Государственные стандарты на документацию. Ведомственные нормативные акты

Тема 2 ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;

· постановления и распоряжения Правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;

· правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

· государственные стандарты на документацию;

· классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

· законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации;

· нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов. Определения ключевых понятий в сфере информации – «информация», «информатизация», «документированная информация (документ)», «владелец информации», «пользователь информации» закреплены в законе Республики Беларусь «Об информатизации».

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Также, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Закон Республики Беларусь «О государственных секретах» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственным секретам, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой, в интересах обеспечения безопасности Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Республики Беларусь, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

Изображение герба Республики Беларусь на бланках и документах регламентируется Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания», введенный постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. №2182–XII, устанавливает понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает Закон от 5 января 2004 г. №262–3 «О техническом нормировании и стандартизации», а также технические регламенты и кодексы.

Государственные стандарты и общегосударственные классификаторы технико-экономической информации принимает Комитет по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь (Госстандарт Республики Беларусь). Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые техническими регламентами и кодексами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Требования же, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах или кодексах.

Госстандарт Республики Беларусь и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований регламентов, кодексов и стандартов.

Государственные стандарты на документацию. Ведомственные нормативные акты

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные термины, применяемые в процессе делопроизводства.

Стандартизация распространяется не только на область управления. Не менее важной является стандартизация документов в области различных отраслей народного хозяйства. Для обеспечения заданного качества технической документации, например, разработаны комплексы стандартов в области конструирования – Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система программной документации (ЕСПД), Единая система технологической документации (ЕСТД) и т.д.

Наличие подобных систем документации обеспечивает, во-первых, достижение заданного качества и полноты технической документации, позволяющей обеспечить документационное сопровождение изделий в течение всего их жизненного цикла, а во-вторых, позволяет снизить совокупные издержки на разработку, постановку на производство, хранение, сбыт и утилизацию изделий.

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.

В него включены (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов.

В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· Унифицированная система первичной учетной документации;

· Унифицированная система банковской документации;

· Унифицированная система отчетно-статистической документации;

· Унифицированная система документации по труду и др.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4.

Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления, а также особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В ней расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.

Данная инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: