Техника согласования входов и выходов между процессами

Одной из самых сложных проблем при описании процес­сов является тщательное согласование между собой входов и выходов процессов. В ходе описания процесса и создания рег­ламента процесса владельцы определяют входы и выходы своих процессов. Составляют спецификации на входы и выходы и определяют поставщиков этих входов, выходов, а также ресур­сов, необходимых для выполнения основного назначения про­цесса.

Проблемы возникают в части формы и содержания продук­тов и документов, передаваемых из одного процесса или под­разделения в другой (другое). Для того чтобы избежать этих проблем, все регламенты процессов должны согласовываться между собой. Согласование производит владелец описываемо­го процесса с владельцами процессов-поставщиков входов и ресурсов, а также с владельцами процессов-потребителей выходов продукции и информации. Форма согласования может быть выбрана различная, но, обязательное условие, в письменном виде. Согласующая подпись владельцев других процессов может стоять на титульном листе документа под названием «Регламент про­цесса».

Дополнительное требование в этой части относится к руко­водителю, утверждающему данный регламент процесса.

Руководитель не должен утверждать регламент, не согла­сованный с потребителями, поставщиками и соисполнителями.

Владелец процесса в ходе согласования должен однозначно описать спецификацию на вход (выход или ресурс) или дать ссылку на документ, где эта спецификация описана однознач­ным образом. При необходимости, можно ввести дополнитель­ные требования по количественным, качественным или времен­ным требованиям предоставления данного входа (выхода или ресурса). Способы формализации данного согласования могут быть выбраны различные. На рисунке 2.21 изображен пример формализации взаимодействия между процессами (подразделе­ниями). На рисунке изображено прослеживание и взаимное согласование входа Процесса А, который получает от Процесса Б документ по форме Ф 01.02.45. В свою очередь, Процесс А передает Процессу В документ по форме Ф 09.12.11. После взаимного согласования и утверждения регламентов Процессов А, Б и В у владельцев этих процессов не должно возникать про­блем и вопросов по взаимодействию. Более подробно порядок формирования требований к входам, выхода и ресурсам будет рассмотрен ниже.

Есть еще два замечания, которые следует учесть при выде­лении процессов.

Замечание 2.8: Очень часто процесс не ограничивается рам­ками одного подразделения. В ходе получения результата бывают задействованы смежные подразделения и поставщики ресурсов и материалов. В такой ситуации большое значение приобретает назначение владельца процесса и регламентирование входов и вы­ходов процесса.

При достаточно сложной и разветвленной структуре органи­зации и пути выполнения процесса необходимо четко и одно­значно определить:

1) что является результатом процесса — выходом процесса?

2) кто является ответственным за результат процесса?

3) что является входом процесса?

4) кто является поставщиком каждого из входов процесса?

5) кто является субподрядчиком при выполнении процесса?

Пример способа согласования процессов между собой по­казан на рисунке 2.22. На этом рисунке отображена часть об­щей сети процессов организации, поэтому линии, отображаю­щие взаимосвязи, уходят за край рисунка. Блоки, входящие в зону ответственности владельца процесса 3, закрашены серым цветом. Конечно, в реальной организации отобразить на плос­кости все взаимоотношения между процессами невозможно, по­этому приходится идти на некоторые упрощения, которые для рассматриваемого примера непринципиальны. Так, на этом рисунке 2.22 не отображены вертикальные взаимосвязи между процессом 3 и процессом управления всей организацией, а также вертикальные взаимосвязи со вспомогательными процессами, поставляющими ресурсы для деятельности процесса 3. На ри­сунке 2.22 отображен только один уровень иерархии процессов, т.е. процессы, изображенные на этом рисунке, расположены на одной ступени декомпозиции, управления и управляются вла­дельцами примерно одного статуса¹. Также на этом рисунке не отражен вариант субподрядных взаимоотношений между про­цессами.

Для иллюстрации согласования процессов между собой мож­но воспользоваться аналогией подключения электроприборов или электронных плат внутри приборов друг к другу. Чтобы прибор мог работать, все разъемы (вилки и розетки) должны подходить друг к другу. Поэтому для организации очень важно наладить внутренние коммуникации процессов между собой, чтобы по­ток деятельности не прерывался. На рисунке 2.22 изображено несколько практических ситуаций, с которыми приходится стал­киваться при согласовании входов и выходов процессов между собой.

Ситуация 1. Входе согласования взаимодействия процессов-потребителей и процессов-поставщиков владельцу процесса придется решать проблему согласования своих входов с внешни­ми поставщиками. Поскольку применить к внешним поставщикам административный ресурс очень затруднительно, то владель­цу процесса придется пересмотреть взаимоотношения с постав­щиками и при необходимости провести сложную работу по вклю­чению в договора с ними пунктов, гарантирующих выполнение всех необходимых требований к поставке продукта. На рисун­ке 2.22 эта ситуация изображена в виде входа 3.2 (выход 0.3 от внешнего поставщика 1).

Ситуация 2. Один и тот же результат деятельности процес­са (выход) может одновременно, или по каким то правилам, по­ступать на различные входы различных процессов. Так выход 3.3 поступает на вход 5.2 процесса 5 и вход 6.5 процесса б¹. В этом случае для описываемого процесса 3 должны быть установле­ны определенные правила, по которым производится распреде­ление и передача выхода процессам-потребителям. Наличие таких правил приобретает особую актуальность в условиях регламен­тирования вспомогательных процессов организации, так как минимизирует борьбу за ресурсы между руководителями (вла­дельцами процессов).

Аналогично, вход может поступать в процесс из различных источников (например, вход 3.2 может поступать в процесс от внешнего поставщика или от процесса 1). В этом случае для владельца процесса важно поступление необходимого продук­та от любого из поставщиков.

Ситуация 3.Вход 3.1 не случайно изображен способом, от­личающим его от остальных входов. Такое отображение позво­ляет описать способы решения еще одной проблемы, возника­ющей при попытках состыковать взаимодействие процессов между собой. При регламентации входов и выходов процессов часто задают следующий вопрос:

Сколько входов (выходов) должен иметь процесс, если наш процесс получает от других процессов (передает другим процес­сам) несколько десятков видов продуктов (документов)?

Ответ на этот вопрос тоже придется искать в области дей­ствия понятий экономическая целесообразность и здравый смысл. То есть придется установить для своей организации не только соглашение о правилах декомпозиции процессов и аг­регирования функций, но и аналогичные правила для декомпо­зиции и агрегирования входов. Рекомендуется: для обозначения конкретных видов документов (товаров, продуктов) использо­вать термин «продукт».

Использование этого термина связано также с тем, что в системах управления организациями существуют списки (переч­ни) продуктов (товаров), которые используются для учета ипланирования материальных потоков. Аналогичные перечни создаются (или используются) при внедрении программных продуктов класса ERP (MRP II). Для обозначения группы то­варов или продуктов рекомендуется использовать обобщенное название «вход» («выход»).

Это означает, что владелец процесса может использовать агрегированный термин: например, главный бухгалтер опери­рует понятием «вход» = «первичные бухгалтерские документы». В то же время бухгалтер по направлению деятельности рассмат­ривает поступление от поставщиков и потребителей вполне кон­кретных «продуктов» — счета, накладные, доверенности, сче­та-фактуры и т.д.

Возвращаясь к рисунку 2.22, можно отметить, что вход 3.1 является агрегированным названием входа, по которому в про­цесс 3 от процесса 1 поступает три различных продукта А, Б и В.

Принципы экономической целесообразности и здравого смысла участвуют в решении данного вопроса следующим об­разом: при регламентировании процесса необходимо будет при­нять решение, на каком уровне управления будет проведена последняя декомпозиция входов (выходов) в продукты. Как правило, уровень входов (выходов) — это сфера компетенции

владельца процесса, а детализация входов (выходов) на конк­ретные продукты необходима для исполнителей функций (ра­бот) процесса. Для них же детализируются спецификации на конкретные продукты, так именно они непосредственно рабо­тают с продуктами и спецификациями. Привлечение владель­ца процесса (руководителя) происходит в случаях отклонения продукта (на входе или выходе) от заданной спецификации.

2.4.2. Табличное согласование входов и выходов процессов между собой

Согласование входов и выходов процессов можно провести не только в виде графической схемы. Более того, табличное представление согласования входов и выходов может быть бо­лее информативным. Табличный способ согласования входов и выходов процесса позволяет провести простейшую регламента­цию и представление процесса в виде заполненной таблицы, включающей перечень входов, выходов, функций регламенти­рующих документов и форм.

Очень часто в процесс входит несколько функций, кото­рые регламентированы соответствующими документами, от­ветственность за их выполнение несут разные сотрудники. Пример самой простой табличной регламентации процесса приведен ниже.

Пример 2.3. В качестве примера рассмотрим деятельность коммерческого отдела торгово-закупочной компании, имеющей сеть филиалов и поставляющей товары для сетей магазинов. Процесс носит условное название «Процесс оптовой закупки и продаж то­варов» и условный номер Процесс 05 (П 05). Заполненная табли­ца, описывающая деятельность процесса в упрощенном виде, при­ведена на рисунке 2.23.

Характеристика процесса:

Коммерческий отдел данной компании ведет поиск оптовых клиентов и поставщиков, ведет сбор и обобщение заявок потре­бителей, производит закупки товаров и организовывает достав­ку и растаможивание товаров, полученных из-за рубежа, ведет распределение закупленных товаров между отделами продаж: внутри компании. Кроме того, коммерческий отдел данной компании, имея хорошо налаженные логистические схемы движения партий то­варов из-за рубежа, оказывает услуги своим партнерам по бизне­су (розничным сетям) по доставке товаров, которые они закупа­ют напрямую, не через данную компанию. Компания имеет несколько складов для хранения, перевалки товаров и комплектования за­казов от торговых сетей и магазинов.

Заполнение таблицы ведется от выхода к входу. Сначала за­полняются графы «Продукт (выход)» и «Потребитель (Процесс)». В графе «Продукт (выход)» указываются спецификация на данный выход или номер формы документа, если выходом является доку­мент. В данном примере номера исходящих форм начинаются с цифр 05, что является признаком принадлежности форм к документам данного процесса, имеющего номер 05 по внутренней классифика­ции. Соответственно, номера входящих форм начинаются с цифр принадлежности к документации процесса поставщика. Выполнение каждой функции или работы регламентировано соответствующей инструкцией. Номера инструкций приведены под названиями фун­кций.

В очередной раз нам придется извиниться перед читателем за некоторые упрощения в примере: номерами форм и документов заполнены только две строки таблицы. Этого вполне достаточ­но для понимания принципа заполнения.

Теперь перейдем к рассмотрению содержания функций процесса. Численность сотрудников коммерческого отдела (КО) составля­ет 12 человек. При такой небольшой численности сотрудников начальник коммерческого отдела не ведет документированных планов для каждого сотрудника. Распределение сотрудников по товарным направлениям и взаимодействию со складской службой, грузоперевозчиками и таможней сложилось исторически и закреп­лено в их должностных инструкциях в достаточной для управле­ния степени. Поэтому планирование деятельности по закупкам и продажам идет сверху от генерального директора без разбивки на каждого сотрудника. Последней строкой в таблице является от­четность владельца процесса перед вышестоящим руководством (Генеральный директор и Совет директоров). Функции контроля за ходом работ процесса, анализа хода процесса и управления про­цессом при отклонениях показателей процесса от номинальных границ в данной таблице не отражены, но должны быть внесены в должностную инструкцию владельца процесса (начальника ком­мерческого отдела). Будем считать, что начальник отдела внес все функции цикла P-D-C-A (Plan — Do — Check — Act) в соот­ветствующие документы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: