Единая Информационная Система на предприятии

Автор: Нежданов Игорь Юрьевич | Источник: предоставлено автором для it2b

Информация - это, прежде всего, система. Система ее сбора, анализа, использования (распространения) и хранения. Совершенно понятно, что без обладания информацией о тенденциях, "подводных течениях", намерениях либо склонностях к тем или иным действиям нельзя прогнозировать развитие событий. А именно прогнозирование с той или иной степенью точности позволяет выбрать оптимальную стратегию и тактику в бизнесе. Соответственно возникает вопрос как собрать и проанализировать информацию? Какую информацию собирать, а какую отбрасывать? Как организовать процесс и вообще что он из себя представляет? Для получения ожидаемого результата необходимо строить систему, непрерывно работающую, кропотливо собирающую по крупицам необходимые данные из разных источников, сводящую весь этот массив воедино и выдающую в результате краткую выжимку, позволяющую принять решения. При правильном распределении обязанностей для нормальной работы системы сбора информации на среднем предприятии необходим лишь один специалист.

В соответствии с принципами системы, каждому сотруднику фирмы вменяется в обязанность собирать информацию о конкурентах, а также обо всем, что способно хотя бы в небольшой степени повлиять на бизнес. Если компания обладает развитой структурой, составлять регулярные отчеты можно обязать отделы.

Есть типовые наработки для торговых фирм. Например, отдел продаж составляет отчеты о клиентах, о переговорах и о командировках. Отдел маркетинга пишет отчет, состоящий из двух разделов: 1) об изменениях цен и условий продажи (указываются: наименование товаров, на которые изменились цены; насколько изменены цены и условия продажи); 2) об изменениях в рекламной политике, где указывается, какие произошли изменения (новая реклама/отсутствие прежней рекламы). Отчет отдела по управлению персоналом также состоит из двух разделов: 1) о вакансиях, объявленных конкурентами (указывается, какие вакансии требуются конкурентной компании и их количество); 2) подробная информация об устройстве на работу новых сотрудников (перечисляются данные из анкеты - из какого источника кандидат на ту или иную должность узнал о компании, куда в данный момент поступает на работу; из какой он конкурентной фирмы; на какой должности и сколько проработал в конкурентной фирме; какие выполнял функции; какую получал зарплату; причина увольнения). Отдел закупок пишет отчет о ценовой политике поставщиков. Юридический отдел отслеживает информацию о выходе новых нормативных документов, сообщая при этом, как документ может повлиять на деятельность компании и дает рекомендации по его использованию. Отчет финансового отдела прослеживает кредитную историю клиентов (задержки оплаты, их продолжительность, размер задолженности), даты и суммы сделок, сроки оплаты, через кого клиент платит, а также вид оплаты (нал/безнал).

Источниками, кроме информации, добытой сотрудниками отделов, могут служить пресса, базы данных, отчеты экспертов и информаторов.

Критерии, - какую информацию необходимо отсеивать, - определяются, исходя из генеральной линии компании. Где бы ни были сотрудники - на переговорах, в командировке, на выставке, - вернувшись, они должны написать отчет согласно типовому образцу, который, в свою очередь, является составной частью отчета каждого из отделов.

В отчете о командировке, например, указывается: какие товары продают конкуренты в том регионе, куда направляется сотрудник; по каким ценам конкуренты продают товары, аналогичные "нашим"; в чем особенность стратегии конкурентов; в каких видах продаж или областях деятельности конкуренты имеют преимущество в регионе; может ли продукция "нашей" компании заменить товары конкурентов; какие позиции занимают на рынке конкуренты; существуют ли у компании партнерские связи с конкурентами в этом регионе, и т. д. По отчету о переговорах можно составить мнение о способах реализации товаров клиентом; узнать какие товары, цены и способы работы для него предпочтительны. Отчет о посещении выставки может дать информацию о контактных данных фирмы, выставившей продукцию; какой ассортимент товаров для нее предпочтителен; в каких объемах продажи она заинтересована, с кем из конкурентов работает.

Аналитик службы безопасности, сводя поступающую из отделов информацию воедино, пишет собственный отчет. Руководство компании принимает решение на основе выводов, содержащихся в этом отчете. В некоторых случаях желательно, чтобы аналитик был привлеченным - тогда на его выводы не повлияют внутренние отношения.

Источники сбора информации могут затрагивать различные сферы интересов компании. Прежде всего, это сфера непосредственных интересов, т.е. все, что находится в прямой связи с деятельностью компании, включая используемые конкурентами технологи. Сфера меняющейся информации включает все, что в той или иной степени способно оказать влияние на бизнес: налоговое и таможенное законодательство, уровень безработицы в регионе и т. п. Потенциально интересные моменты, способные оказать на бизнес влияние в будущем, составляют сферу потенциальных интересов.

При этом информацию можно получить как из открытых, так и из малодоступных источников, а также с помощью технических средств и, пользуясь оперативными методами.

Затратность и трудоемкость перечисленных способов находится в интересной зависимости - чем больше средств можно потратить - тем менее трудоемкой может оказаться работа аналитика. Трудоемкость сбора информации из открытых источников самая высокая. Это связано с огромным количеством самих источников и информационного шума в них. Работа с малодоступными источниками менее трудоемка поскольку это работа с уже структурированной информацией. Отдельно нужно сравнивать использование технических средств и оперативные методы. В зависимости от проф подготовки сотрудника тот или иной метод может оказаться очень трудоемким (например сплошной контроль телефонов) или практически нетрудоемким получение интересующей информации от внедренного агента.

1) Компания проникает на рынок под видом инвестора.

Скажем, небольшая, но достаточно развитая фирма, под видом инвестиционной компания решила открыть производство в регионе с дешевой рабочей силой, имея при этом задачу устранить конкурентов. Для этого, прежде всего, необходимо оценить уровень производства конкурентной фирмы, принимаются в расчет ключевые моменты: уровень компетенции специалистов, стоимость сырья в регионе, его качество и т. п. Руководству фирмы направляется письмо, где выражено пожелание провести экспертизу с точки зрения возможных инвестиций. Ответ приходит, как правило, благожелательный. В регион, где расположена исследуемая фирма, выезжает представительная комиссия, состоящая из хорошо знающих производство специалистов. Кроме того, в состав комиссии под видом одного из производственников, входит аналитик службы безопасности. Члены комиссии встречаются с руководителями исследуемой фирмы, совместно с ними посещают производство. Постепенно в составленной аналитиком таблице заполняются пробелы. В то время как внимание руководителей отвлекают производственники, аналитик, беседуя с персоналом, собирает информацию так называемого второго уровня. Ответы на простые вопросы, вроде: "сложно ли работать на таких станках?" "сколько смен?" "сколько человек работает в одну смену?" позволяют сделать далеко идущие выводы. После ознакомительного тура переговоров речь заходит о финансах. Ключевой вопрос - себестоимость. Пообещав выслать чертежи новой продукции (на "чертежи", которые им, конечно же, никто не вышлет, производители обычно "клюют"), один из членов комиссии просит посчитать по фотографиям, во сколько выльется производство на местной фабрике. Перед этим аналитик с определенной долей вероятности выясняет, связавшись с поставщиком аналогичного оборудования, сколько подобное оборудование может производить, при определенном износе, в месяц. Обычно, чтобы "наварить" за счет инвесторов, производители завышают себестоимость в два, а иногда в три раза. Но с помощью нехитрых расчетов на основе заполненных ячеек таблицы несложно определить, насколько данные о себестоимости завышены. Когда становятся известны подлинные собственники, акционеры, все расчеты, а также оборот исследуемой фирмы, цель достигнута. На основе полученной информации "инвеститоры" могут создать собственное высокотехнологичное производство, устранив тем самым конкурентов.

Работа с системой предполагает варианты либо постоянная кропотливая работа по сбору и анализу информации, либо выполнение разовых "заказов" на ту или иную информацию. Возможно так же сочетание этих методов.

Анализ информации - процедура наиболее важная. На этом этапе не связанные на первый взгляд данные должны быть выстроены в логическую цепочку, т. е. должна быть выдвинута обоснованная гипотеза, на основе которой выстраивается модель поведения на рынке той или иной конкурентной фирмы. Для тех, кто правильно пользуется методом анализа, состояние дел в конкурентной фирме вырисовывается отчетливо. Прежде всего, требуется оценить полученную информацию исходя из категорий: важность - точность - значимость - законченность - полезность. Чтобы определить, насколько важна та или иная информация, следует определить, в какой степени она связана с информацией, имеющейся в базе данных, а также - насколько она способна оказать влияние на бизнес. Точность информации требует подтверждения из других источников, соответствие (стыковку) с имеющейся в базе данных информацией. При этом следует учитывать мотивы, которыми руководствовался источник, - если сведения исходят от одного из обиженных сотрудников, велика вероятность, что, желая очернить, он искажает информацию. Для определения точности немаловажен и авторитет источника (чем дольше источник поставляет достоверную информацию, тем большим доверием пользуется). Значимость предполагает возможность выхода на другую информацию, соединение воедино обрывков сведений, а также то, как оценивают информацию независимые эксперты. Законченность информации придает так называемая "полнота картинки", когда есть возможность дать простое объяснение и построить гипотезу о вероятных событиях или намерениях конкурентов. И, наконец, полезность - это, прежде всего, свежесть информации, ее конфиденциальность, а также в какой степени фактические данные соотносятся с домыслами.

Как правило, информация столь подробного анализа не требует, чаще всего, она красноречиво свидетельствует о конкретных событиях. Например, если снижается рекламная активность конкурентной фирмы, неизбежно следует вывод, что происходят сбои в поставках товарах.

Состояние дел у конкурентов, клиентов, поставщиков, производителей оборудования, научно-технический прогресс, геополитические факторы, мода, новые технологии и материалы, - все это, в зависимости от специализации фирмы, относится к информационным потребностям. Необходимо их четко конкретизировать, составив перечень информации, которая требует незамедлительной реакции руководства. Если из независимых источников, а также из отчетов отделов становится известно, что конкурентная фирма договаривается с банком о крупном кредите, объявлен тендер на приобретение оборудования и сырья, ведется поиск персонала, опрос потребителей, загодя оплачивается масштабная реклама, формируется сеть розничной продажи, - это обычно свидетельствует о том, что готовится "удар", т. е. производство с последующим массированным продвижением товаров на рынке.

Хранение информации является не менее важным этапом. Ее ценность в немалой степени зависит о того, насколько быстро могут быть найдены разрозненные сведения, которые можно сопоставить, спрогнозировав наиболее вероятное развитие событий. Поэтому основной принцип - накопление и последующая обработка информации с тем, чтобы хранить ее в доступной для анализа форме.

В некоторых случаях не требуется делать особых усилий, состояние офиса, активность сотрудников, загруженность склада, корпоративный стиль, место, где расположен офис, - все это может рассказать о конкурентах довольно красноречиво. Иногда многое можно узнать из разговора с сотрудником конкурентной фирмы, придя туда под видом потенциального клиента. Так, прикинувшись простаками, сотрудники одного из отделов службы безопасности выяснили, откуда конкуренты берут товар по фантастически низким ценам. Оказалось, конкурентная фирма имеет доступ к таможеному конфискату. После этого осталось лишь заключить контракт на более выгодной для сотрудников таможни основе, и конфискат стал легкой добычей более расторопных конкурентов.

Однажды торговая фирма объявила тендер на поставку холодильного оборудования. Было известно, какое оборудование нужно поставить, но мы не знали, с какой ценой придется конкурировать. Поэтому на объявившую тендер фирму отправили сотрудника отдела продаж, прошедшего спецподготовку. Он сообщил, что клиент в прошлом имел дело с одним из конкурентов, приобретя у него холодильное оборудование. Таким образом, стал известен участвующий в тендере основной конкурент. Попутно сотрудник выяснил, какое мнение сложилось относительно поставленного оборудования. Отзывы были однозначны: продукция хорошего качества, но сложна в эксплуатации. Связавшись с отделом рекламаций фирмы-производителя, выяснили, что морозильный агрегат хороший, но со временем начинается повышенная вибрация и шум. Узнав цену, технические характеристики и недостатки, определили максимальный уровень скидки, на которую мог пойти конкурент. С помощью нехитрых расчетов определили себестоимость и предполагаемую прибыль. Чтобы выиграть тендер, конкурент, вероятнее всего, мог снизить цену до половины прибыли. В ходе анализа стало ясно, что "наши" и "их" возможности относительно размера скидки примерно равны. При этом, другая группа сотрудников, работая параллельно, узнала о конкурентной фирме интересные подробности: оказывается, она терпела ощутимые убытки из-за кризиса в Европе. Поэтому высока была вероятность, что конкуренты, чтобы не уволить персонал, поборются даже за нулевую прибыль. Наша фирма в подобной ситуации не находилась, поэтому мы заявили о гораздо более значительной скидке. Подписав контракт и сработав в минус, мы потерпели бы убытки. Однако, выиграв в первых двух турах и вынудив конкурентную фирму дойти до максимальной скидки, наша фирма неожиданно отказалась от участия тендере. В итоге, конкуренты были вынуждены заключить контракт с нулевой прибылью, в результате чего долго не могли оправиться от последствий выигранного тендера".

Для примера предлагаю рассмотреть организацию данной работы на одном из небольших отечественных предприятий.

МЕТОДЫ ОТБОРА ИНФОРМАЦИИ

Как выбрать источники информации

Для получения надлежащей информации необходимо выбрать базы для наблюдения, т.е. источники из которых будет браться информация. Эти базы (источники) определяются насущными потребностями, т.е. целями и задачами фирмы.

1.описывается цель деятельности компании (максимально полно) и ее тактические цели на данном этапе

2.определяются потребности (выявляются все факторы влияющие или могущие оказать влияние на компанию)

3.составляются базы наблюдения (список информации необходимой для принятия решений)

4.определяются источники информации

Данная процедура легче выполняется при разделении сферы действий на три области:

1.непосредственная сфера - все что находится в прямой связи с деятельностью компании включая конкурентов и технологию

2.сфера влияния - все что может оказать влияние на действия осуществляемые в рамках непосредственной сферы

3.сфера интересов - все потенциально интересное (могущее в будущем оказать влияние)

Например для нашей компании упрощенно это может выглядеть следующим образом:

ЦЕЛЬ СУЩЕСТВОВАНИЯ КОМПАНИИ - получение прибыли.

СТРАТЕГИЧЕСКАЯ ЦЕЛЬ КОМПАНИИ - развитие деятельности компании в области импорта, производства и оптовой реализации продуктов глубокой заморозки.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ПОТРЕБНОСТИ (все, что может оказать долгосрочное влияние на деятельность компании):

изменение объемов потребления

изменение технологий производства данных продуктов

изменение объемов вылова и производства

изменения вкусов потребителей

изменение покупательной способности потребителей

изменения у конкурентов

изменения в таможенной и налоговой политике государства

изменения во взаимоотношениях РФ и экспортеров

изменения конъюнктуры фондовых рынков

изменения на рынке сопутствующих и смежных товаров

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ БАЗЫ НАБЛЮДЕНИЯ (за чем нужно наблюдать)

Сырье и технологии

технологии производства данных продуктов

технологии производства холодильников

Окружение компании

торговые сети

производители сырья

природные катаклизмы и экологическая обстановка

конъюнктура фондовых рынков

взаимоотношения РФ со странами экспортерами продукции и сырья для ее производства

таможенная и налоговая политика РФ

Действующие лица

действующие конкуренты и все что с ними связано

потенциальные конкуренты и все что с ними связано

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: