Информационное обеспечение ИТ

Понятие информационного обеспечения, его структура

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память персонального компьютера (ПК) осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.

Каждому показателю соответствует множество конкретных значений – данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений. Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

- источникам возникновения: первичная и производственная (промежуточная, командная, отчетная);

- способу фиксации: устная и документированная;

- способу выражения: цифровая и алфавитная;

- характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;

- направлению движения: входящая и исходящая;

- стабильности: переменная и условно – постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

- функциям управления;

- принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-кономическая, оперативно-производственная;

- времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и ИТ – предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации – вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Цель разработки ИО ИТ – повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений. Основное направление ИО – обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему:

- представлять полную, достоверность и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

- обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

- предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентом задачи и функционировать в режиме информационно – справочного обслуживания;

- в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким – либо реквизитам – признакам, например по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов – признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов – признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто принимают мнемокоды, штрих – коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система кодирования – порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта.

Например, материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ». Процесс присвоения объекта кодовых обозначений называется кодированием. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации:

минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам;

разработка сводных экономических отчетов по различным признакам;

декодирование при переходе от кодов – признаков к их наименованиям при печати свободных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;

отраслевые, единые для конкретной отрасли;

региональные, единые для данной территории;

локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого назначения. Классификаторы общегосударственного назначения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делят на четыре группы:

классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП), ОК строительной продукции.

классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: