Бланки деловых документов

Учебный текст

Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы. Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование.

Определение документа, его функции и классификация

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

· документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

· документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14. Расстояние между отдельными реквизитами - от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы). Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации».

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - левое; 20 мм - нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

3. Деловые документы личного характера

Автобиография и резюме – понятия, особенности составления и оформления

Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Примерами таких документов являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.

Рассмотрим правила составления и оформления автобиографии и резюме - документов, составляемых при поступлении в учебное заведение или при трудоустройстве и описывающих отдельные события жизни, достижения, профессиональные навыки и умения автора. Случается, что соискатель, начиная писать автобиографию или резюме, неожиданно открывает в себе много нового и интересного.

Автобиография: понятие, структура, образец оформления

Автобиография – документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение; при трудоустройстве, преимущественно, в государственные учреждения и др.

Пишется автобиография в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. Желательно, чтобы объем информации составлял не более одного листа.

Всю последовательность изложения можно представить в виде следующих основных блоков:

· Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения.

· Сведения о родителях, семье.

· Образование, начиная со школьных лет.

· Трудовая деятельность с указанием места работы, должности, причин увольнения.

· Адрес места жительства; дата написания, подпись автора.

Кроме того, мужчинам следует указывать период воинской службы и воинские звания. Женщины могут сообщить сведения о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

Если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения. В автобиографии указывается также работа на выборных должностях, награды и другие поощрения.

Резюме: понятие, назначение, порядок оформления

Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность. Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны.

Существует множество вариантов резюме в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др.

По форме и особенностям составления и оформления любое резюме, включая наиболее современные его разновидности, является своеобразной анкетой. В настоящее время можно говорить о формируемых в России собственных традициях и правилах составления резюме.

Основные рекомендации по оформлению резюме:

· Распечатка с использованием качественной белой бумаги только на одной стороне листа формата А4.

· В одном резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и (или) заглавными буквами. Зарубежный «вариант»: Times New Roman и Courier New по отдельности или вместе: Courier New для заголовков, а Times New Roman - для текста и небольших заголовков; текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14. Не рекомендуется использовать цветной шрифт. Исключение составляют активные ссылки на сайты компаний, в которых работал претендент и адрес электронной почты.

· Допускается выделение наиболее важных слов с помощью курсива, но не более 5-7 слов на страницу, иначе они перестают восприниматься как важные. Возможно использование маркированных или нумерованных списков.

· Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики.

· Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала).

· Маркировка страниц резюме – либо традиционно для деловых документов, либо в верхнем колонтитуле каждой страницы оформляются фамилия и имя, а сами страницы нумеруются, например так: «стр. 1 из 3», «стр. 2 из 3», «стр. 3 из 3».

Формат резюме, виды форматов, образцы оформления резюме

Формат резюме - это способ организации информации и расстановки необходимых акцентов. Различные форматы выгодно подчеркивают (или позволяют сместить акценты с нежелательной информации) те или иные стороны и факты профессиональной деятельности кандидата.

Существуют следующие форматы резюме: обратный хронологический формат; функциональный формат; комбинированный формат, формат достижений; целевой формат; международное резюме CV; портфолио.

Обратный хронологический формат - описание всех фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы, учебы.

Наиболее традиционный вид резюме, точно и достоверно представляющий информацию о кандидате. Особое внимание уделяется датам - это позволяет продемонстрировать непрерывный стаж работы, высокий профессиональный уровень, подчеркивает работу в солидных компаниях и на ответственных должностях, но также показывает все временные разрывы, понижения в должности и др.

Такое резюме следует использовать при стабильном развитии профессиональной карьеры и в том случае, когда соискатель претендует на должность, близкую к занимаемой в настоящее время.

Функциональный формат - акцентирует внимание на уровне квалификации, умениях и навыках, способностях соискателя, а датам уделяется меньше внимания. Подчеркиваются не предыдущие достижения, а перспектива претендента на должность. Такое резюме дает возможность затушевать недостаточный опыт работы, периоды безработицы и пр. Подходит для недавних выпускников, для тех, кто меняет профессию, для людей с опытом работы в различных областях деятельности и др.

Комбинированный формат (функционально-хронологическое резюме) – объединяет основные черты функционального резюме и резюме обратного хронологического формата. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, а основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке. Преимущество этого формата резюме заключается в том, что оно позволяет обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность трудовой деятельности.

Формат достижений (резюме руководителя) - привлекает внимание к сильным сторонам и квалификации соискателя, является разновидностью комбинированного формата резюме, акцентирует внимание на выдающихся успехах. Наиболее подходит для подбора руководителей высшего звена, особенно в динамично меняющихся сферах.

Целевой формат – достаточно творческий формат, предполагает высокую индивидуальность составителя и (или) высокие требования креативности к соискателю. Как правило, подчеркивает те достоинства, которые должны заинтересовать работодателя. Подходит, практически, любому соискателю, так как дает возможность продемонстрировать работодателю свои сильные стороны и преимущества.

Международное резюме CV (Curriculum Vitae, от латинского «послужной список») - подробное, детализированное резюме, которое составляется в обратном хронологическом порядке и занимает, как правило, 6-8 страниц. Международное резюме CV – вариант, предпочитаемый международными рекрутинговыми компаниями, составляется теми, кто ищет работу за границей или в международных организациях. Направлять данное резюме следует на английском языке или языке той страны, в которой ведется поиск работы. Рекомендуется прилагать сопроводительное письмо (желательно написанное от руки), в котором должна подчеркиваться готовность к адаптации в другой стране.

Портфолио – комплект творческих работ соискателя, сопровождаемый резюме. Оформлять портфолио рекомендуют в отдельной папке с листком оглавления для облегчения поиска информации. В состав портфолио можно включить: описание целей карьеры; полную версию резюме в выбранном формате; образцы работ, подтверждающих квалификацию; награды, отзывы клиентов, поощрения, премии и т.д.; документы (копии документов), подтверждающие образование.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: