Использование форм в базе данных

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра дан- ных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования сущест- вующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

15) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

16) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хра- нящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

17) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в ок- не формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

18) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бу- мажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшает- ся количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с по- мощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конст- руктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов

Формы → Другие формы → Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и по- ля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид фор- мы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы, Менеджеры.

5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конст- руктор → панель инструментов Элементы управления).

9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).

Рис. 9. Создание кнопок на форме

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Mi- crosoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с по- мощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержа- щих данные из различных источников, справочную или вспомогательную ин- формацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18. Добавьте еще одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались на- звания данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь.

20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Ме- неджеры.

22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.

23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с база- ми данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкни- те по кнопке Создать.

27. В диалоговом окне Создание (рис. 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.

Рис. 10. Задание имени кнопочной формы

28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопоч- ной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рис. 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм

29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 12).

Рис. 12. Создание кнопок на форме

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.

Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолча- нию)».

33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке За- крыть.

34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.

Рис. 13. Главная кнопочная форма

35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.

36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Парамет- ры Access (рис. 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра –

«кнопочная форма».

Рис. 14. Задание параметров Access

37. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены формы?

2. Почему форма является незаменимым средством в БД?

3. С помощью чего можно создавать формы?

4. На основе чего можно создавать формы?

5. Как создать кнопку на форме?

6. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?

7. Как создать главную кнопочную форму?

Лабораторная работа № 5

Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи- ческие элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

19) с помощью Мастера отчетов;

20) на основе таблиц или запросов;

21) в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание →

панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) пере- местите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рис. 15. Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче- стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните коман- ду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требует- ся вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажми- те кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запус- тите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).

Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог устано- вите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рис. 18. Вычисление итоговых значаний суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника дан- ных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о ком- пании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

16. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?

4. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5. Как в Access напечатать почтовые наклейки?

Задания для самостоятельного выполнения

Вариант 1

1. Разработайте базу данных «Электронная библиотека», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Книги – шифр книги (ключевое поле), автор, название, год издания, коли- чество экземпляров.

Читатели – читательский билет (ключевое поле), фамилия, имя, отчест- во, адрес.

Выданные книги – шифр книги, читательский билет, дата выдачи, дата возвращения, дата фактического возвращения.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите все книги, выпущенные с 1990 по

2007 годы.

4. Создайте запрос с параметром для отбора книг определенного автора.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 2

1. Разработайте базу данных «Продуктовый магазин», которая состоит из четырех таблиц со следующей структурой:

Товары – код товара (ключевое поле), наименование товара, количество товара.

Поступление товаров – код товара, дата поступления, цена приобретения товара за единицу, код поставщика.

Продажа товаров – код товара, месяц продажи, проданное количество за месяц, цена продажи товара.

Поставщики – код поставщика (ключевое поле), название поставщика, адрес поставщика, телефон поставщика.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите товары, цены которых от 100 до

450 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора товаров, проданных в опре- деленном месяце.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 3

1. Разработайте базу данных «Сессия», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Студенты – шифр студента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, курс, группа.

Экзамены – шифр студента, дата, шифр дисциплины, оценка.

Зачеты – шифр студента, дата, шифр дисциплины, зачет.

Дисциплины – шифр дисциплины (ключевое поле), название дисциплины, количество часов.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите студентов, сдавших экзамен на 4 или 5.

4. Создайте запрос с параметром для отбора студентов, получивших или не получивших зачет.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 4

1. Разработайте базу данных «Оптовый склад», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Склад – код товара, количество, дата поступления.

Товары – код товара (ключевое поле), название товара, срок хранения.

Заявки – код заявки (ключевое поле), название организации, код товара, требуемое количество.

Отпуск товаров – код заявки (ключевое поле), код товара, отпущенное количество, дата отпуска товара.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите товары, количество которых от 50 до

200 штук.

4. Создайте запрос с параметром для отбора товаров, поступивших на склад какого-либо числа.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 5

1. Разработайте базу данных «Абитуриенты», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Анкета – номер абитуриента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, дата рождения, оконченное среднее учебное заведение (название, номер, насе- ленный пункт), дата окончания учебного заведения, наличие красного диплома или золотой / серебряной медали, адрес, телефон, шифр специальности.

Специальности – шифр специальности (ключевое поле), название специ- альности.

Дисциплины – шифр дисциплины (ключевое поле), название дисциплины.

Вступительные экзамены – номер абитуриента, шифр дисциплины, экза- менационная оценка.

2. Установите связи между таблицами.

3. Составьте запрос для отбора студентов, сдавших экзамены без троек.

4. Создайте запрос с параметром для отбора студентов, поступающих на определенную специальность.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 6

1. Разработайте базу данных «Транспортные перевозки», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Транспорт – марка автомобиля, государственный номер (ключевое поле), расход топлива.

Заявки – код заявки (ключевое поле), дата заявки, название груза, количе- ство груза, пункт отправления, пункт назначения.

Доставка – № п/п, дата и время отправления, дата и время прибытия, код заявки, государственный номер автомобиля, пройденное расстояние.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите заявки с количеством груза от 100 до

500 кг.

4. Создайте запрос с параметром для отбора транспорта по марке авто- мобиля.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант № 7

1. Разработайте базу данных «Прокат спортивного оборудования», со- стоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Клиенты – код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, теле- фон, адрес, паспортные данные, залог.

Склад – код оборудования (ключевое поле), название, количество, залого- вая стоимость, остаток.

Прокат – № п/п, клиент, оборудование, дата выдачи, срок возврата, от- метка о возврате, оплата проката.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора оборудования с залоговой стоимостью от

10000 до 50000 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора клиентов, возвративших оборудование.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 8

1. Разработайте базу данных «Банк», состоящую из трех таблиц со сле- дующей структурой:

Клиенты – код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, пас- порт, телефон, адрес, заработная плата.

Виды кредитов – код кредита (ключевое поле), название кредита, про- центная ставка, условия предоставления.

Предоставленные кредиты –№ п/п, клиент, кредит, дата предоставления, срок, дата возврата, сумма, отметка о возврате.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора клиентов, взявших кредит от 500 000 до

1 000 000 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора кредитов по процентной ставке.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 9

1. Разработайте базу данных «Туристическая фирма», состоящую из че- тырех таблиц со следующей структурой:

Клиенты – код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, теле- фон, адрес, паспорт.

Сотрудники – код сотрудника (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, должность, телефон, адрес, паспортные данные.

Туристические маршруты – код маршрута (ключевое поле), название, описание маршрута, страна, стоимость путевки, количество дней, вид транс- порта.

«Заказы» – код заказа (ключевое поле), клиент, маршрут, сотрудник (ме-

неджер, оформивший заказ), дата, отметка об оплате.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора маршрутов со стоимостью от 10000 до

20000 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора клиентов, выбравших опре- деленный вид маршрута.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 10

1. Разработайте базу данных «Поликлиника», состоящую из четырех таб- лиц со следующей структурой:

Врачи – код врача (ключевое поле), ФИО, должность, специализация, стаж работы, адрес, телефон.

Болезни – № п/п (ключевое поле), название заболевания, рекомендации по лечению, меры профилактики.

Пациенты – код пациента (ключевое поле), ФИО, адрес, телефон, страхо- вой полис, паспорт.

Диагноз – № п/п (ключевое поле), пациент, заболевание, лечащий врач, дата обращения, дата выздоровления.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите врачей-стоматологов и ортопедов.

4. Создайте запрос с параметром для отбора пациентов с определенным видом заболевания.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную

форму.

Библиографический список

1. Боровиков, В. В.Microsoft Access 2002. Программирование и разра- ботка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. – М. : СОЛОН-Р, 2002. – 560 с.

2. Дубнов, П. Ю.Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дуб- нов. – М. : ДМК, 2000. – 272 с.

3. Каратыгин, С. А.Access 2000. Руководство пользователя с примера- ми / С.А. Каратыгин. – М. : Лаборатория базовых знаний, 2000. – 376 с.

4. Кошелев, В.Е.Access 2003. Практическое руководство / В.Е. Коше- лев. – М. : ООО «Бином-Пресс», 2005. – 464 с.

5. Робинсон, С.Microsoft Access 2000 : учебный курс / С. Робинсон. –

СПб. : Питер, 2001. – 512 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Образец оформления титульного листа лабораторной работы

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский университет управления и экономики»

Кафедра Информационных технологий и математики

ОТЧЕТ

по лабораторной работе на тему:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: