представление:

- о предмете, целях, задачах архивоведения;

- об архивном деле как отрасли государственного управления;

- об архивной терминологии;

- о значении и составе Архивного фонда РФ;

- о классификации документов Архивного фонда РФ;

- о разновидностях архивов по функциям и формам собственности на документы, об основных направлениях работы каждого вида архивов;

- о значении архивов в организации управленческой деятельности; в осуществлении прав граждан на доступ к информации, информационном обеспечении научно-исследовательской деятельности;

знать:

- положения законодательства РФ об Архивном деле в РФ, положение «Об Архивном фонде Российской Федерации и нормативных актах», основные правила работы государственных и муниципальных архивов, архивов организаций, архивов научно-технических документов и кино-, фото- и фонодокументов: методические разработки, регламентирующие деятельность учреждений государственной архивной службы, муниципальных архивов, архивов организаций, а также закрепляющие права и обязанности собственника документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

- определение основных архивоведческих терминов;

- основные этапы истории архивного дела дореволюционного и советского периодов: эволюцию архивного законодательства, становление органов управления архивным делом и сети архивов.

- современную систему органов управления архивным делом, сеть федеральных, республиканских, областных, городских, районных, муниципальных государственных архивов;

- все разновидности архивных справочников, создаваемые и используемые для различных направлений работы архива, методику их разработки;

- научные основы и методику комплектования архивов, методику и организацию экспертизы ценности документов в архиве;

- методику фондирования документов;

- методику государственного учета документов Архивного фонда РФ;

- основы технологии хранения документов;

- задачи, структуру, научные принципы построения системы научно-справочного аппарата архивов;

- основы архивной эвристики: цели, формы и направления использования документов;

- правовые основы и правила организации обслуживания граждан архивными учреждениями, выполнения социально-правовых, тематических, консульских и других запросов;

- цели, функции, состав документов технотронных архивов, особенности методики работы с кино-, фото-, фоно-, видео- и научно-технической документацией;

- основы информатизации архивного дела; межархивные АИПС, типологию и особенности разработки баз данных, применяемых в архивах, программу информатизации архивного дела РФ;

- основы организации работы архивного учреждения, нормы времен и выработки на основные виды работ в архивах.

Форма контроля – зачет.

2. Тематический план изучения дисциплины

(в часах)

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Тема 1. ВВЕДЕНИЕ

Предмет и задачи курса. Историография и источниковедение курса. Связь архивоведения с проблемами истории страны, с вспомогательными и специальными научными дисциплинами. Понятия «архивоведение», «архивное дело». Назначение и структура курса. Содержание и характеристика его разделов. Архивы как база отечественного и мирового культурного достояния. Архивы и политика. Значение архивоведческих знаний, умений и навыков для подготовки историков. Архивная терминология.

Тема 2. ИСТОРИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ

Архивы в древнерусском государстве и в период политической раздробленности. Типы архивов и организация хранения документов. Использование документов в летописании. Княжеские архивы в период раздробленности. Начало описания и учета документов. Московский великокняжеский архив. Архивы приказов и местных учреждений в ХVI-ХVII вв.

Архивное дело в Российской империи в ХVIII в. Преобразования архивного дела. Появление исторических архивов. Архивы научных и учебных заведений, библиотек. Организация архивного дела в губерниях. Использование архивных документов.

Архивное дело в России в ХIХ - нач. ХХ века. Реформы в архивном деле. Изменение состава архивов. Издание справочных пособий, путеводителей. Изменение сети центральных и местных архивов. Проект реформы Н.В.Калачева. Петербургский археологический институт. Расширение использования документов, их публикация. Развитие архивоведения и вспомогательных исторических дисциплин. Расширение видов архивов. Губернские архивные комиссии. Реформа Д.Я.Самоквасова. Московский археологический институт. Общество и архивы. Итоги развития архивного дела в дореволюционной России.

Архивное дело в 1917-1929 гг. Союз русских архивных деятелей и его роль в реформировании архивного дела. Реорганизация архивного дела после октября 1917 г. Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Образование ГУАД и ЕГАФ. Издательская и методическая деятельность архивов. Кадровая политика в архивных учреждениях.

Архивное дело в 1929-1938 гг. «Положение об архивном управлении РСФСР» 1929г. Ограничение доступа исследователей к архивам. Кадровые чистки. Открытие Института архивоведения. Передача архивов в подчинение НКВД.

АРХИВЫ В СИСТЕМЕ НКВД. Создание новой системы управления архивами. Свертывание научно-исследовательской и методической работы. Мероприятия по засекречиванию фондов. Архивное дело в годы Великой Отечественной войны. Эвакуация. Утраты архивных материалов. Работа архивистов по учету и обеспечению сохранности архивных материалов, комплектованию и экспертизе ценности документов. Архивное управление МВД РСФСР. Международный совет архивов.

АРХИВНОЕ СТРОИТЕЛЬСТВО В 1960-80-е гг. Организация управления архивным делом в СССР. Создание ВНИИДАД. Законодательные и нормативные акты по архивному делу. Сеть государственных архивов СССР. Научно- исследовательская и методическая работа архивов. Расширение использование архивных документов. Проблема ограничения доступа к документам.

АРХИВНОЕ ДЕЛО НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ. Разрушение монополии Главархива СССР. Архивная реформа. Новые законодательные акты об архивах и архивном фонде РФ. Рассекречивание документов. Состояние архивных учреждений и проблемы архивного дела в новых экономических, социальных и политических условиях развития страны. Состояние архивного дела в Тюменской области.

ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИИ. Создание и деятельность Росархива. Управление архивным делом на государственном, областном, районном, городском уровне. Децентрализация управления архивами. Функции Росархива. Разграничение полномочий между Росархивом и субъектами федерации. Специализированные научно-исследовательские организации в области архивоведения.

Тема 3. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

Государственная архивная служба РФ, ее роль, структура и функции в обеспечении общества ретроспективной информацией. Архивный фонд РФ, его структура. Государственные архивы федерального значения, состав их документов.

Правила работы государственных архивов. Государственные архивы Тюменской области, автономных округов, районные и городские архивы. Основные функции государственных архивов.

Тема 4. ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

Ведомственное хранение документов как часть государственного сектора архивного фонда России. Специфика отечественной сети ведомственных архивов. Взаимосвязь и преемственность государственных и ведомственных архивов. Основные решения по вопросам ведомственного хранения документов на современном этапе.

Правила работы ведомственного архива. Основные функции ведомственных архивов. Проблемы ведомственного хранения в современных условиях, новые аспекты работы с ведомствами и организациями.

Тема 5. АРХИВЫ ПОЛИТИЧЕСКИХ ПАРТИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Проблемы истории формирования и функционирования архивов партий и общественных организаций. Архивы КПСС, их структура состав документов, комплектование. Передача документов партархивов в состав АФ РФ. Центры хранения современной документации. Проблема делопроизводства и создания архивов партий и общественных организаций на современном этапе. Научная и практическая ценность их документов.

Тема 6. МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

Становление муниципальных архивов при органах местного самоуправления. Правовое регулирование деятельности муниципальных архивов. Структура муниципальных архивов, состав их документов. Организационные и финансовые проблемы деятельности архивов. Основные функции муниципальных архивов и особенности их деятельности в современных условиях.

Тема 7. Архивы организаций

Понятие архив организации. Порядок хранения документов организации и передачи документов в состав архивного фонда России. Специфика структуры, целей, задач деятельности архивов организаций. Взаимосвязь и преемственность государственных, ведомственных, муниципальных архивов с архивами организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда РФ. Основные проблемы хранения документов в организации на современном этапе.

Правила работы архива организации. Основные функции архивов организации.

Тема 8. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Значение ЭЦД в оптимизации состава архивных фондов. Теоретико-методологические основы и принципы экспертизы. Методы оценки документов.

Критерии ценности документов, их развитие и уточнение. Критерии происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Критерии отбора документов с повторяющейся информацией. Виды форма и полнота повторения информации. Критерии ценности документов личного происхождения. Особенности экспертизы документов научно-технической документации, кинофотофонодокументов, машиночитаемых документов.

Методика проведения экспертизы. Этапы экспертизы. Целевая комплексная ЭЦД в архивах, ее назначение и методика проведения. Организация и методика проведения отбора документов по личному составу. Особенности проведения ЭЦД личного происхождения.

Система нормативных документов и методических пособий по ЭЦД. Роль классификаторов документов и номенклатуры дел в определении научной ценности документов на стадии документационного обеспечения управления и разработок.

Перечни документов – основное звено в системе пособий. Типы и виды перечней. Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения. Ведомственные перечни. Схемы построения перечней. Статья перечня. Справочный аппарат к перечням.

Организация ЭЦД и отбора их на государственное хранение. Система экспертных органов. Экспертные комиссии, их задачи, функции и организация работы. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Выявление особо ценных документов. Понятие «особо ценные документы». Методика выявления фондов, дел, содержащих особо ценные документы. Оформление результатов по выявлению особо ценных документов.

Тема 10. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ В АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Система планово-отчетной документации в архивных учреждениях федеральной архивной службы. Перечень планово-отчетной документации. Основные показатели плана. Примерный план работы архива на год. Внутренняя планово-отчетная документация. Перспективное планирование.

Тема 11. ЭТИКА АРХИВИСТА

Определенные нормы поведения архивиста. Строгая регламентация функций и их изменения в современных условиях. Противоречия между профессиональным нравственным долгом архивиста. «Приватизация» архивной информации, «архивное пиратство». Этические нормы при работе с архивными документами. Этика исследователей. Международные этические нормы поведения архивистов.

Тема 12. КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов на уровне АФ РФ, архива, архивного фонда. Понятие о классификации документов. Признаки классификации.

Классификация документов в пределах архивов. Значение классификации для рационального размещения документов в архивохранилищах. Преемственность принципов классификации.

Теория фондирования. Понятие архивного фонда. Виды архивных фондов. Архивная коллекция. Виды работ в процессе фондирования. Хронологические границы фонда. Факторы, влияющие на границы фонда. Хронологические границы фондов личного происхождения.

Формирование объединенных архивных фондов. Признаки объединения документальных комплексов учреждений и лиц. Формирование архивных коллекций. Создание персональных собраний.

Классификация документов в пределах архивных фондов, ее значение для организации документов и поиска архивной информации. Единица хранения как единица классификации. Систематизация дел в составе архивного фонда. Методика составления схем систематизации документов в пределах архивных фондов. Типы и виды схем систематизации. Специфика систематизации документов объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения и архивных коллекций.

Организация и методика работы по классификации документов в архивах. Методические пособия для осуществления классификации документов и проведения работ по фондированию и систематизации в пределах фондов. Исторические справки и их роль при фондировании. Методика составление исторической справки.

Тема 13. КОМЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА Российской Федерации

Понятие о комплектовании архивного фонда страны. Взаимосвязь классификации документов, экспертизы их ценности и комплектования. Законодательные акты и правила, регламентирующие организацию и порядок комплектования госархивов.

Источники комплектования государственных и ведомственных архивов. Критерии определения учреждений источников комплектования. Критерии определения лиц, документы которых могут быть приняты в архив. Списки учреждений – источников комплектования.

Определение состава документов, подлежащих госхранению. Организация приема документов в государственные архивы. Выборочный прием документов. Сроки хранения документов в ведомственных архивах. Осуществление контроля со стороны архивных учреждений за сохранностью документов и своевременным их поступлением на государственное хранение.

Современные проблемы комплектования госархивов в связи с распространением в стране новых форм собственности. Особенности комплектования негосударственных архивов.

Тема 14. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Понятие об учете документов АФ РФ. Особенности системы учета архивных документов: централизация, преемственность, динамичность. Взаимосвязь и взаимодополняемость учетных документов и справочников.

Единицы учета архивных документов. Нормативные акты регламентирующие учет архивных документов. Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Перспективы совершенствования учета документов в архивах, музеях, библиотеках.

Система учета архивных документов. Состав учетных документов и справочников. Учет поступления и выбытия документов. Учет особо ценных документов и копий страхового фонда. Организация хранения документов.

Учет документов в архивных органах. Фондовые каталоги. Центральный фондовый каталог. Разработка АСНТИ и ее значение. Основы автоматизированного учета документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов. Порядок и периодичность проверок. Документы, составляемые в ходе проверки и после нее. Мероприятия по результатам проверки.

Тема 15. НАУЧНО – СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Система НСА и ее назначение, состав и функции. Единство научных методов построения системы НСА.

Понятие об объекте информации, элементе информации, информационно-поисковой системе и информационно-поисковом языке. Типы и виды архивных справочников. Уровень информационной насыщенности справочников. Создание гибких информационно-поисковых систем для архивов.

Архивные описи. Назначение и виды описей, место в системе НСА. Преемственность в составлении описей в ведомственных и государственных архивах. Переработка и усовершенствование описей.

Описание дел. Назначение, цель и значение этой работы. Состав логических записей при описании дел. Заголовок дела. Состав заголовка дела. Приемы обобщения в заголовке документной информации о содержании, авторах, корреспондентах. Составление аннотаций на дело, документ, группу документов. Обложка дела и ее реквизиты. Архивный шифр дела.

Методика и практика создания архивных описей. Формы и состав описи . Система построения описи. Порядок занесения сведений в опись. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи. Опыт архивов по составлению и изданию описей.

Каталоги. Назначение и виды архивных каталогов, их взаимодополняемость и место в системе НСА. Создание предметных, систематических каталогов. Методические пособия по созданию каталогов. Классификационные схемы каталогов. Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов /СЕК/ для документов ХVIII - начала ХХ в./1983/ и документов ХХ в. /1978/. Схемы построения алфавитных каталогов. Описание документов при каталогизации. Объем информации на карточке. Особенности описания в зависимости от вида каталога.

Путеводители. Назначение и основные виды путеводителей. Общая характеристика путеводителя по фондам архива. Методика составления, схема построения. Индивидуальные и групповые характеристики документов архивных фондов. Краткие справочники по фондам архивов. Межархивные справочники и путеводители.

Обзоры документов. Виды обзоров и их функции в системе НСА. Обзор фондов. Тематический обзор. Методика составления обзоров. Выбор фондов или тематики для составления обзоров. Методика описания документов в обзорах. Индивидуальные и групповые аннотации Состав поисковых данных. Справочный аппарат к обзорам.

Указатели и перечни как вид архивных справочников. Фондовые, межфондовые, Межархивные указатели и перечни.

Автоматизированные информационные системы по документам архивов. Понятие об АИС, используемых в архивах, их значение и цели. Проблема свертывания документной информации архивных справочников с учетом их взаимодействия с АИС. Опыт разработки и развития АИС по архивным документам.

Археография как научная дисциплина. Взаимодействие археографии, архивоведения, текстологии, источниковедения. Предмет и объект архивоведения.

Документальная публикация. Свойства. Конвой. Сигнальная система. Принципы выявления документов для издания. Основные критерии фильтрации документов для издания. Принципы воспроизведения документов в публикации. Конвоирование документа в публикации.

Типология документной публикации. Взаимодействие документной публикации и общественного сознания.

Тема 16. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использование архивных документов - составная часть научно-информационной деятельности архивов. Виды и типы эффективности использования ретроспективной документной информации. Потребители РДИ. Архивный фонд РФ как источниковая база исторической науки. Использование архивных документов в экономике, текущей деятельности учреждений, в развитии культуры, социально-правовой сфере.

Основные функции использования документов. Запрос, поиск, ответ, инициативное информирование. Передача информации потребителям. Выполнение тематических запросов, составление и выдача архивных копий и выписок.

Организация выставок документов. Выявление, отбор и условия экспонирования документов. Подготовка статей и материалов для радио, телепередач, газетных и журнальных публикаций. Экскурсии, лекции, доклады.

Публикация документов, ее назначение. Типы, виды и формы публикации.

Исполнение запросов социально-правового характера. Порядок исполнения и выдачи архивных справок. Виды архивных справок.

Изучение документов исследователями в читальных залах. Организация работы читального зала. Правила допуска исследователей к документам. Порядок выдачи дел исследователям.

Выдача дел во временное пользование. Условия, сроки и порядок возвращения дел.

Тема 17. ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

Проблема безопасности архивов и сохранности документов. Размещение архивных фондов в архивохранилищах. Схема размещения архивных фондов. Назначение и особенности постеллажных и пофондовых топографических указателей.

Основы обеспечения физико-химической сохранности архивных документов. Содержание и основные процессы технологии хранения документов. Факторы разрушения документов, режим и технологические условия их хранения. Меры по обеспечению пожарной безопасности и предотвращению воздействия внешних разрушающих факторов. Основные требования к помещениям и их оборудованию.

Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности архивных документов. Микрофильмирование, ксерокопирование и другие формы сохранения информации в современных условиях.

Консервация и реставрация архивных документов. Современные материалы для создания документов и способы ослабления внешних факторов разрушения документа.

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ

Ознакомившись с программой курса, студенты обязаны приступить к подбору источников и литературы. Рекомендуется сначала изучить общие работы по организации и истории архивного дела, а затем различные статьи по отдельным аспектам работы архивов. Приветствуется поиск студентом дополнительной справочной и специальной литературы.

Объем заданий в часах и наименования тем для самостоятельной работы даны в разделе, посвященном тематике дисциплины.

Студенты выполняют последовательно в течение семестра контрольные работы после освоения лекционного материала и выполнения самостоятельной работы. Работа выполняется в аудитории в период времени установленный преподавателем. По итогам успешной сдачи контрольных работ в течение семестра, преподаватель может принять решение о выставлении зачета (автоматом).

По итогам изучения указанных в тематическом плане вопросов студенты должны оформить реферат, структура которого включает элементы: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список источников и литературы. Ссылки в реферате обязательны (в том числе на электронный ресурс), все остальные структурные части реферата должны соответствовать предъявляемым к письменным работам требованиям. Объем реферата от 10 до 15 страниц.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Организационные и правовые вопросы архивного дела в муниципальных образованиях

Функции комплектования, контроля за делопроизводством и использования документов и их реализация в муниципальных архивах

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: