Тема 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕЕ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ

1. Роль делопроизводства в управлении

2. Структура и функции делопроизводственных служб предприятий

3. Систематизация и унификация документации

4. Группировка документов по отдельным признакам однородности

1. РОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время многие авторы считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)

К недокументированной информации относятся:

o устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;

o нефиксируемые визуальные сообщения.

Преобладающей формой и носителем информации является документ.

ДОКУМЕНТ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть получен различными способами:

o посредством письма;

o рисунка;

o графика;

o фотографии;

o звукозаписи.

Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.

Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:

1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)

2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).

Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:

q планирование - посредством подготовки различных планов;

q учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

q координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

q контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.

Характер делопроизводства зависит от существа работы того или иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в сельском хозяйстве, в отделе народного образования - от делопроизводства в больнице и т.д. В связи с этим создано много систем документирования:

o судебная;

o финансовая;

o медицинская и т.д.

Однако для всех учреждений, предприятий и организаций характерна административная функция. Документирование этой стороны деятельности учреждений образует административное делопроизводство или, иными словами, "общее" делопроизводство.

2. Структура и функции делопроизводственных служб предприятий

Основной задачей делопроизводственных служб является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

Факторами, определяющими организационное построение службы, являются:

o основные функции;

o объем работ по каждой функции;

o размеры предприятия.

В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения:

1. управление делами - в министерствах и ведомствах РФ. В состав управления делами включаются канцелярии, инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем и центральный архив;

2. общий отдел - в местных органах власти. В его состав включаются подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная часть, копировально-множительная служба и архив.

3. канцелярия - в большинстве предприятий и организаций.

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо.

Функции службы делопроизводства:

1) функции экспедиции - прием поступающей корреспонденции, сортировка ее на регистрируемую и нерегистрируемую и распределение ее по подразделениям; количественный учет документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.

2) функции по учету и регистрации корреспонденции - учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиска информации; проверка правильности составления и оформления исходящих и внутренних документов.

3) функции контроля - контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководителей; анализ исполнительской дисциплины.

4) функции архива - прием, учет, хранение и использование дел; оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив.

5) функция печатания и размножения документов.

Номенклатура должностей работников служб делопроизводства включает начальников канцелярий, их заместителей, референтов, инспекторов, секретарей, делопроизводителей, машинисток, стенографисток, операторов, курьеров, экспедиторов. Состав и количество работников делопроизводства определяется штатным расписанием.

Права, обязанности и ответственность служащих фиксируются в нормативно-должностных инструкциях.

3. Систематизация и унификация документации

Документирование - это создание документов.

Документирование управленческой деятельности представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:

1) создание документов, определение их формы и содержания;

2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.

Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.

Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,

Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):

q межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;

q отраслевые – министерствами и ведомствами;

q территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).

Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.

В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.

Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.

В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.

Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Работа по унификации включает:

1) разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

2) внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

3) ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

4) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;

5) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

4. Группировка документов по отдельным признакам однородности

Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.

1. По порядку оформления документы подразделяются на:

o общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

o стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

o типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).

2. По содержанию документы могут быть:

q простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

q сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

3. По направленности движения документы подразделяют:

o входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

o исходящие - направляются из предприятия;

o внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

4. По происхождению различают:

q служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;

q личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.

5. По степени гласности документы бывают:

o несекретные;

o секретные, конфиденциальные;

o для служебного пользования.

Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.

6. По срокам исполнения документы подразделяются на:

q срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

q несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

8. По стадии образования документы делят на следующие:

o подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;

o копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

o дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

o выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

o отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: