В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Вычисления в Excel

Ссылки

Вычисления в Excel производятся по формулам, вставленным в ячейку вручную, используя операторы Excel, или можно использовать готовые функции, хранящиеся в МАСТЕРЕ ФУНКЦИЙ.

Формула — это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции. Формулы записываются в одну строку.

По умолчанию вычисление по формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические (математические), текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы, всегда является число. К арифметическим операторам относятся: +, -, *, /, %, ^.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения Истина или Ложь. К операторам сравнения относятся: =, >, <, >=, <=, <>.

Текстовый оператор & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся:

: — оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно;

; — оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазона. Например, СУММ(В5:В15,С15:С25);

" " — оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4:С6 B4:D4) ячейки В4 и С4 являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма этих ячеек.

Приоритет выполнения операций:

• операторы ссылок (адресные) «:», «,», « ;»;

• знаковый минус «-»;

• вычисление процента %;

• арифметические ^, *, /, +, -;

• текстовый оператор &;

• операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Если неизвестно точно, в каком порядке Excel будет выполнять операторы в формуле, стоит использовать скобки даже тогда, когда на самом деле в них нет никакой необходимости. Кроме того, при последующих изменениях скобки облегчат чтение и анализ формул.

После ввода формулы в ячейку рабочего листа на экране в окне рабочего листа в ячейку выводится результат вычисления.

Ссылки

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула.

Например, если в клетке С1 записана формула

=А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1 — =В1+С1.

Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки.

Смешанные ссылки — это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D7.

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

<имя раб.листа>!ссылка на ячейку, например,

Лист2!А1:А10.

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например,

'лицевой счет'!А1:А10.

Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1:Лист5!$А$1:$D$3.

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]<имя листа>!ссылка на ячейку, например:

[книга2]ЛистЗ!Е5:Е15.

В Excel существует еще один стиль ссылок, называемый R1C1. При использовании этого стиля Excel ссылается на ячейки по номерам строк и столбцов. В этом режиме относительные ссылки выводятся в терминах их отношения к ячейке, в которой расположена формула, а не в терминах их действительных координат. Стиль R1C1 используется при отражении ссылок в макросах.

В большинстве случаев работа с текстовыми значениями происходит так же, как с числами. Для объединения текстовых значений используется оператор &, причем таких операторов в формуле может быть несколько. С помощью оператора & можно объединять и числовые значения. В результате будет сформирован числовой текст. Этот оператор можно также использовать для объединения текстовых и числовых значений.

Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Существуют следующие правила ввода функций:

1. Имя функции всегда вводится после знака «=».

2. Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.

3. Между именем функции и знаком « ( » пробел не ставится.

4. Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию из списка и выводит для нее панель формул. На панели формул отображаются имя и описание функции, количество и тип аргументов, поле ввода для формирования списка аргументов, возвращаемое значение.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже.

1. Арифметические и тригонометрические.

2. Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).

3. Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.

4. Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).

5. Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.

6. Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.

7. Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.

8. Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).

9. Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.

10. Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.

Командная кнопка Автосумма на панели инструментов предназначена для автосуммирования, т. е. для получения итоговых данных для любых указанных диапазонов данных с помощью функции СУММ. Технология работы с командой автосуммирования следующая:

1. выделить ячейку, в которой должен располагаться итог;

2. щелкнуть по кнопке Автосумма;

3. будет предложен диапазон для суммирования (он окружен подвижной рамкой). Если диапазон неверен, следует выделить нужный диапазон (ячейка, смежные ячейки, несмежные ячейки — в любой комбинации);

4. щелкнуть по кнопке Автосумма.

При выделении ячеек в области автовычислений строки состояния обычно выводится сумма выделенных ячеек. Щелкнув правой кнопкой мыши в этой области, можно выбрать другую итоговую функцию для выделяемых ячеек, значение которой будет выводиться в строке состояния: среднее, число значений, максимальное или минимальное значение.

Если при наборе формулы были допущены ошибки, то в ячейку будет выведено значение ошибки. В Excel определено семь ошибочных значений:

1. #ДЕЛ/0! — попытка деления на 0. Эта ошибка обычно возникает, если в формуле делитель ссылается на пустую ячейку;

2. #ИМЯ? — в формуле используется имя, отсутствующее в списке имен диалога Присвоение имени. Excel также вводит это ошибочное значение в том случае, когда строка символов не заключена в двойные кавычки;

3. #ЗНАЧ! — выдается при указании аргумента или операнда недопустимого типа, например, введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение, а также в том случае, когда Excel не может исправить формулу средствами автоисправления;

4. #ССЫЛКА! — отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула (возможно, он удален);

5. #Н/Д — нет данных для вычислений. Аргумент функции или операнд формулы является ссылкой на ячейку, не содержащую данных. Любая формула, которая ссылается на ячейки, содержащие #Н/Д, возвращает значение #Н/Д;

6. #ЧИСЛО! — задан неправильный аргумент функции, например, v(-5). #ЧИСЛО!, может также указывать на то, что значение формулы слишком велико или слишком мало и не может быть представлено на листе;

7. #ПУСТО! — в формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек.

При поиске ошибок целесообразно использовать вспомогательную функцию отслеживания зависимостей, которая позволяет графически представить на экране связи между различными ячейками. Эта функция представляет на экране влияющие и зависимые ячейки. Влияющие ячейки — это ячейки, значения которых используются формулой, расположенной в активной ячейке. Ячейка, которая имеет влияющие ячейки, всегда содержит формулу. Зависимые ячейки — это ячейки, содержащие формулы, в которых имеется ссылка на активную ячейку. Ячейка, которая имеет зависимые ячейки, может содержать формулу или константное значение. Функция позволяет:

• просмотреть все влияющие ячейки; будут указаны все ячейки, на которые есть ссылки в формуле активной ячейки;

• просмотреть все зависимые ячейки; будут указаны все ячейки, в которых есть ссылка на активную ячейку;

• определить источник ошибки; прослеживается путь появления ошибки до ее источника. Excel выделяет ячейку, которая содержит первую формулу в цепочке ошибок, рисует стрелки из этой ячейки к выделенной и выводит окно сообщения. После нажатия кнопки OK Excel рисует стрелки из ячеек, которые содержат значения, вовлекаемые в ошибочные вычисления.

Отслеживание зависимостей выполняется командой Зависимости меню Сервис или командными кнопками панели инструментов Зависимости.

Существуют также три специальные логические функции ЕОШ, ЕОШИБКА и ЕНД, позволяющие перехватывать ошибки и значения #Н/Д и предотвращать их распространение по рабочему листу. Функции имеют следующий формат:

• =ЕОШ(значение);

• =ЕОШИБКА(значение);

• =ЕНД(значение).

Эти функции проверяют значение аргумента или ячейки и определяют, содержат ли они ошибочное значение. Функция ЕОШ проверяет значение на все ошибки, за исключением #Н/Д, ЕОШИБКА отслеживает все ошибочные значения, а ЕНД проверяет только появление значения #Н/Д.

В принципе аргумент «значение» может быть числом, формулой или строкой символов, но обычно это ссылка на ячейку или диапазон. В противном случае проверяется только одна ячейка диапазона, а именно ячейка, находящаяся в том же столбце или строке, что и формула. Обычно функции ЕОШ, ЕОШИБКА и ЕНД используются в качестве логических выражений функции ЕСЛИ.

Логические функции

Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ.

Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул.

Синтаксис

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Лог_выражение — любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100 — логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, это выражение принимает значение ИСТИНА, а в противном случае — значение ЛОЖЬ. Этот аргумент может использоваться в любом операторе сравнения.

Замечания

В качестве значений аргументов «значение_если_истина» и «значение_если_ложь» можно для построения более сложных проверок использовать до 64 вложенных друг в друга функций ЕСЛИ. (Применение вложенных функций ЕСЛИ показано в примере 3.) Чтобы проверить больше 64 условий, воспользуйтесь функциями ПРОСМОТР, ВПР или ГПР. (Применение функции ПРОСМОТР показано в примере 4.)

После вычисления аргументов «значение_если_истина» и «значение_если_ложь», функция ЕСЛИ возвращает полученное значение.

Если один из аргументов функции ЕСЛИ является массивом (Массив. Объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.), при выполнении функции ЕСЛИ вычисляются все элементы массива.

Microsoft Excel содержит дополнительные функции, которые можно применять для анализа данных с использованием условий. Например, для подсчета числа вхождений текстовой строки или числа в диапазоне ячеек используйте функции СЧЁТЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИМН. Для вычисления суммы значений, попадающих в интервал, заданный текстовой строкой или числами, используйте функции СУММАЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Пример рассмотреть дома

Пример 2

Чтобы этот пример проще было понять, скопируйте его на пустой лист.

Инструкции

1. Создайте пустую книгу или лист.

2. Выделите пример в разделе справки.

Примечание. Не выделяйте заголовок строки или столбца.

Выделение примера в справке

3. Нажмите клавиши CTRL+C.

4. Выделите на листе ячейку A1 и нажмите клавиши CTRL+V.

5. Чтобы перейти от просмотра результатов к просмотру формул, возвращающих эти результаты, нажмите клавиши CTRL+` (апостроф) или на вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Показать формулы.

Пример 3

Чтобы этот пример проще было понять, скопируйте его на пустой лист.

Инструкции

1. Создайте пустую книгу или лист.

2. Выделите пример в разделе справки.

Примечание. Не выделяйте заголовок строки или столбца.

Выделение примера в справке

3. Нажмите клавиши CTRL+C.

4. Выделите на листе ячейку A1 и нажмите клавиши CTRL+V.

5. Чтобы перейти от просмотра результатов к просмотру формул, возвращающих эти результаты, нажмите клавиши CTRL+` (апостроф) или на вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Показать формулы.

В предыдущем примере второе предложение ЕСЛИ является одновременно аргументом «значение_если_ложь» для первого предложения ЕСЛИ. В свою очередь, третье предложение ЕСЛИ является аргументом «значение_если_ложь» для второго предложения ЕСЛИ. Например, если первый аргумент «лог_выражение» (Среднее>89) имеет значение ИСТИНА, то возвращается значение «A». Если первый аргумент «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ, вычисляется второе предложение ЕСЛИ, и так далее.

Значение_если_истина — значение, которое возвращается, если аргумент «лог_выражение» имеет значение ИСТИНА. Например, если данный аргумент — строка «В пределах бюджета», а аргумент «лог_выражение» имеет значение ИСТИНА, то функция ЕСЛИ отобразит текст «В пределах бюджета». Если аргумент «лог_выражение» имеет значение ИСТИНА, а аргумент «значение_если_истина» не задан, возвращается значение 0 (ноль). Чтобы отобразить слово ИСТИНА, необходимо использовать логическое значение ИСТИНА для этого аргумента. Аргумент «значение_если_истина» может быть формулой.

Значение_если_ложь — значение, которое возвращается, если «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ. Например, если данный аргумент — строка «Превышение бюджета», а аргумент «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ отобразит текст «Превышение бюджета». Если аргумент «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ, а аргумент «значение_если_ложь» опущен (т. е. после аргумента «значение_если_истина» отсутствует точка с запятой), то возвращается логическое значение ЛОЖЬ. Если аргумент «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ, а аргумент «значение_если_ложь» пуст (т. е. после аргумента «значение_если_истина» стоит точка с запятой, а за ней — закрывающая скобка), то возвращается значение 0 (ноль). Аргумент «значение_если_ложь» может быть формулой.

И

Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

И(логическое_значение1; логическое_значение2; ...)

Логическое_значение1, логическое_значение2, ... — от 1 до 255 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Замечания

Аргументы должны быть логическими значениями (такими, как ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивами (Массив. Объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.) или ссылками, содержащими логические значения.

Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит текст или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Если указанный интервал не содержит логических значений, функция И возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

ИЛИ

Показать все

Скрыть все

Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Синтаксис

ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2;...)

Логическое_значение1, логическое_значение2,... — от 1 до 255 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Замечания

Аргументы должны принимать логические значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) или быть массивами (Массив. Объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.) либо ссылками, содержащими логические значения.

Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит текст или пустые ячейки, то такие значения игнорируются.

Если заданный интервал не содержит логических значений, функция ИЛИ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Можно воспользоваться функцией ИЛИ в качестве формулы массива, чтобы проверить, имеется ли в нем то или иное значение. Чтобы ввести формулу массива, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ВВОД.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: