Раздел 4. «Организация документооборота»

ТЕМА: 4.1. Документооборот и его основные этапы. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем документации, контроль за исполнением документов.

Организация документооборота подразумевает установление единых правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков. Организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в системе управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом, она должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется применять унифицированные формы документов и разрабатывать примерные схемы (графики документооборота) прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Документооборот -это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

– прием документов;

– экспедиционная обработка;

– предварительное рассмотрение документов;

– распределение корреспонденции;

– передача и доставка документов;

– учет объема документооборота;

– регистрация документов;

– контроль за исполнением документов.

Следует отметить, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать его исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Документооборот в организациях, предприятиях, учреждениях осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, машбюро, копировально-множительная служба и т. п.).

Различают три основных документопотока:

Входящие (поступающие в учреждение документы).

Исходящие (отправляемые из учреждения документы).

Внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют поток исходящих документов.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. В любом случае пребывание документа должно быть обусловлено необходимостью его обработки в данном пункте и вытекать из соответствующих организационных и технологических соображений.

Все процессы обработки документа следует подчинять задаче скорейшего и наиболее эффективного решения вопроса, содержащегося в документе, не создавать условий для формализма и волокиты. В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если в исполнении этого документа занято несколько подразделений–исполнителей (или должностных лиц). Своевременное обеспечение копией рассматриваемого документа всех соисполнителей ускорит процесс принятия решения. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю. Исключает возвратные перемещения документа передача необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы (графики) движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении. Одним из важных условий рационального движения документов является четкое распределение функции между исполнителями в организациях, предприятиях, учреждениях, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, подразделениями и руководителями. Грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление (положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д.) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Для каждой группы документов рекомендуется создавать отдельную схему. Проведенные на практике схемы (графики) должны быть включены в инструкцию по ведению делопроизводства или прилагаются к ней. Рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации точности движения документов, исключая повторные инстанции на их пути и повторные операции при их обработке. В этой связи необходимо проводить анализ общего документооборота организации, который необходим для совершенствования работы управленческого аппарата. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

Получаемые извне, из других организаций (входящие документы).

Созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам (авторам) документов, от которых они получены:

– от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

– от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

– от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

– частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам (корреспондентам) используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах. Поэтому именно на этом участке организации документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам управления.

ТЕМА:4.2. Организация документооборота. ИСУД.

Все информационные процессы, происходящие в подразделениях аппарата управления, так же как и документы, принято делить на два вида: формализуемые процессы, которые производятся по алгоритмам обработки информации и не формализуемые процессы. Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес – процессами предприятий, что и определяет возможность успешной деятельности. Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности.

Информационные системы управления документами ИСУД (Electronic Document Management EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объёмов документов, и, конечно, обеспечивают контроль над потоками документов организации. Могут храниться в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые поддерживают ИСУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио – и видеоданные, веб-документы.

Информационные материалы, имеющие ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в определённых профессиональных кругах.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно – контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Главное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

1. Системой управления делопроизводством пользуются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;

2. Системой управления документооборотом пользуются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлечённых в общий бизнес – процесс;

3. Системой управления документами пользуются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

ТЕМА: 4.3. Методы совершенствования организации документооборота. Электронный документооборот. ЭСУД.

Электронная система управления документооборотом (ЭСУД) направлена на повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами.

Основные требования к ЭСУД:

1. Масштабтруемость. Система должна поддерживать как отдельных пользователей, так и очень большое (несколько тысяч) число пользователей. Для этого способность системы к увеличению производительной мощи должна обеспечиваться мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Сегодня при поддержке индустриальных серверов баз данных производства компаний Sybase, Oracle, Informix это возможно.

2. Распределённость. Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределённых площадок (различными по каналам связи) и конечно, поддерживать взаимодействие с удалёнными пользователями.

3. Модульность. Различные компании работают не со всеми компонентами системы одновременно, поэтому ЭСУД предполагает возможность модульного использования.

4. Открытость. Система не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например с прикладными (бухгалтерские и т.п.).

Управление содержанием – это возможность управлять любым контентом в любое время и в любом месте. ЭСУД должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе и мультимедийные.

Основа системы управления содержанием в ЭСУД – хранилище содержания. Это безопасная среда хранения, обеспечивающая организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения контента на платформе Documentum бывает двух типов:

1.Извлечение. Внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании чего система выдаст требуемое содержание.

2.Публикация. Платформа ЭСУД на основе установленных правил должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удалённые сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.п.

В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища должно быть классифицировано и надёжно сохранено.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: