Тема 5. Служебная переписка
1. Правила оформления служебных писем
2. Некоторые виды писем
3. Разновидности служебных писем
Введение
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.
Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).
1. Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами.
Если документ адресуют в два адреса, то два первых экземпляра письма печатают на бланке, а отпуск - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра. Отметки о согласовании документа помещают в письме на отпуске.
В некоторых случаях письма могут заверяться печатью.
Существуют типовые и трафаретные письма.
Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.
Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и т.д.).
Текст составления трафаретного делового письма сводится к :
q ограниченному выбору готовых стандартных синтаксических конструкций;
q заполнению бланка письма;
q построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.
В трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Например, неверное выражение: "Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...", в данном случае правильным будет следующее предложение: "Просим выслать..." (Неверно: "При этом высылаем Вам копию договора..." - верно: "Высылаем копию договора...").
Язык служебных писем отличают следующие особенности:
- нейтральность тона изложения;
- неличный характер изложения;
- унификация (трафаретизация);
- типизация речевых средств и стандартизация терминов;
- сужение диапазона используемых речевых средств;
- высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.
Одноаспектные письма - письма, не требующие ответа. Многоаспектное письмо можно представить как сумму нескольких аспектов. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы.
Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим.
Примеры:
а) письмо-запрос:
"Институт русского языка им. А.С. Пушкина готовит сборник статей "Русский язык за рубежом". Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).
Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля сего года статью на эту тему".
б) сопроводительное письмо:
"Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить."
в) письмо-ответ:
"Вашу просьбу об изменении срока поставки станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа... будут поставлены в сроки, указанные в договоре."
Требования, предъявляемые к тексту служебного письма:
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:
1. Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.
2. Полным. Несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.д.
3. Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.
4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.
Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок.
Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.
В практике служебной переписки встречаются письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.
2. Некоторые виды писем
Письма могут классифицироваться по функциональному признаку:
1. письма, требующие письма-ответа:
q письмо-просьба;
q письмо-обращение;
q письмо-предложение;
q письмо-запрос;
q письмо-требование.
2. письма, не требующие ответа:
q письмо-предупреждение;
q письмо-напоминание;
q письмо-приглашение;
q письмо-подтверждение;
q письмо-отказ;
q сопроводительное письмо;
q письмо-извещение;
q гарантийное письмо;
q информационное письмо;
q письмо-распоряжение.
Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит..." и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.
В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
· повторение просьбы, на которую составляется ответ;
· обоснование причины-отказа (если письмо отказ);
· констатация отказа.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
Циркуляры - письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они носят чаще всего распорядительный характер.
Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
Письмо-напоминание. Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в данном письме являются формы глагола "напоминать".
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Письма-приглашения. Могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.
Письма-предложения. Может представлять собой, например, заявления предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.
Письма-разрешения. Содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.
Письма-подтверждения. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Письма, исходящие из вышестоящих учреждений, организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Учреждения обмениваются письмами, содержащими просьбы, приглашения, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и т.д.
3. Разновидности служебных писем
Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.
Телеграммыпередают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Они передаются по телеграфу через отделения связи. Телеграммы визируются, подписываются и регистрируются по правилам оформления служебных писем.
Реквизиты телеграммы:
q наименование вида документа;
q отметка о категории телеграммы – определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («шторм», «воздух», «авария», «правительственная», «срочная»). В первую очередь обрабатываются телеграммы, касающиеся безопасности человеческой жизни.
q отметка о виде телеграммы – «с уведомлением о вручении», «с доставкой на художественном бланке», «с оплаченным ответом», «заверенная»;
q адрес – может быть полным, сокращенным или условным;
q текст – не употребляют союзов, предлогов, местоимений;
q регистрационный номер;
q ссылка на номер входящего документа;
q подпись – должна соответствовать напечатанной фамилии, заверяется печатью организации;
q наименование организации-автора;
q наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ;
q дата.
Телефакс (факс) – это устройство, позволяющее передавать любую информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, фотографии, чертежи) и получать эту информацию в виде факсимильной копии по телефонным каналам связи или радиоканалам. Для передачи информации по телефаксу необходимо знать номер и код получателя.
Если организация имеет телефакс, то его номер проставляется на бланке служебного письма.
Современные факсимильные аппараты используют обычную бумагу. Получаемые копии – факсимиле (факсы) обладают юридической силой. Поэтому документы, предаваемые с помощью факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с правилами оформления вида документа.
Телефонограмма – это разновидность служебного письма, переданного по телефону; могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.
Датой телефонограммы является дата ее передачи, номер в телефонограмме может быть только исходящим, текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов.
Подписываются телефонограммы руководителем организации или ответственными исполнителями.
При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем (фамилия, должность, номер телефона).
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|