II. ОТПРАВЛЯЕМЫЕ (ИСХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Основы организации делопроизводства

Организационная структура службы делопроизводства.

Для документационного обеспечения работы любой организации предусматривается в рамках организационной структуры службы делопроизводства.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:

1. Управление делами (министерство, ведомство);

2. Общий отдел (исполнительные органы власти);

3. Канцелярия (предприятия организации, учебные заведения) – наиболее распространенная форма службы ДОУ;

4. Секретарь-референт (малые предприятия).

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами:

1. Централизованная (используют в малых и средних предприятиях).

Все операции по обработке документов сосредоточивается в едином центре – канцелярии или у секретаря.

2. Децентрализованная (территориально разобщенные предприятия).

Предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации.

3. Смешанная (большие предприятия).

Часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное, хранение документов, формирование дел).

Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются рядом внутренних документов. К ним относятся:

1. положение о канцелярии

2. инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Она является обязательным для применения всеми сотрудниками. Это большой по объему документ. В сущности в ней кратко излагается курс делопроизводства. Может включать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации

3. Контроль за исполнением документов

4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

5. Порядок работы с исходящими документами

6. Регистрация исходящих документов

7. Составление номенклатуры дел

8. Обеспечение сохранности документов

9. Экспертиза практической ценности документов

3. должностная инструкция работников службы ДОУ

4. табель форм документов, применяемых в организации (альбом форм документов, образцы документов). Это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо и периодически повторяется. Т.о., табель выполняет роль справочника, который позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Применение табеля позволяет:

а) исключить неоправданное создание новых форм

б) установить единую классификацию документов организации

в) учитывать количество видов и форм документов

т.о., он служит для унификации документов. Поддержание табеля (альбома) в рабочем состоянии осуществляет служба ДОУ. Документы в табеле для удобства могут быть систематизированы по:

1. по структурным подразделениям;

2. по функциям и задачам управления.

Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота:

1. прохождение документов должно быть оперативным (сокращение времени пребывания их в сфере делопроизводства: различные операции по обработке документов выполняются параллельно, т.е. копировать и раздавать копии лицам, которые участвуют в исполнении документа одновременно).

2. каждое перемещение документа должно быть оправданным (необходимо исключить возвратное перемещение документов).

3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Т.о., основная задача организации документооборота: прямоточность в движении документов, однократность, единообразие.

Различают потоки:

I. ПОСТУПАЮЩИЕ (ВХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Документопоток входящих документов состоит из:

1. документов вышестоящих организаций, органов власти

2. документов подведомственных организаций (отчетно-учебная документация, различного вида запросы)

3. документов организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий

4. жалоб и обращений граждан.

В процессе движения входящих документов различают следующие этапы:

1. прием

осуществляется работником канцелярии или секретарем, а также участвует работник экспедиции.

2. первоначальная обработка

проверка правильности доставки, вскрытие конверта (за исключением личной корреспонденции), целостность вложений, документы извлекаются и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

3. предварительное распределение и рассмотрение

раскладывают (сортируют) документы по адресатам, потом эти документы забирают секретари этих подразделений, распределение нужно для прямоточности и быстроты движения документов.

4. регистрация

в день поступления документа для фиксации факта и времени поступления в учреждение делают отметку о поступлении в виде регистрационного штампа.

p.s. нерегистрируемые документы пропускают этот этап

5. передача документов

осуществляется в день поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Документы не должны лежать без действия – нарушается принцип быстроты перемещения.

6. рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций

руководству направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также те, которые содержат необходимую для руководства информацию. Эти документы составляют ≈ 20% от всей документации. Это делается для того, чтобы руководство не было перегружено избыточной информацией. Резолюции должны быть четкие и конкретные указания по его исполнению. Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль

7. передача исполнителям

Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.

7. исполнение резолюций

работа с документом производится в день получения, срочные документы рассматриваются по мере получения. На этом этапе также документы не должны лежать без движения. Осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в этой резолюции. Документ (или его копия) до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

8. отправка ответных документов и подшивка в дело

При передаче ответного документа к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителяи позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.

II. ОТПРАВЛЯЕМЫЕ (ИСХОДЯЩИЕ) ДОКУМЕНТЫ

Документопоток исходящих документов состоит из:

1. ответных писем

2. инициативных писем

В процессе движения исходящих документов различают следующие этапы:

1. составление проекта документа

подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.

2. согласование проекта, его визирование (при необходимости)

при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.

3. подписание (и утверждение) документа

Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.

4. регистрация

подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.

5. отправка документа

В службе экспедиции документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, запечатывают, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Документы должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию для отправки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: