Рекомендации по совершенствованию системы хранения и работы архива

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов.

«Основные правила работы архивов организаций», необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

«Основные правила...» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов».[5]

Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

В новой редакции Правил учтен фактор широкого внедрения в делопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива.

Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов в настоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов.

В раздел «Организация документов» в архиве включен новый подраздел «Организация документов по личному составу».

Новые Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.

Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т.е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация.

В то же время важно иметь в виду, что в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» негосударственные организации обязаны сохранять документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ (ст. 16) и, следовательно, вести их учет, осуществлять поиск документов и документной информации по запросам пользователей, реализовывать в соответствии с законодательством доступ к архивной информации, для чего необходимо описывать документы и создавать справочный аппарат к ним. Поэтому негосударственные архивы объективно должны быть заинтересованы в том, чтобы соблюдать положения и нормы Правил, иногда в упрощенном виде, которые обеспечивают нормальное выполнение архивом своих функций независимо от того, какой организации принадлежит архив.

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.[6]

Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел.

При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела.

Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.

Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д.

Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.

При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются:

- индекс;

- рубрика;

- подрубрика;

- дата события;

- место события;

- содержание;

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- номер дела;

- номер листа.

Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.[7]

Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.[8]

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного НСА государственного или муниципального архива.

Заключение

К сожалению, попадая в государственный архив, документы находятся в различном, зачастую неупорядоченном состоянии, что значительно снижает их информативную ценность и возможность полноценного использования.

В этом случае сотрудники архива, вынуждены начинать работу по подготовке дел для дальнейшего хранения с проведения экспертизы их ценности, заново формировать дела и разрабатывать или усовершенствовать уже имеющийся научно-справочный аппарат.

Эти факторы играют определяющую роль в стремлении государственных архивов к первоначальной правильной постановке, организации и ведении делопроизводства, а также упорядочению текущего хранения документов в организациях.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

Список литературы

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведение. Уч. пособие. М., 2002.

2. Архивная служба Свердловской области – 85 лет // Под ред. А.А. Капустина. – Екатеринбург. 2004.

3. Архивоведение. Учебник. 5-е изд., дополненное./авт.-сост. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., 2007

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М. – Новосибирск, 2003.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М.-Новосибирск. 1997.

6. Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность // Делопроизводство. 2002. № 1.

7. Ларина В.Г. Основные тенденции развития НСА к документам АФ РФ на современном этапе //Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на пятой Всероссийской научной конференции 4-5 апреля 2005 г. /Росархив. ВНИИДАД. РОИА. М., 2005. С. 202-206

8. Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации: Справочно-методическое пособие. - М., 1995. 96 с.

9. Пензин Э.А. Документоведение. Документ и системы документации. Екатеринбург, 2003.

10. Рогожин С.М. Документационное обеспечение управления. М., 2000.

11. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. Сб. науч. трудов. М., 1986.

12. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). М., 2007, 224 с.

[1] Архивоведение. Учебник. 5-е изд., дополненное./авт.-сост. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. – М., 2007

[2] Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации: Справочно-методическое пособие. - М., 1995.

[3] Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). М., 2007, С 128.

[4] Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведение. Уч. пособие. М., 2002.

[5] Попова Е.Н. О некоторых вопросах ведения государственного учета документов в ведомственных архивах // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 23.

[6] Попова Е.Н. О некоторых вопросах ведения государственного учета документов в ведомственных архивах // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 25.

[7][7] Попова Е.Н. О некоторых вопросах ведения государственного учета документов в ведомственных архивах // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 27.

[8] Попова Е.Н. О некоторых вопросах ведения государственного учета документов в ведомственных архивах // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 29.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: