Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.
Лекция 4
2.2. Документооборот предприятия и его составляющие. Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение
Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.
Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
В делопроизводстве, документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должная соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Термин "документооборот" появился в литературе 20-е годы, в работах таких крупных специалистов в области управленческого труда, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев.
Именно тогда были сформулированы основные положения организации документооборота, которые были связаны с рациональным построением структуры аппарата управления и четким распределением функций между различными службами и исполнителями.
Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов:
• распределение документов по исполнителям;
• сокращение инстанций их прохождения;
• направление документов непосредственному исполнителю;
• регламентирование порядка подписания.
В 1931 г. Институт техники управления сделал попытку нормативной регламентации единых принципов организации документооборота, утвердив:
– правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов
– централизацию операций по приему и отправке;
– рациональные маршруты движения;
– необходимость сокращения видов документации.
С середины 1970-х годов понятие "документооборот" становится однозначным и закрепляется как термин в государственном стандарте (ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1970).
В этот период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов:
• проводится углубленное изучение параметров документопотоков;
• разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик (Методика исследования делопроизводственных процессов в аппарате управления. М.: Главархив СССР, 1972)
Такие исследования стали обязательными на этапах разработки и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ).
В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов в учреждениях:
• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов;
• наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
• неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
• несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям;
• отсутствие правил передачи и доставки документов.
Материалы исследований позволили включить в Основные положения Единой государственной системы делопроизводства(ЕГСД М.: 1974) теоретические основы организации документооборота:
• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается лишь деловой необходимостью).
ЕГСД регулировала организацию только традиционных (бумажных ) документов и содержала:
• практические правила по организации движения документов и технологии их обработки, применительно к основным документопотокам,
• правилам доставки и передачи документов,
• методику учета документооборота.
Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
На рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос о включении нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Это включение предполагало:
• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами.
В настоящее время основным документом, регламентирующим организацию делопроизводства документооборота в России является ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991)
ГСДОУ содержит:
• правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов;
• правила передачи и учета документов в учреждении;
Изначально основу документооборота отражают следующие организационные документы: устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, должностные инструкции.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой:
• главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства;
• проблему технологии документационных процессов.
Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.
Документооборот - сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
Основными характеристиками документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа.
При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, т.е. каждое перемещение документа должно быть оправданным.
• прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичность движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке аппарата управления.
Документооборот, как технологический процесс, делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.
Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют:
1. горизонтальные потоки, подразделения одного уровня управления;
2. вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие подразделения различных уровней:
восходящие потоки - это входные документы, получаемые подразделением от подчиненных подразделений;
нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящим подразделением, подчиненным подразделениям
По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток - это документы, поступившие в организацию извне.
Исходящий документопоток - это документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы (адресатам).
Внутренний документопоток - это документы, созданные данной организацией и предназначенные для ее собственных потребностей.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от:
• состава и содержания документов;
• степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений;
• распределения обязанностей между должностными лицами;
• принятой в организации технологии работы с документами.
Входящие документы
Входящие документы образуют три направления движения:
– руководству организации;
– руководству структурных подразделений;
– непосредственно специалистам.
Входящие документы в каждой организации оформляют централизованно. При этом выполняются следующие операции:
• фиксируется факт поступления документа;
• проверяется правильность и целостность вложений;
• осуществляется штемпелевание и сортировка.
Стандартная процедура обработки и исполнения входящих документов включает следующие действия и операции:
• Предварительное рассмотрение руководством, поступивших документов
• Согласование с заинтересованными должностными лицами порядка исполнения документа
• Принятие решения и оформление "Резолюции" по исполнению документа
• Уведомление исполнителей и передача им документов, подлежащих исполнению
• Исполнение документов и оформление реквизита "Отметка об исполнении"
• Направление исполненного документа в дело (архив).
Входящие документы регистрируются либо до, либо после их рассмотрения руководством.
Документы передаются руководству или исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
Руководитель оформляет свое решение по исполнению документа реквизитом "Резолюция". В "Резолюции" даются исчерпывающе, сжатые указания о порядке и характере действий исполнителей.
Исходящие документы
Исходящие документы, как правило, пронизывают всю управленческую структуру. Как инициативные проекты документов, так и информационные готовят специалисты в структурных подразделениях, которые являются исполнителями. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания, а так же от принятой технологии регистрации и отправки.
Стандартная процедура подготовки и отправки исходящего документа включает следующие действия и операции:
• Подготовка проекта исходящего документа в черновике
• Изготовление и оформление проекта документа
• Согласование и визирование у заинтересованных лиц
• Подписание документа руководителем
• Регистрация документа
• Отправка адресату
В обязанности Исполнителя входит сопровождение исходящего документа по всей процедуре, до момента отправки. Он обязан проверить:
– правильность составления и оформления документа
– наличие виз и приложений.
Подготовленный и подписанный документ представляется на регистрацию со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился.
Канцелярия (экспедиция) производит следующие операции: сортировку, адресование, конвертирование, маркировку, отправку в почтовое отделение.
Внутренние документы
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, протоколы, справки, докладные записки, заявления сотрудников и другие.
Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными.
Стандартная процедура подготовки и исполнения внутренних документов включает следующие действия и операции:
• Подготовка проекта документа
• Изготовление и оформление
• Согласование и визирование у заинтересованных лиц
• Подписание
• Рассмотрение адресатом и оформление реквизита "Резолюция"
• Исполнение и оформление реквизита "Отметка об исполнении"
• Направление исполненного документа в дело (архив)
Проект распорядительного документа, после его согласования, подписывается руководством организации и передается для регистрации в службу документационного обеспечения (СДО).
Протоколы, после оформления и подписания, размножаются и копии рассылаются в подразделения для исполнения.
Докладные записки, справки для руководства, объяснительные записки после регистрации передаются по назначению для исполнения или для принятия к сведению.
Передвижение документов внутри организации осуществляется с помощью электроннойпочты или курьерской связи.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|