Финансовая часть отчета по проекту

Получатель средств целевого поступления несет ответственность за предоставление полного описания расходов, которые были осуществлены из средств целевого поступления за отчетный период.

Структура финансового отчета может быть следующего вида:

1. Раздел I. «Расходование средств по Проекту»

2. Раздел II. «Опись расходов по Проекту»

3. Раздел III. «Копии первичных финансовых документов»

В этом разделе должны быть приведены копии первичных финансовых документов, подтверждающие расходы, например, банковских выписок, платежных поручений, счетов, накладных, расходных и приходных кассовых ордеров, чеков. Все расходы, совершаемые в рамках Проекта за наличный расчет, должны быть проведены через кассу организации и оформлены в виде авансовых отчетов. Все первичные финансовые документы должны быть пронумерованы в соответствии порядковыми номерами документов, показанными в Разделе III «Опись расходов по Проекту».

В случае если Ваша организация переводит деньги другой организации для выполнения услуг, предоставления материалов или финансирования ее деятельности по договору целевого поступления, которые требуются по проекту, Ваша организация несет полную ответственность за детальный отчет по расходам, понесенным этой второй организацией. Необходимо предоставить копии договора и счета, счет-фактуры и акта приемки-сдачи выполненных работ.

Отчетность может быть:

Донору

Официальным органам

Внутренней (для себя)

ДОНОРУ

Отчетность донорам предоставляется исходя из требований грантодателя/благотворителя, которые указываются в договоре, заключенным между НКО и донором.

ОФИЦИАЛЬНАЯ

Официальная отчетность по проекту входит в общую отчетность организации, которая предоставляется в соответствии с законами РФ.

ВНУТРЕННЯЯ (ДЛЯ СЕБЯ)

Она делается совместно всеми членами команды. В отчете оценивается, насколько удалось достичь поставленных целей проекта, что удалось, что не получилось и какие уроки можно извлечь из проекта.

Во время внутренней отчетности также важно подумать и спланировать, каким образом будут утилизироваться результаты проекта как для организации, так и для тех целевых групп, которые принимали участие в проекте. Важно понять, какие действия после проекта будут предприняты.

Во внутреннем отчете важно отразить, чему научилась команда проекта в результате его реализации. Какие дальнейшие профессиональные перспективы ждут участников проектной команды.

Лучше всего отчет сделать письменно, но предварительно провести очную встречу с командой, где глядя друг другу в глаза все обсудить. Файл с этим отчетом необходимо сохранить в папке, в которой находится вся информация о проекте, чтобы с ним могла ознакомиться та часть организации, которая не принимала участие в реализации данного проекта.

Также важно, чтобы уже в более сжатом виде с внутренним отчетом познакомились все члены организации и поняли, какой результат принес этот проект для организации и для общества.

6.3 Представление и распространение результатов проекта

Очень важным моментом, про который чаще всего забывает организация, устав после многочисленных отчетов, это – представление и распространение результатов проекта. На самом деле этот этап – мостик в будущие отношения с партнерами, донором, целевыми группами, которые могут из первых рук узнать про то, как эффективно вы реализовали проект. Ведь если про это не расскажете вы, могут рассказать другие, что-то не так истолковав, переврав и т.п. Или вообще никто не узнает о том, что вы сделали. Поэтому именно на этом этапе у вас есть уникальная возможность, которой просто необходимо воспользоваться – взять все в свои руки и рассказать о том, что вы сделали тому, кому считаете нужным и так, как это стоило бы сделать! Не упустите эту возможность!

Результаты проекта необходимо в первую очередь представить вашему донору.

Предоставление результатов проекта для донора обычно происходит в письменном и/или электронном виде по тем требованиям и формам, которые донор изначально предъявил, которые были закреплены в договоре.

Но не менее важно, чтобы про то, как вы реализовали проект, узнали и заинтересованные стороны.

Прежде всего, здесь будет важно проанализировать: с какой целью, насколько подробно, в какой форме, каким языком, для кого, в какие сроки должны быть представлены результаты проекта.

Если это ваши клиенты, то для них привычнее будет получить отчет о результатах по тем каналам коммуникации, которые Вы с ними простроили: рассылка, сайт, день открытых дверей с презентаций годового отчета и т.п.

Если это бизнес-компании, то им будет привычнее получить отчет по электронной почте, коротко, сжато, по сути с указанием вклада данной компании/человека в результаты всего проекта. Также будет хорошо, если получится сопроводить электронный отчет личной встречей, на которой можно более подробно представить результаты, например в формате Power Point презентации с яркими фотографиями, цифрами, цитатами благополучателей и участников проекта – это будет дополнительным плюсом для вас и послужит хорошим мостиком к дальнейшему сотрудничеству.

Если это органы государственной власти, госуучреждения, то им нужен очень формальный структурированный отчет с цифрами и количеством людей, получивших блага в результате реализации проекта. Обычно они предпочитают получать отчеты на фирменном бланке организации и /или с подписью первых лиц, лучше в бумажном виде.

Если это население, то здесь очень важно не использовать специфические НКОшные термины, а говорить простым и понятным языком, размещать отчеты в местах совершения пожертвований, через СМИ, на сайте, направлять индивидуально по электронным адресам, если их вам оставили желающие получить отчет люди.

Если это СМИ, то это та категория, которая может захотеть увидеть все своими глазами, поэтому для них можно организовать специальный пресс-тур, послать им видео и фото, предоставить цитаты целевой группы, получившей блага в результате проекта. Также важно иметь пост-релиз о об итогах и результатах проекта, которые они могут скачать с вашего сайта или получить по рассылке, и при необходимости уже задать по нему вам вопросы.

Вот то, что необходимо сделать на этапе завершения проекта. Не забыть сделать оценку проекта, предоставить по нему отчет и обязательно представить и распространить результаты. Только после всех этих несложных, но очень важных шагов, вы сможете поставить жирную точку в работе над этим проектом (а может и восклицательный знак), чтобы уже в скором времени приступить к реализации нового. Следуйте нашим рекомендациям, дополняйте их своими находками и тогда вы сможете смело назвать себя профессионалами проектного менеджмента! Удачи!

Контрольные вопросы:

Что такое мониторинг проекта?

Что такое оценка проекта?

Какие существуют виды оценки проекта?

Какие есть методы сбора данных для оценки проекта?

Какие основные компоненты содержательного отчета, перечислите?

Что должно содержаться в финансовом отчете по проекту?

Зачем необходимо делать внутренний отчет по проекту?

Какие есть способы распространения результатов проекта для всех целевых групп, перечислите все возможные?

Задания для самостоятельной работы:

Сделайте подробный план оценки вашего проекта и предоставления результатов по нему.

Соберитесь своей проектной командой, не забудьте привлечь финансово-юридическую службу и придумайте структуру содержательного и финансового отчета (внешнего и внутреннего) по всем проектам, которые будет делать ваша организация. Создать единый шаблон и его утвердить.

Какой вид отчета и кому представлен ниже?

Ответ: Промежуточный содержательный отчет по проекту "Корпоративные ресурсы библиотек для модернизации информационного обслуживания высшего образования на Русском Севере" (грант HNA 105)

Работа по реализации проекта началась в апреле 2002 года. Была сформирована рабочая группа, проведено организационное совещание, утвержден план деятельности.

После получения финансирования было приобретено необходимое компьютерное оборудование и организованы автоматизированные рабочие места для участников проекта: каталогизаторов и администратора баз данных.

Следующим этапом стало размещение электронных ресурсов, созданных библиотекой, на вновь созданном и зарегистрированном веб-сервере по адресу: http://www.aonb.ru. При помощи программного комплекса WebIRBIS обеспечен доступ к электронному каталогу библиотеки (каталогу печатных изданий и каталогу аудиовизуальных материалов) и корпоративной базе данных краеведческой информации "Край". Начата работа по созданию проблемно-ориентированной базы данных "Ученые Севера - экологической науке" и "Путеводителя по фондам научных библиотек".

Для изучения опыта работы корпоративных библиотечных систем, корпоративной каталогизации, взаимодействия партнеров в корпоративных проектах осуществлена командировка в Национальную библиотеку Республики Карелия группы участников проекта в составе зав.службой автоматизации библиотеки Гильдебрант Г.В., зав.отделом обработки Зотовой М.Ф., зав.сектором краеведческой информации Смирновой М.А. В октябре 2002 года два сотрудника библиотеки прошли обучение в тренинг-центре корпоративной сети московских библиотек на базе ГПНТБ России по специализациям "Создание и администрирование Интернет/Интранет серверов узлов корпоративной библиотечно-информационной системы" и "Создание и использование информационных ресурсов общего пользования корпоративных сетей". Оплата командировочных расходов была произведена из средств гранта (по согласованию с руководителем программы "Автоматизация библиотек") и собственных средств библиотеки.

Начато изучение программного комплекса "Модульный сервер Z-ИРБИС" в демонстрационном режиме и создание шлюзов Z 39.50 для доступа к информационным ресурсам консорциумов российских библиотек.

29-30 октября 2002г прошел обучающий семинар для библиотечных работников Архангельской области по теме "Создание электронных информационных ресурсов и участие в формировании корпоративных баз данных". Участниками семинара стали 35 представителей научных и публичных библиотек, библиотек учебных заведений г.Архангельска и Архангельской области.

ГЛОССАРИЙ

Проект – это комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение поставленных целей, для выполнения которых выделяются соответствующие ресурсы и устанавливаются определенные сроки.

Заинтересованная сторона (стейкхолдер) это любое лицо, группа лиц или организация, которые могут – прямо или косвенно, положительно или отрицательно – повлиять на проект или, напротив, проект может повлиять на них.

Дерево проблем – представление негативной ситуации в виде диаграммы, показывающей причинно-следственные связи.

Дерево целей – представление будущей ситуации, когда проблемы будут решены, в виде диаграммы, показывающей связи вида «средство-цель».

Проектная структура – это набор категорий, разделов документа, представляющего описание проекта. В базовую проектную структуру обычно включается описание существующей проблемы (и потребностей целевых групп), цель проекта, задачи и конкретные результаты, мероприятия (методы реализации проекта) и необходимые для этого ресурсы.

Бюджет проекта – это документ, включающий описание финансовых ресурсов, необходимых для реализации данного проекта.

Грантовая заявка – это проектное предложение организации, оформленное в соответствии с требованиями конкретного донора/грантового конкурса.

Команда (Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. – М.: ИНФРА-М, 1996. – 608 ст. (стр. 196-197) – понятие, которое в теории и практике социального менеджмента употребляется:

для характеристики трудового коллектива с высоким уровнем сплоченности, приверженности всех работников общим целям и ценностям организации;

для обозначения коллектива единомышленников, сплоченных вокруг своего лидера, который одновременно является и высшим должностным лицом в данной организации (структурном подразделении).

Команда представляет собой группу лиц, связанных системой отношений, обладающих некоторыми общими ценностями и отделенных от других социальных общностей определенными принципами обособления. Команде присуща внутренняя организация, т.е. регламенты, нормы, формы контроля. Неформальная внутренняя организация команды может быть необычайно эффективной в руководстве поведением своих членов и может придавать команде большую устойчивость.

Коммуникация (Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. – М.: ИНФРА-М, 1996. – 608 ст. (стр. 199) - общение, передача информации от человека к человеку в процессе деятельности. В практике управленческой деятельности большое значение придается понятию «коммуникабельность», т.е. способность человека к совместной работе, общению.

Деятельность руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

- получение, проверка и обработка информации;

- разработка и реализация решений;

- контроль и корректировка их выполнения;

- систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Основным способом реализации этой деятельности являются коммуникации. Коммуникации рассматриваются как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление – представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационным формам.

Оценка программ/проектов (англ. program/policy evaluation) - аналитический инструмент или процедура, предназначенная для измерения прямых эффектов, результативности и долгосрочных последствий реализации государственных программ, отраслевых политик, ассессмента воздействия , а также программ развития, проектов некоммерческого сектора, корпоративных программ.

Мониторинг — систематический сбор и обработка информации, которая может быть использована для улучшения процесса принятия решения, а также, косвенно, для информирования общественности или прямо как инструмент обратной связи в целях осуществления проектов, оценки программ или выработки политики. Он несёт одну или более из трёх организационных функций:

выявляет состояние критических или находящихся в состоянии изменения явлений окружающей среды, в отношении которых будет выработан курс действий на будущее;

устанавливает отношения со своим окружением, обеспечивая обратную связь, в отношении предыдущих удач и неудач определенной политики или программ; устанавливает соответствия правилам и контрактным обязательствам.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: