Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел: общий порядок и особенности

Лекция 3

2. Организация работы с документами предприятия

2.1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

Организация эффективного делопроизводства немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Сводной номенклатуре дел должна предшествовать разработка номенклатур дел структурных подразделений.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается:

1) в организации группировки исполненных документов в дела;

2) в обеспечении правильного и быстрого поиска дел и документов, хранящихся в составе соответствующих дел;

3) в систематизации и учете дел, закреплении их индексов;

4) в определении сроков хранения дел, а также документов, хранящихся в составе соответствующих дел.

Кроме того номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также для разработки информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.

Номенклатура дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежит разработке в течение месяца, исчисляемого с момента внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

В этом случае документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, сразу будут распределяться между соответствующими делами, а не накапливаться в неприспособленных для этой цели местах. Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел предусматривает:

1) изучение руководящих документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий, и сроки их хранения;

2) предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение;

3) предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;

4) составление и оформление проекта номенклатуры дел;

5) согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях – его уточнение и дополнительное оформление;

6) утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.

При определении перечня документов, образующихся в деятельности предприятий, и сроков их хранения следует руководствоваться:

1) учредительными документами предприятия;

2) положениями о структурных подразделениях предприятия;

3) перечнями документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения;

4) номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;

5) описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

6) документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Перечень построен по функциональному признаку и состоит из 2-х частей.

Первая часть – «Документы, образующиеся в управленческой деятельности»:

документацию, отражающую организационно-распорядительные функции управления;

документацию по планированию деятельности;

документацию по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности;

документацию по отчетности и учету результатов деятельности;

документацию по организации экономических, научно-технических и культурных связей;

документацию по информационному обслуживанию;

документацию по организации труда и трудовым отношениям;

документацию по кадрам;

документацию по материально-техническому обеспечению;

документацию по административно-хозяйственному обслуживанию;

документацию по социально-бытовому развитию;

документацию по вопросам деятельности профсоюзов.

Документы в составе перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года) изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период – в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе полученных сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Определение примерных формулировок заголовков дел должно производиться согласно нижеследующим общим правилам:

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.

2. Состав элементов заголовка:

Название вида дела (переписка, журнал) или (протоколы, приказы);

Название предприятия или структурного подразделения;

Название предприятия, которому будут адресованы или от кого будут получены документы, помещаемые в дело ( адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа)

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело;

сведения, указывающие на копийность документов.

Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями:

1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанных последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка – в скобках – указываются основные разновидности документов ( планы, списки, доклады …)

2.В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются – вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности». В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются, а указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала»

3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно- территориальным единицам, включаются наименование соответствующей местности. Например: «Документы по комплектованию автоматизированными средствами обучения учебно - треннировочных центров МЧС Сибирского административного округа».

4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию или отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе) за который составлены планы, отчеты. Например: «Годовые и квартальные планы работы ООО «Радуга»».

5. В заголовки дел, предназначенных для однородных документов, наименование документов включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».

6. Если предполагается, что дело в связи со значительным объемом документов будет состоять из нескольких томов, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем – при необходимости – заголовки каждого тома, уточняющие содержание общего дела. Например: « Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок). «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года».

При формировании номенклатуры дел предприятия в целом, как и при формировании номенклатуры дел структурного подразделения, в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, решения, приказы вышестоящих органов управления, располагаются раньше, чем заголовки дел с приказами руководителя предприятия. Затем заголовки структурируются в порядке уменьшения значимости соответствующих документов: организационных, договорных, планово-отчетных и др.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение – например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). Например:бухгалтерии присвоен номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с этим отчетом будет присвоен индекс 05 – 01.

Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению. Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: