Основы архивной эвристики.

Для результативного поиска ретроспективной информации в архивах необходимо знание основ их организации. В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) существует три формы собственности на документы государственная (федеральная и субъектов федерации), муниципальная и частная. Каждой из них соответствуют свои типы архивов. Именно архивное хранение документов АФ РФ мы и будем здесь рассматривать. Однако, следует иметь в виду, что в соответствии с нормами упомянутого законодательного акта правом постоянного хранения документов АФ РФ обладают также федеральные музеи и библиотеки. В них для хранения документов создаются специальные отделы, методика работы в которых должна соответствовать утвержденным единым правилам.
В основе современной сети государственных и муниципальных архивов России лежат научные основы (или признаки) организации комплексов документов, устанавливающие логические или исторические связи между ними.
Организация документов АФ РФ осуществляется по трем уровням:
- в пределах Архивного фонда страны в целом – на этом этапе в соответствии с признаками создаются архивы;
- в пределах архива – на этом этапе происходит формирование архивных фондов и коллекций;
- в пределах архивного фонда – т.е. организация документов в дела (или единицы хранения).
Эти основы важно знать для построения в дальнейшем алгоритма поиска информации в архивах.
Сеть государственных и муниципальных хранилищ образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Подавляющее большинство перечисленных хранилищ были созданы в первой половине XX века в СССР. И, следовательно, в основе их лежат признаки организации, разработанные в тот же период. Поэтому необходимо знать эти шесть признаков организации архивов.
Эти признаки оставались неизмененными до 1991 года. Это:
Принадлежность документов: к историческим эпохам: феодализма, капитализма, социализма (при всей условности этого деления этот признак обусловлен тем, что «трем» эпохам свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов.
На практике этот признак реализовывался следующим образом; были созданы архивы, хранящие документы трех эпох отдельно (это характерно для бывших центральных государственных архивов СССР, ныне получивших статус федеральных архивов РФ). Например: эпоха феодализма – ЦГАДА, ныне РГАДА (Центральный государственный архив древних актов – ныне Российский государственный архив древних актов); эпоха капитализма: ЦГИА СССР ныне РГИА (Центральный государственный исторический архив СССР – Российский государственный исторический архив); эпоха социализма: ЦГАОР СССР – ГАРФ (Центральный государственный архив октябрьской революции СССР – Государственный архив Российской Федерации).
Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского (для союзных и автономных республик) и местного значения.
На практике данный принцип реализовывался просто: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР (туда поступали документы от союзных учреждений, организаций для хранения документов республиканского значения – центральные архивы республик; для хранения документов местного значения – краевые, областные, окружные, городские районные.
Принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам., т.е. на практике это означало, каждый город, район, область, край, округ, автономная республика должны были иметь свой архив, т.к. в каждой административно-территориальной единице есть свои органы власти, управления, суда, прокуратуры, подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.
Однако, на практике этот признак было сложно реализовать, т.к. административно-территориальное деление страны не было постоянным, оно изменялось, что на практике приводит к трудностям в поиске документов по региональной («местной») истории. Необходимо знать историю той или иной административной-территориальной единицы, чтобы четко проследить историю комплектования местных архивов. Например, нередко документы по истории Рязанской области (губернии) следует искать в архивах сопредельных территорий и т.д. Подобных примеров можно привести множество.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.
Практически отраслевой признак был реализован в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства.
Например: ЦГАЛИ – РГАЛИ (Центральный государственный архив литературы и искусства СССР – Российский государственный архив литературы и искусства; ЦГАНХ СССР – РГАЭ – Центральный государственный архив народного хозяйства СССР – Российский архив экономики и т.д.).
Принадлежность документов к составу документов данного фондообразователя#.
Во всем мире придерживаются двух принципов классификации:
- происхождения – т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам)
- логический – по тематическим рубрикам (коллекции).
Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда: т.е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по равным архивохранилищам.
Напомним, что именно этот основополагающий принцип архивоведения во многом способствовал сохранению единства документальных комплексов, отложившихся в бывших Центральных государственных архивах СССР и перешедших под юрисдикцию Российской Федерации уже в статусе федеральных архивов.
Следует признать, что в практике комплектования государственных и муниципальных архивов, а также библиотек и музеев не всегда строго соблюдается принцип недробимости архивного фонда. Наиболее характерно это для фондов личного происхождения. Причин этого явления как объективного, так и субъективного характера, множество и у каждого фонда, – оказавшегося раздробленным – своя история. Этот факт следует иметь ввиду при поиске документов и обращаться за справками к сотрудникам соответствующего архива, либо к справочно-поисковым средствам, и в первую очередь – к путеводителям по архивам. (Сложнее с музеями и библиотеками, т.к. только у отдельных представителей этих учреждений культуры принята практика создавать путеводители по своим рукописным собраниям).
Способ и техника закрепления информации.
Этот признак организации предполагает создание архивов документов на специальных носителях: кино-, фото-, фоно-, видеодокументов; архивов научно-технической информации.
Помимо создания специализированных архивов, предполагается, что документы на небумажных носителях в архивах должны храниться в специализированных хранилищах. Это обусловлено спецификой обеспечения их сохранности.
Таким образом, знание этих шести признаков, положенных в основу создания архивной сети еще в период СССР важно для правильной организации самостоятельного поиска документов.
Знание научных основ организации архивной сети в стране позволит исследователю проводить эффективный поиск информации.
Поиск документов в государственных и муниципальных архивах, его интенсивность и результативность во многом зависят от знания взаимосвязи учетных и информационных справочников и умения ими пользоваться.
Наиболее важными для исследователей справочниками являются: архивные путеводители и архивные описи, в качестве дополнительных при тематическом поиске следует использовать систему архивных каталогов (систематический, именной и др.), а также обзоры фондов.
В российской практике архивной работы приняты несколько видов архивных путеводителей, которые с разной степенью подробности, информируют о составе и содержании фондов. Это:
- краткий справочник по фондам архива неаннотированный; (содержит следующие сведения – название фонда, номер фонда, объем фонда (количество единиц хранения); крайние даты документов).
- Краткий справочник по фондам архива аннотированный (содержит сведения о названии фонда, номере фонда, объеме фонда, краткие сведения о фондообразователе; краткая аннотация состава и содержания документов фонда).
- Путеводитель по фондам архива (содержит сведения о номере фонда, названии фонда, все переименования фонда, объем фонда, крайние даты документов, сведения по истории фондообразователя, внутренняя структура фонда, аннотация состава и содержания документов).
При работе с путеводителем важно помнить, что объектом описания является фонд и в него включены сведения только об открытых для исследования комплексах документов; на однотипные фонды может составляться групповая (общая) аннотация. Для комплектующихся архивов важно привлекать дополнительную информацию (из кратких неаннатированных или аннотированных справочников, специализированной литературы, на сайте конкретного архива о новых поступлениях.
Наиболее важным поисковым инструментом в архиве является опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. В описи указывается каждое дело фонда. Таким образом, объектом описаний является дело (единица хранения). Описательная статья описи содержит следующие сведения о каждом деле: порядковый номер дела, делопроизводственный номер, заголовок дела (раскрывает обобщенно состав документов дела и их содержание), крайние даты документов, количество листов в деле, в отдельных случаях могут быть аннотации документов.
Основными этапами поиска документной информации в архиве являются:
установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователя информацию.

Важно помнить, что последнее название фондообразователя (учреждения, организации) будет являться названием фонда в архиве.
Фондам личного происхождения названия присваиваются по фамилии, имени отчеству фондообразователя (семьи, рода).
В названии архивной коллекции обязательно присутствуют ведущие признаки ее создания (авторский, тематический, хронологический, номинальный и т.д.).
2) Поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архива (архивов), музеев и библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные документы по теме исследования.
3) Поиск на уровне архива, когда в нем устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы.
4) Поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Поиск усложняется, если к данному фонду составлено несколько описей. Следует установить какая именно опись необходима, ее номер и название.
5) Поиск на уровне дела, документа, т.е. первичной документной информации.
Формы использования архивных документов разнообразны, мы остановимся только на одной из них – предоставлении архивных документов пользователям в читальном зале архива.
В соответствии с ныне действующими правилами работы государственных и муниципальных архивов порядок использования запросов пользователей (вне зависимой от их гражданства!) следующий:
- запрос рассматривается и исполняется архивом при наличии в нем фамилии, имени (отчества), почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив, с уведомлением об этом пользователя или (чаще всего!) пользователю дается соответствующая рекомендация;
- при поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователи с указанием адреса электронной почты и (или почтового адреса) ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется с установленном порядке.
Данная услуга еще только формируется в российских архивах. О возможности ее практического использования следует уточнять на сайте конкретного архива. Услуга может быть платной.
- порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации#.
- по заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях). Услуга платная.
Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.
При клонировании научной работы, сопряженной с исследованием архивных документов исследователям важно знать общие требования российских архивов к выдаче архивных документов, их срокам.
Остановимся на некоторых наиболее существенных требованиях:
- Подлинники архивных документов на которые создан фонд пользования (копии) не выдаются в читальный зал;
- выдача подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется только в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
Выдача документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.
Срок выдачи архивных документов в читальный зал пользователям в течении которого они могут работать с ними составляет до одного месяца.
Описи дел, документов выдаются на срок не превышающий пяти дней.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: