Документы, регламентирующие деятельность pr-службы.

– Устав Компании;

– Приказы и распоряжения Компании, приказы и распоряжения профильного департамента (Департамент PR, маркетинга др.), прочие локальные нормативные акты Компании, отраслевые законодательные акты (к примеру, «О банках и банковской деятельности», «О ценных бумагах», о ЦБ РФ и т. д.);

– Закон «О средствах массовой информации»;

– Закон «О рекламе»;

– Закон «Об авторском праве и смежных правах»;

– Закон «О государственной тайне»;

– Закон «Об информации, информатизации и защите информации»;

– Закон «Об участии в международном информационном обмене»;

– Профессиональный Кодекс PR-специалиста;

– PR-стратегия и PR-программа PR-службы Компании;

– Положение о функционале сотрудника PR-службы.

2. Документы планирования деятельности pr-службы.

– годовой план деятельности PR-службы (стратегия PR-кампаний и мероприятия);

– план на месяц;

– план на неделю;

– план на день;

– бюджет (сквозной бюджет на год, текущий бюджет на месяц, проектный бюджет);

– тайминг рабочего дня сотрудников PR-службы (постоянные и плавающие задачи);

– план контроля-оценки эффективности деятельности PR-службы, текущих и проектных задач.

Документы отчетности деятельности pr-службы.

К ним относятся: документы эффективности деятельности PR, бухгалтерская отчетность о проведенных акциях и мероприятиях.

В свою очередь, документы отчетности можно разделить:

–натекущую отчетность, к которой можно отнести Отчет к совещанию руководителей по итогам недели, Отчет к совещанию руководителей по итогам месяца;

–итоговая отчетность, это:

– мониторинг СМИ за месяц;

– сводный отчет о деятельности PR-службы за текущий период по всем направлениям деятельности с проставленными статусами по текущим задачам (выполнено/в стадии подготовки/не выполнено/причины невыполнения);

– аналитика показателей с учетом сравнительного периода (год/месяц) по основным направлениям деятельности (СМИ/специальные мероприятия).

Пакет по оценке эффективности деятельности PR-службы:

– отчет проекта/event с фото, с указанием основных показателей, достигнутых по итогам реализации (привлеченные СМИ с количеством опубликованных и ожидаемых выходов, привлеченные потенциальные/текущие клиенты, привлеченные лидеры мнений, важные персоны для организации, представители деловой среды и власти, общий бюджет проекта, оценка затрат и полученного результата в экономическом выражении, прогноз влияния данного проекта на репутацию и имидж организации в информационном поле и бизнес-среде);

– мониторинг СМИ по итогам проекта/event.

Бухгалтерская отчетность в рамках деятельности PR-службывключает в себя:

• Документы согласовательного характера (внутреннего предназначения), к которым относятся:

– служебная записка для оплаты счета контрагента на имя руководителя (подписывается руководителем, передается вместе со счетом на оплату в бухгалтерию).

– лист согласований для подписания договора и оплаты счета (как правило, вводится при подписании договоров на крупные суммы, свыше 100 000 р. Согласовательный лист подписывается назначенным перечнем руководителей. Передается в бухгалтерию вместе со служебной запиской и счетом.).

• Документы внешней коммуникации «организация-контрагент» безналичного расчета:

– договор «Организация заказчик-контрагент» (2 экз. договора, возможно приложение к договору);

– счет на оплату услуг (1 экз.);

– акт выполненных работ (2 экз.). Закрывающий документ по оказанию услуг (документ строгой отчетности);

– счет-фактура (1 экз.). Закрывающий документ за приобретение товара (документ строгой отчетности);

– чек/квитанция (1 экз.). Закрывающий документ нестрогой отчетности.

• Документы для проведения сделок по схеме наличного расчета:

– служебная записка на получение подотчетных средств в бухгалтерии;

– авансовый отчет. Закрывающий документ по израсходованным наличным подотчетным средствам. Передается в бухгалтерию вместе с чеком/копией чека/квитанцией.

Документы-инструменты для осуществления pr-задач.

К ним можно отнести документы-инструменты для работы со СМИ, это:

– пресс-релиз;

– пост-релиз;

– проект сотрудничества/сценарии/планы/коммерческое предложение;

– официальные запросы от СМИ для комментирования в адрес руководства компании;

– официальные ответы/комментарии/отказы на запросы СМИ.

К документам-инструментам в процессе реализации проекта можно от­нести:

– официальное приглашение к сотрудничеству;

– пригласительная открытка к участию/посещению;

– проект сотрудничества/сценарии/планы/программа и регламент мероприятия;

– коммерческое предложение;

– годовой отчет (социальный/финансовый);

– благодарственное письмо;

– речи для руководства в рамках проекта;

– доклады для руководства в рамках проекта;

– отзыв по итогам сотрудничества;

– уведомление-отказ с подходом дипломата;

– поздравление.

Важное место занимает внутрикорпоративная деловая переписка, к ней относятся:

– электронное письмо;

– корпоративное печатное или электронное издание.

Кроме этого, для установления благоприятных отношений с персоналом, внутренней аудиторией организации, используют корпоративное издание, ньюс-леттер.

Как все пиар-документы, вышеперечисленные направлены на определенные целевые аудитории.

Стоит отметить, что есть группа документов, которые ориентированы на несколько целевых групп. Например, годовой отчет может быть предназначен как для партнеров, так и для клиентов, журналистов. Тем не менее, разделение существующих PR-документов по принципу аудитории, на которую они направлены и функции, которые они выполняют, позволяют их систематизировать.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот в организации?

2. Для чего нужны документы в связях с общественностью?

3. Какие группы документов в связях с общественностью вы знаете?

4. Проанализируйте и сгруппируйте образцы документов в приложении.

5. Напишите деловое письмо, сценарий встречи партнера вашей организации.

Список рекомендуемой литературы

1. Гундарин М. Книга руководителя отдела PR / М. Гундарин. – М.; СПб.: Питер, 2006.

2. Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations /Д. Игнатьев,
А. Бекетов. – М., 2004.

3. Кривоносов А.Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций /
А. Д. Кривоносов. – 2-е изд., доп. – СПб.: Петербургское Востоковедение, 2002.

4. Связи с общественностью как социальная инженерия / под ред.
В.А. Ачкасовой, Л.В. Володиной. – СПб.: Речь, 2005.

5. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями / Г.Н. Татаринова. – СПб.: Питер, 2004.

ПЛАНЫ СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ

Семинар № 1. Планирование и программирование работы подразделения, ее место в разработке общекорпоративной стратегии.

1. Принципы выбора необходимого объема PR-деятельности для организации.

2. Разработка типового плана.

Семинар № 2. Текущая (плановая) и внеплановая (оперативная) деятельность по связям с общественностью.

1. Оценка и корректировка типового плана.

2. Анализ текущих PR-документов.

Семинар № 3. Функциональный принцип формирования отдела по СО.

1. Анализ должностных инструкций PR-менеджеров разного уровня.

2. Типы PR-менеджеров.

Семинар № 4. Функции СО в организации.

1. Анализ примеров реализации функций СО в организации.

2. Письменная работа по теме «Связи с общественностью как технологии оптимизации деятельности организации».

Семинар № 5. Организация и проведение фокус-группы. Технология составления опросника для фокус-группы.

1. Технология составления опросника для фокус-группы.

2. Анализ и корректировка текста опросника.

Семинар № 6. Технологии и методы развития креативности.

1. Метод выявления скрытых ресурсов (анализ примеров).

2. Метод ассоциативного мышления (анализ примеров).

3. Технология проведения мозгового штурма (работа в аудитории).

Семинар № 7. Использование медийных сайтов при подготовке аналитической базы.

Занятие в компьютерном классе. Изучение программ Integrum, Practica и специализированных PR-сайтов и форумов.

Семинар № 8. Проблемы и способы оптимизации взаимодействия с клиентом. Разбор практических примеров.

1. Определение проблем.

2. Разбор практических примеров.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: