Система доступа к конфиденциальным документам

Организация конфиденциальных сведений должна строиться на основе следующих принципов:

- разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

- обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

- исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

- целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

- фиксированной передачи конфиденциальных документов;

- персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и нарушение правил обращения с ними.

- В организации должна быть разрешительная система.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документа. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к конфиденциальной информации в целом, оформленный приказом руководителя предприятия или контрактом, а в отдельных случаях, по усмотрению руководителя предприятия, и через органы Федеральной службы безопасности. При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

- соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;

- разрешение на ознакомление оформляется письменно;

- при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя;

- исполнители конфиденциальных документов, лица, визирующие, согласовывающие, подписывающие, утверждающие документ, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, могут допускаться к ознакомлению с соответствующими документами без оформления дополнительных разрешений.

Разрешительная система должна предусматривать и порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.).

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается комиссией, в состав которой включаются руководители и ведущие специалисты подразделений, работающих с конфиденциальной информацией, служб безопасности и конфиденциального делопроизводства.

Положение может включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации.

В первом разделе указываются: цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, а также все пользователи конфиденциальной информации. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей служб безопасности, конфиденциального делопроизводства и управленческо-производственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

- руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;

- заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

- руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем работникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;

- первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи их пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на обложке документа либо в карточке учета выдачи документа.

Положение подписывается членами комиссии, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

В приказе определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.

Заключение

В организации всегда имеются документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

Вследствие этого составление конфиденциальных документов является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа.

В заключении можно выделить, что специфическая особенность конфиденциальных документов, состоит в том, что один проект не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правномеренной документной информации без письменного разрешения должностного лица фирмы.

А самой особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию - обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Основной целью учета конфиденциальных документов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

[1] Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: