Внутреннего аудита на предприятии

УТВЕРЖДАЮ:

Директор: _______________

(наименование предприятия)

_________________________

(ФИО, подпись)

«_____»_____________20__г.

План проведения внутренних проверок на 20___г.

Начальник СК ____________ _____________________

(ФИО) (подпись)

Практическая работа № 3

Тема:Составление программы проведения внутреннего аудита и уведомления об аудиторской проверке для конкретного объекта

Цель:разработать программу проведения внутреннего аудита и письменное уведомление об аудиторской проверке для конкретного проверяемого подразделения или конкретного проверяемого процесса

Общие указания:

На основе годового плана аудита ведущим аудитором на каждую аудиторскую проверку составляется программа. После утверждения программы аудита для конкретного подразделения или процесса ведущий аудитор должен официально (в форме делового письма или служебной записки) заранее (примерно за 10-14 дней до начала проверки) уведомить о ней руководителя аудитируемого подразделения или владельца (руководителя) процесса.

«Золотое правило» аудиторской проверки: она никогда не должна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать деятельности, приводить к финансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе внутреннего аудита.

При необходимости к письменному уведомлению может быть приложен опросный лист. Опросный лист – анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого подразделения (процесса), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта. При составлении вопросов экспертам необходимо владеть информацией об области деятельности проверяемого подразделения (процесса). Для установления такой информации экспертам следует изучить следующую документацию: Руководство по качеству, Положение о проверяемом подразделении, стандарты предприятия, на основе которых данное подразделение строит основную деятельность.

Использование опросного листа позволяет:

- сократить время аудиторской проверки;

- сделать руководителя аудитируемого подразделения участником аудита;

- психологически подготовить руководителя аудитируемого подразделения к работе аудиторов.

Ход работы:

1. Программа проведения внутреннего аудита на предприятии имеет произвольную форму. Предложите программу проведения аудита для конкретного проверяемого подразделения или конкретного проверяемого процесса на основе разработанного годового плана проведения внутреннего аудита на предприятии.
Программа аудиторской проверки должна содержать следующую информацию:
- цель аудиторской проверки
- объекты аудита;
- критерии аудита;
- состав группы аудиторов;
- дата проведения проверки.
Возможная форма проведения программы аудита представлена в приложении 1.

2. Составить письменное уведомление об аудиторской проверке в форме делового письма или служебной записки для конкретного проверяемого подразделения или конкретного проверяемого процесса (приложение 2).

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под планированием аудиторской проверки?

2. На основании, какого документа разрабатывается программа аудита?

3. С какой целью заранее уведомляют руководителя аудитируемого подразделения или владельца (руководителя) процесса о проведении проверки?

4. Что такое опросный лист?

Приложение 4

Форма программы аудита

УТВЕРЖДАЮ:

Директор по качеству

__________________________
(наименование предприятия)

(ФИО)

_____________ ___________
подпись расшифровка

«____»______________20__ г.

ПРОГРАММА

проведения внутренней проверки системы менеджмента
качества в ________________________________________
(наименование подразделения или процесса)

1. Цель и область проверки _________________

2. Сроки проведения проверки __________________________________

3. Состав группы аудиторов
Ведущий аудитор – ФИО, должность) ________________
Аудиторы – (ФИО, должность) _______________________

4. Объекты проверки

5. Требования к конфиденциальности

Комиссия обязуется не разглашать сведения, полученные в ходе проверки и оценки системы менеджмента качества _______________________________________, и не передавать материалы оценки в какие-либо организации или каким-либо лицам.

Ведущий аудитор: ____________ _________________
подпись расшифровка

Аудиторы: ____________ _________________
подпись расшифровка

Приложение 2

Форма письменного уведомления
об аудиторской проверке

Руководителю _____________________________________
(наименование подразделения)

Служебная записка

В соответствии с планом на 200___ год, утвержденной _____________________________________________________________________________
(наименование документа, кем и когда утвержден)

В период _______________________, в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения представить в отдел качества не позднее ________________________________.
(указать дату)

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: __________________________________.

Приложения:

1. План аудиторской проверки

2. Опросный лист

Ведущий аудитор: ____________ _________________
подпись расшифровка

Практическая работа №4

Тема:Изучение форм фиксации наблюдений аудита на предприятии

Цель:разработать контрольный вопросник (чек-лист) и журнал аудитора, необходимые для сбора информации при процедуре проведения внутренней проверки на предприятии.

Общие указания:

Сбор доказательств соответствий или несоответствий критериям аудита проводится путем опроса персонала, анализа документов и наблюдения реальных условий выполнения процедур, процессов. Наблюдения аудитора должны подтверждаться объективными данными и документироваться.

Контрольный вопросник (чек-лист) – своеобразный инструментарий, позволяющий аудитору непосредственно в ходе проверки получить информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник – рабочая «шпаргалка» аудитора. Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте. Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.

Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) – бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторский проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Как правило, журнал аудитора содержит следующую информацию: объект аудита, критерии аудита, проверяемое подразделение или процесс, дату аудита, нормативы аудита (разделы, пункты документа), проблемы выявленные в ходе прошлых аудитов, записи о состоянии объекта аудита (факты, результаты наблюдений аудитора и т.д.), комментарии и предложения аудитора. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

Ход работы:

1. Предложить перечень вопросов для проверки конкретного подразделения или конкретного процесса, базируясь на требованиях стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (приложение1)

2. Разработать форму фиксации наблюдений аудиторской проверки – журнал аудитора. Возможная форма журнала аудитора представлена в приложении 2.

Контрольные вопросы:

1. Что включает в себя этап – подготовка к аудиту?

2. Перечислите методы аудита

3. Преимущества применения контрольного вопросника при проведении аудита

4. Кто занимается составлением контрольного вопросника?

5. Основные правила составления контрольного вопросника

6. Что такое журнал аудитора?

Приложение 1

Форма контрольного вопросника аудитора

Вопросник
на проведение внутренней проверки в

_____________________________________________
наименование объекта проверки

Ведущий аудитор: ____________ _________________
подпись расшифровка

«______»_______________200__ г.

Приложение 2

Форма журнала аудитора

Журнал аудитора

Ведущий аудитор: ____________ _________________
подпись расшифровка

«______»_______________200__ г.

Практическая работа № 5

Тема:Выявление несоответствий и уведомлений, последующие действия

Цель:ознакомится с критериями оценки аудита, выявить отклонения при проверке аудитируемого подразделения или процесса и предложить рекомендации и мероприятия по их устранению

Основные положения:

Все обнаруженные отклонения подразделяются на несоответствия и уведомления.

Несоответствие – невыполнение установленного требования. Несоответствия подразделяются по степени значимости на значительные и малозначительные.

Значительное несоответствие – невыполнение требований документированных процедур СМК или неудовлетворительная оценка экспертом какого-либо элемента по отношению к требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 или наличие значительных рисков (угроза здоровью и жизни потребителей, ухудшение потребительских свойств продукции, но без потери возможности использования по назначению и работоспособности) для потребителей продукции.

Малозначительное несоответствие – единичное наблюдаемое упущение или упущение в документации, в элементе системы качества или подэлементе как части СМК.

Замечания экспертов, сделанные в ходе проверок, которые не относятся к несоответствиям, но учет, которых может улучшить деятельность в области качества или предотвратить появление возможного несоответствия, фиксируются как уведомления и заносятся в лист регистрации уведомлений.

Устранение несоответствия или уведомления может быть предпринято в форме коррекции или корректирующих (предупреждающих) действий.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия. При коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Обнаруженные экспертами и подтвержденные представителей аудитируемого подразделения (процесса), несоответствия или уведомления и действия по их устранению, должны быть документированы в форме протокола (акта). Для реализации корректирующих или предупреждающих действий разрабатывается соответствующий план и утверждается руководителем подразделения (процесса)

Ход работы:

1. Проанализировать ситуационные задачи согласно выданного задания. Идентифицировать наблюдения аудиторов в соответствии с пунктами стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008, сформулировать и классифицировать их. Варианты ситуационных задач приведены в приложении 1.

2. Предложить форму регистрации несоответствий и уведомлений, идентифицированных аудиторской группой. Возможные формы протоколов о выявленных отклонениях приведены в приложениях 2,3.

3. Заполнить предложенные формы самостоятельно, использовав решение ситуационных задач

4. Предложить форму для реализации корректирующих и предупреждающих действий. Возможная форма плана мероприятий по реализации корректирующих и предупреждающих действий приведена в приложении 4

5. Оформить самостоятельно план мероприятий по реализации корректирующих и предупреждающих действий.

Контрольные вопросы:

1. По какому принципу классифицируются несоответствия?

2. Что такое уведомление?

3. Каким образом устраняют несоответствия?

4. Укажите отличительные признаки коррекций, корректирующих и предупреждающих действий

5. Кто является ответственным за разработку и реализацию коррекций, корректирующих и предупреждающих действий?

Приложение 1

Ситуационные задачи

1. В ходе проведения внутреннего аудита отдела стандартизации аудитор обратил внимание на наличие копии стандарта с истекшим сроком действия

2. В отделе кадров аудиторская комиссия отметила отсутствие плана обучения, повышения квалификации, аттестации персонала

3. В ходе проведения внутреннего аудита в отделе маркетинга отсутствовала должностная инструкция менеджера по рекламе

4. В текущем году инженер-хроматографист прошел обучение и освоил новые методики, но информация о его обучении не была зафиксирована в отделе кадров

5. В ходе проверки аудиторы выявили наличие изменений в контракте на поставку готовой продукции. Однако им не были представлены свидетельства о согласовании данного изменения.

6. В отделе контроля качества аудиторами выявлено использование весов, для которых отсутствует документальное подтверждение проведения их поверки

7. В установленной на предприятии форме плана корректирующих и предупреждающих действий не предусмотрена отметка об их исполнении

8. При проверке группы планирования исследований и расширения ассортимента аудиторы выявили отсутствие систематизации отчетов о характеристиках экспериментальных партий новых видов продукции за последние два года

9. В отделе маркетинга аудиторам не были представлены объективные доказательства выявления удовлетворенности потребителей выпускаемой продукцией

10. В технической службе руководителем аудиторской группы выявлено, что в карте оборудования на смеситель отсутствует график калибровки оборудования

11. Аудиторская группа отметила отсутствие идентификационной надписи на журнале по определению микробиологической обсемененности воздуха в рабочих помещениях и указания даты начала ведения журнала

12. В ходе анализа документации СМК выяснилось, что в документированной процедуре «Внутренний аудит» не предусмотрены ответственные по проведению проверок по подразделениям организации

13. В плане разработки новых видов молочной продукции не установлено лицо, ответственное за разработку йогурта «Утренний»

14. При интервьюировании сотрудников транспортного отдела аудитор отметил отсутствие их осведомленности по вопросу результативности функционирующей системы менеджмента качества

15. При проведении проверки аудиторская группа отметила отсутствие прибора, фиксирующего температуру воздуха в помещении

16. Аудитор при проведении проверки творожного цеха заметил, что на производственном участке находится тара без идентификационной надписи

17. В конфетном цехе № 2 при производстве конфет были выявлены доказательства, санкционирующие их использование

18. В ходе аудита эксперты выявили, что план повышения квалификации персонала разработан в установленные сроки, но не утвержден ответственным лицом

19. В ходе внутреннего аудита отдела логистики аудиторы отметили несогласованность количества проведенных дней качества с установленной в данном подразделении периодичностью

20. Аудитор обратил внимание, что должностная инструкция менеджера по качеству не содержит квалификационных требований

21. В ходе аудита отдела автоматизации и механизации производственных процессов было установлено, что периодичность проведения дней качества с целью внутреннего информирования сотрудников по производственным, организационным и вопросам качества не определена

22. В отделе закупок на вопрос аудитора о том, как выбирались поставщики сырья, сотрудник затруднился ответить

23. Аудиторы, проводившие проверку СМК в производственных отделах предприятия, отметили отсутствие информации о функционировании одного из процессов в отчете, представленном для анализа высшему руководству

24. В документированной процедуре «Порядок проведения корректирующих действий» не установлена форма регистрации результатов предпринятых действий

25. На предприятии была разработана партия антибактериального жидкого мыла, по составу не соответствующая требованиям стандарта. В ходе аудита экспертам не было представлено доказательств проведения мероприятий по устранению данной продукции

Приложение 2

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: