Понятие и задачи экспертизы ценности документов.

Содержание

Введение 3

1 Понятие и задачи экспертизы ценности документов 5

2 Принципы отбора документов на хранение 9

3 Основные критерии экспертизы ценности 10

Заключение 16

Список использованных источников 18

Введение

Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хранение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения – это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.

Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким - либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах организаций и по истечении сроков возможного их использовании уничтожаются.

Понятие и задачи экспертизы ценности документов.

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации».

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной, культурной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата и т.п. и могут служить источниками по изучению различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за пределы узкопрактических целей. Их роль как источников для осуществления научных исследований невелика. Кроме того, значительная масса документов содержит информацию, которая теряет свое значение практически сразу же после их возникновения. Такие документы могут быть уничтожены.

Значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы документационного обеспечения управления, заведующий архивом, главный бухгалтер и председателем назначается один из руководящих работников организации. Каждое заседание экспертной комиссии оформляется протоколом. [1]

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

С целью разрешения первой из указанных задач подвергаются изучению, как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (а также документы учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении).

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы различных учреждений, имеющие научную ценность, подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется их окончательный отбор в государственные архивы.

Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Это вызвано неравноценностью учреждений и соответственно документов, которые образовались в их деятельности, как источников информации.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов (т.е. определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива).

Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной или разных систем управления. Экспертизой устанавливается, в составе фондов каких государственных архивов (федерального, регионального или местного значения) документы с повторяющейся информацией будут сохранены, а в составе каких выделены к уничтожению.

Решение задачи по определению сроков хранения документов осуществляется путем изучения документов справочного значения и распределения их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе нормативно-правовых актов, а также с учетом опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

При решении третьей задачи, связанной с установлением степени сохранности документов, экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других случаях, а именно:

- при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т.п.;

- при передаче из одного архива в другой (в этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика);

при покупке документов (приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки).

- при проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, но при этом нельзя оставлять на хранение документы второстепенного значения. Это особенно важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий, расширением их деятельности.

Поэтому одна из существенных задач экспертизы - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Эта задача может быть решена совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: