Первичные документы государственного архива

Понятие использования архивных документов

1 вопрос Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Основные направления, цели, формы использования архивных документов

Направления использования архивных документов:

ü укрепление российской государственности;

ü удовлетворение информационных потребностей общества;

ü обеспечение законных прав и интересов граждан.

2. вопрос Цели использования архивных документов:

ü политические;

ü организационно-управленческие;

ü научные;

ü экономические;

ü культурно-просветительные;

ü учебные;

ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).

3. вопрос. Формы использования архивных документов:

ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

ü представление документов пользователям для исследований;

ü экспонирование документов на выставках;

ü использование документов в средствах массовой информации;

ü проведение информационных мероприятий;

ü выдача документов во временное пользование;

ü публикация документов.

Основные требования к работе по использованию архивных документов

4 вопрос Основные требования к работе по использованию архивных документов:

ü использование документов производится с разрешения руководства архива;

ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

ü при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

4. Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.

5 вопрос Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее
методику поиска ретроспективной документной информации в
целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;

существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

6 вопрос. Учет использования архивных документов

Цели учета использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

ü на первичные;

ü обобщающие;

ü итоговые.

Первичные документы ведомственного архива

Первичные документы ведомственного архива — это:

ü журнал учета подготовленных информационных документов;

ü журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;

ü журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;

ü журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

ü журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

ü книга выдачи дел из хранилища;

ü лист использования дела;

ü личное дело исследователя.

Первичные документы государственного архива

Первичные документы государственного архива:

ü карточка учета форм использования документов;

ü карточка учета тем исследований в читальном зале;

ü журнал регистрации пользователей в читальном зале;

ü требования на выдачу дел;

ü личное дело пользователя;

ü картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;

ü журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;

ü карточка учета изданий архива;

ü лист использования дела.

12 3

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: