Учёт документов в государственных и муниципальных архивах

Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и, наконец, осуществляется финансирование. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях – источниках комплектования.

Под учётом понимается определение количества и состава документов АФ РФ и других архивных документов в архиве в установленных единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах.

Единица учёта архивных документов – это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в одной условной единице хранения.

Под единицей хранения понимается физически обособленный архивный документ или архивные документы. Для документов на бумажной основе – это дело - совокупность архивных документов или отдельный архивный документ, заключённые в обособленную обложку или папку. Единица хранения электронных документов – физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов. Документы на других носителях обособляются по другим единицам в соответствии со спецификой носителя (физически обособленный рулон киноплёнки или магнитной ленты с записью изобразительной или звуковой информации для кинодокументов; физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации для видеодокументов и др.)

Учётный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта.

Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учёта и идентификации (сокращённое наименование архива, номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учёта).

Учёт архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации РАН осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В архивохранилище государственного архива, организации РАН назначается работник, ответственный за учёт архивных документов архивохранилища. В муниципальном архиве учёт архивных документов осуществляется руководителем архива или специально назначенным работником. В организациях – источниках комплектования учёт архивных документов осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

В архиве разрабатывается порядок и схема учёта архивных документов, которые утверждаются руководителем архива. Учётные документы являются документами для служебного пользования и на руки пользователям не выдаются. Исключение составляют описи и в отдельных случаях по решению руководства архива – дела фондов.

Действующая система учёта архивных документов сложилась не сразу. Её становление прошло длительный путь. Предлагаемые на разных этапах теоретические подходы и методические разработки апробированы временем. В дореволюционной России из учётных документов были известны описи и инвентари. В 1918 г. была проведена первая попытка сбора информации об имеющихся архивах. Полученная информация отражалась в опросных листах. В основу учёта был положен архив. Это был ещё общий учёт по хранилищам. Он не обеспечивал сохранность документов и не способствовал их использованию.

В 1920-1921 гг. происходит концентрация документов в архивах. В связи с этим появляется необходимость в новых формах учёта для определения того, какие фонды находятся в архивах, сколько их. В 1921 г. состоялась I Всероссийская конференция архивных деятелей. С сообщением «О задачах выявления архивных фондов» выступил М.С. Вишневский. В качестве основы учёта он предложил не архив, а архивный фонд, а в качестве главной задачи – центральный учёт фондов, подлежащих хранению в составе ЕГАФ.

В 1922 г. была разработана форма учётной карточки для каждого фонда. Таким образом, было положено начало созданию фондового каталога. Отрицательным моментом было то, что карточка не принимала во внимание изменения фонда. Однако в силу большого объёма работы по концентрации архивов ряд местных архивов не приступил к работе по созданию картотек. Новая форма карточки была

разработана в 1925 г., но она содержала слишком много сведений, что затрудняло её заполнение. В 1927 г. вновь возвратились к форме карточки, разработанной в 1922 г. Была начата работа по формированию центральных и местных картотек фондов. В 1929 г. состоялся II съезд архивных работников РСФСР, на котором с докладом об архивном справочном аппарате выступил Г.А. Князев. Говоря о карточках, он подчеркнул, что они должны содержать сводку всех необходимых сведений о фонде. Итоги работы по заполнению карточек фондов были подведены в 1931 г. на совещании заведующих краевыми и областными архивами. К тому времени картотекой было охвачено лишь 70 % фондов, сосредоточенных в архивах РСФСР.

Параллельно с решением вопросов учёта документов в государственных архивах в 1928 г. был поставлен вопрос об учёте документов в ведомственных архивах.

В 1932 г. вышла рабочая инструкция ЦАУ РСФСР по регистрации фондовых карточек и их нумерации. В соответствии с этой инструкцией архивным органам предписывалось иметь и регистрационные книги:

-фондов госархивов;

-фондов учреждений;

-секретных фондов;

-выбывших фондов.

«Правила учёта архивных материалов в государственных архивах СССР» появились в 1936 г. Они определили следующую систему учётных документов:

-книга фондов, в состав которой входили список фондов и листы фондов;

-описи;

-дела фондов.

Значительное внимание в правилах уделялось методике заполнения форм.

Новые правила учёта, вышедшие в 1947 г., ввели новые учётные формы:

-книга поступлений;

-карточный алфавитный указатель;

-реестр описей.

Списки фондов и листы фондов в соответствии с этими правилами стали вестись отдельно. Предусматривались самостоятельные учётные документы для фондов досоветского и советского периодов. Описи архивы должны были иметь в 2-х экземплярах: один – неприкосновенный, другой – для повседневного использования.

В 1936-1947 гг. был проведён ряд мероприятий по выявлению и учёту особо ценных документов (ОЦД). Следствием этой работы стала «Инструкция по учёту особо ценных архивных документов» (1938).

Новый состав учётных документов был введён «Правилами учёта документальных материалов в государственных архивах ССССР» 1947 г. К ним относились:

-список фондов;

-книга учёта поступлений;

-листы фондов;

-карточный алфавитный указатель личных фондов;

-описи;

-реестры описей;

-дела фондов.

В конце 1950-х –1960-е гг. вышел ряд нормативных актов, содержащих требования к учёту документов в архивах. В их числе:

-«Правила работы архивов учреждений, организаций, предприятий» (1957), где целая глава посвящалась учёту;

-инструкция «Об организации выявления, учёта уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение» (1958);

-«Основные правила работы государственных архивов СССР» (1962), которые дополнили комплекс действовавших учётных документов книгой учёта изменений в составе и объёме фондов, учётными документами по микрофильмированию, а также ввели такие формы учёта как внутренние описи и заверительные надписи единиц хранения;

-«Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий» (1963), которые приблизили учёт документов в учреждениях к учёту в государственных архивах.

Состав основных и дополнительных справочников государственного архива, выполняющих функции учёта, определило «Методическое письмо о единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР», подготовленное Главархивом СССР в 1965 г. К основным учётным справочникам были отнесены:

-списки фондов;

-листы фондов;

-описи;

-фондовые каталоги (в архивных управлениях-отделах).

Последние представляли собой совокупность карточек фондов по каждому государственному архиву, подчинённому какому-либо управлению-отделу; обобщённые данные управлений-отделов сосредотачивались в Центральном фондовом каталоге (ЦФК) СССР.

В 1970-е гг. многими архивами применительно к своим комплексам документов осуществлялась разработка методических рекомендаций по работе с ОЦД.

В 1975-1979 гг. с целью наведения порядка в учёте была проведена выверка учётных документов в госархивах, их сверка с ЦФК. Несмотря на значимость проведённой работы, учётная и информационная функции ЦФК не могли на том этапе быть полностью реализованы в силу низкой эффективности традиционных технологий. В 1980-е гг. была предпринята попытка автоматизации ЦФК. Она была основана на централизованном вводе информации с бумажных носителей в автоматизированную систему, но оказалась неудачной.

Во второй половине 1980-х гг. появилась такая форма совершенствования учёта и обеспечения сохранности документов как общественные смотры состояния учёта и сохранности документов в учреждениях и государственных архивах. К концу 1980 г. был завершён единовременный государственный централизованный учёт документов в библиотеках, музеях Министерства культуры, школьных музеях.

Особое место учёту документов отводилось в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» 1984 г. и «Основных правилах работы ведомственных архивов» 1986 г. Именно по этим правилам осуществлялся учёт документов в государственных и ведомственных архивах СССР до 1990-х гг.

Значительный вклад в разработку теоретических подходов и методики учёта, развитие системы отечественных учётных документов внесли Д.Я. Самоквасов, М.С. Вишневский, О.Е. Карноухова, Г.А. Князев, И.С. Назина, М.Н. Шобухова, Н.А. Ковальчук, М.И. Автократова, К.И. Рудельсон.

Изменения, происшедшие в стране, а значит – и в отрасли в 1990-е гг. (наличие наряду с государственной негосударственных форм собственности, появление большого количества политических партий и общественных движений, массовая компьютеризация) не могли не сказаться на архивной отрасли и, прежде всего – на сфере учёта. В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 г. АФ РФ был разделён на две части: государственную и негосударственную. Все документы, включенные в состав АФ РФ (государственной и негосударственной части) независимо от места их хранения подлежали учёту. Собственников негосударственной части АФ РФ обязали представлять в государственные и муниципальные архивы сведения по учёту в соответствии с требованиями Росархива.

В 1996 г. приказом Росархива было утверждено «Положение о порядке учёта архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества». В положении, вслед за «Основами» значилось, что документы государственной части АФ РФ не подлежат приватизации, а приватизируемая организация представляет в государственный или муниципальный архив сведения о хранящихся у неё документах, по которым архив даёт своё заключение. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утверждённым ЭПК архивных органов.

Изменившийся порядок учёта требовал нормативного закрепления, поэтому закономерным стало появление в 1997 г. «Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации», зарегистрированного в Минюсте России, что сделало его применение обязательным. Благодаря установленному в регламенте порядку взаимодействияРосархива, органов и учреждений его системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных учреждений, юридических и физических лиц – собственников документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также организаций, не являющихся источниками комплектования, но хранящих документы АФ РФ, был закреплён принцип централизации государственного учёта документов, а также принципы:

-унификации (основан на соблюдении преемственности учёта архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства составления и ведения учётных документов);

-динамичности (обеспечивается своевременным и оперативным внесением изменений в учётные документы или составлением новых учётных документов);

-полноты и достоверности государственного учёта (учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве, в том числе страховые копии документов, копии фонда пользования, описи дел и документов, документы непрофильные для данного архива; данные учётных документов должны соответствовать фактическому количеству и составу хранящихся документов.).

Кроме того, регламент установил состав учётных документов архива, государственного музея, библиотеки, научного и научно-отраслевого архива Российской академии наук, структурного подразделения организации, осуществляющей приём и хранение архивных документов, а также порядок централизованного государственного учёта документов государственной и негосударственной части АФ РФ (состав документов, формы, правила их заполнения, периодичность и сроки представления).

В действующем Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. хранению и учёту архивных документов посвящена самостоятельная глава 4, в которой обозначено, что независимо от места хранения документов АФ РФ:

- в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях и создаваемых ими архивах,

-у собственников или владельцев в соответствии с договором с государственным или муниципальным архивом;

-в архивах отраслевых фондов - они подлежат государственному учёту.

С 2007 г. порядок и формы учётных документов, в том числе уникальных, установлены «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Они опираются на «Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г.

В соответствии с Правилами в архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учётные документы. К числу основных (обязательных) документовотнесены:

-Книга учёта поступлений – для учёта каждого поступления архивных документов в архив, а также их количества и состава за определённый период, состояния и описания.

-Список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, их номеров, учёта общего количества. Номер, присвоенный архивному фонду по списку, сохраняется за этим фондом во всех учётных документах. Учёт архивных документов периода до 1917 г. ведётся раздельно от учёта архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение – специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс «Р», отделяемых от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.). Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта РФ, должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.). В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя. Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответственного органа управления архивным делом. Для учёта архивных фондов могут использоваться «свободные номера» - номера архивных фондов, архивные документы которых были выделены к уничтожению или включены в состав объединённых архивных фондов и ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, номера архивных фондов, вошедших в состав объединённого архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, вновь поступившим архивным фондам не присваиваются. Объединённому архивному фонду, образованному из ранее учтённых фондов, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

-Лист фонда – для учёта количества и состава описей дел фонда, документов, их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений архивного фонда. Составляется на каждый архивный фонд, учитывает все архивные документы, включая неописанные и секретные. Пересоставляется только в случае неисправимого повреждения или если перестаёт отражать фактическое состояние и объём архивного фонда после его переработки или создания объединённого архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. При этом прежний лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фондов делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересопо в порядку номеров в папке составляется лист-заверитель.

-Лист учёта аудиовизуальных документов – для учёта количества аудиовизуальных документов определённого вида при их нефондовой организации, учёта и нумерации их описей, динамики изменений.

-Опись дел, документов – для поединичного и суммарного учёта архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учёта изменений в составе и объёме архивных документов, включенных в неё. В конце описи дел, документов делается итоговая запись. Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кртме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись должна иметь лист-заверитель. Законченной считается опись, включающая не более 9999 единиц хранения, единиц учёта. Архив должен иметь 3 экземпляписй, первый из которых является страховым.

-Реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учёта их количества и состава.

-Инвентарная книга учёта дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учёта состава и состояния таких дел.

-Паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища.

-Лист учёта и описания уникального документа.

-Список фондов, содержащих особо ценные документы.

-Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).

-Реестр описей особо ценных дел, документов.

- Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования.

-Опись страхового фонда.

-Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединённый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации-сдатчика документов. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; схема систематизации фонда; акты приёма-передачи, проверки наличия и состояния документов, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, по рассекречиванию; копия характеристики фонда, составленная для путеводителя, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда, если они пересоставлялись и др. Дела фондов, вошедших в состав объединённых архивных фондов, включаются в его дело фонда. К делу фонда составляется внутренняя опись, лист-заверитель. Документы, входящие в дело фонда, подшиваются, листы пронумеровываются. Каждому делу присваивается номер фонда и его название. Дела хранятся по порядку номеров фондов.

-Лист-заверитель дела – для учёта количества листов в деле.

-Внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учётных документов архива включены: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов; книги учёта документов, переданных в другие архивы; книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учёта документов; список фондов, содержащих особо ценные документы и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учётные документы, которые включаются в схему учёта документов.

Изменения в учётные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утверждённых в установленном порядке. При учёте поступления архивных документов оформляются:

-акт приёма-передачи документов на хранение;

-акт приёма на хранение документов личного происхождения.

При учёте выбытияархивных документов оформляются:

-акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-акт о неисправимых повреждениях документов;

-акт приёма-передачи документов на хранение;

-акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

-акта возврата документов собственнику;

-акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Количество архивных документов может измениться, если выявлены ошибки в результате выверки учётных документов, проверки наличия и состояния архивных документов или произошло разделение (объединение) дел в результате их реставрации, описания, переработки описей. Основанием для внесения изменений в учётные документы и учётные БД являются акты:

-о технических ошибках в учётных документах;

-об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтённых и т.д.;

-о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

-описания документов, переработки описей.

Уникальные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, утверждённом приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. На уникальные документы составляются листы учёта и описания уникальных документов.

Учёт особо ценных документовведётся по списку фондов, содержащих особо ценные документы, описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам). Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учёта проставляется отметка «ОЦ». В других учётных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, описи дел, документов. Она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учёта.

При учёте секретных архивных фондов, описей дел, документов, единицы хранения/единицы учётав учётных документах и архивных шифрах обозначается индекс «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности). Изменения в учётные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов.

Учёт документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Учёт поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в федеральную собственность, собственность субъекта РФ, муниципальную собственность, ведётся на основании акта приёма на хранение документов личного происхождения. К нему прилагается сдаточная опись архивных документов и решение ЭПК архива или соответствующего органа управления архивным делом о приёме этих документов в архив.

Учёт архивных документов, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, в том числе личного происхождения, осуществляется в основных учётных документах архива с соблюдением ряда особенностей: в книге учёта поступлений документов указывается собственник или владелец документов, номер и дата акта передачи, дата подписания договора о передаче и срок действия договора. При включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс «Д» (договор), который сохраняется за ним во всех учётных документах и архивных шифрах. В графе «Примечание» списка фондов указывается собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора. Количество архивных фондов, принятых в архив по договору, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учёта поступлений документов. Экземпляр договора между архивом и собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

Архивные документы, не включенные в состав АФ РФ, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов АФ РФ.

Кроме того, специфика прослеживается при учёте дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни; копий архивных документов на правах подлинников; листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учёта аудиовизуальных документов; страхового фонда и фонда пользования; музейных предметов и библиотечных фондов, что также отражено в «Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 2007 г.

Особое место в системе мер по учёту документов АФ РФ занимает централизованный государственный учёт.

Централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации – система учёта документов АФ РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Как уже отмечалось, порядок централизованного государственного учёта документов государственной и негосударственной части АФ РФ был закреплён «Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г. К числу документов централизованного государственного учёта были отнесены:

-паспорт архива на 1 января … г. (составляется в государственном, муниципальном архиве, включает данные о составе и объёме архивных фондов, сведения о справочно-поисковых средствах, условиях хранения);

-карточка фонда (основа фондового каталога);

-сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 1 января … г. (составляются на основе карточек фондов архива; на их основе вносятся изменения в фондовые каталоги в органах управления архивным делом субъектов РФ, а затем – в Центральный фондовый каталог (ЦФК);

-паспорт архива организации на 1 декабря … г., хранящей управленческую документацию, кино-, фото-, фонодокументы, научно-техническую документацию (составляется в архиве организации – источнике комплектования государственного, муниципального архива, содержащее подобную документацию);

- паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря … г.(составляется в архиве организации, хранящей документы АФ РФ депозитарно).

Неотъемлемой частью системы государственного централизованного учёта документов АФ РФ являются Государственный реестр уникальных документов АФ РФ – свод национальных раритетов – и государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

Работа над созданием Государственного реестра уникальных документов АФ РФ была начата в 1995 г. в соответствии с Федеральной целевой программой по усилению борьбы с преступностью. Участие в формировании Реестра приняли работники федеральных архивов и архивов субъектов РФ. Выявление уникальных документов осуществлялось в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах. Критерии отнесения архивных документов к числу уникальных были определены в «Методических указаниях по определению уникальных документов» (1996 г.). Ведение реестра предусматривалось в традиционном и автоматизированном режимах.

Реестры уникальных архивных документов субъектов РФ создавались параллельно с созданием Госреестра РФ. В региональные реестры были включены архивные документы, не вошедшие в федеральный реестр, но представляющие ценность для духовной, культурной, материальной жизни региона.

Автоматизация государственного учёта. В начале 1990-х гг. на базе Центрального фондового каталога СССР (ЦФК СССР), представлявшего собой традиционную карточную систему централизованного государственного учёта на уровне фонда, был создан ЦФК РФ – информационная модель АФ РФ.

В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена «Концепция информатизации архивного дела в России». В целях её реализации в 1996 г. была принята «Программа информатизации архивного дела в России (1997-2000 гг.)», в соответствии с которой Росархив начатал работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учёта, созданию системы автоматизированного государственного учёта. При разработке учетно-поисковых программных комплексов была учтена трёхзвенность системы архивных учреждений и органов управления архивным делом. Такими программными продуктами стали:

-Программный комплекс (ПК) «Архивный фонд» - для государственных и муниципальных архивов; он является основой автоматизированной системы централизованного государственного учёта и должен соответствовать следующим требованиям:

-полный охват архивов всех уровней;

-учёт всех видов документации;

-полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи;

-автоматизированное формирование архивных учётных документов;

-ПК «Фондовый каталог» - для органов управления архивным делом субъектов РФ; предназначен для аккумулирования данных ПК «Архивный фонд» на уровне субъекта РФ;

-ПК «Центральный фондовый каталог» - для Росархива; предназначен для аккумулирования данных ПК «Архивный фонд» на уровне РФ.

Важно, что при их разработке была обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учёта, заложены единые принципы построения ПК при определении показателей учёта и описания архивных фондов и выборе программных платформ. Благодаря этому достигнута возможность:

-однократности ввода информации при многократности ее использования на разных уровнях обобщения данных;

-возможность модернизации системы, в том числе, путем расширения ее информационного потенциала;

- тиражирования ПК "Архивный фонд" и ПК "Фондовый каталог", так как они являются типовыми программными продуктами.

Основные принципы и организация работ, связанных с порядком представления учётных данных для обеспечения государственного централизованного учёта вслед за Регламентом 1997 г. были закреплены во «Временном порядке автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах», утверждённом приказом Росархива от 23.10.2000 № 64:

-государственные и муниципальные архивы заполняют БД «Архивный фонд» описаниями фондов;

-формируют паспорта архивов в автоматизированном режиме;

-копия БД ежегодно направляется в орган управления архивным делом субъекта РФ;

- в органе управления архивным делом субъекта РФ описания объединяются в единый массив БД «Фондовый каталог» и формируются сводные паспорта архивов субъекта РФ;

-эти данные представляются в Росархив, где в БД «ЦФК» аккумулируются сводные сведения по всей РФ. Непосредственно в Росархив свои данные представляют федеральные архивы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: