По объему информации (по степени обобщения)

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера, Главная книга.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с поясне­ниями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

Основные правила ведения учетных регистров, способы исправления ошибок

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или на ЭВМ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгал­терских счетах.

Оборотно - сальдовые ведомости, их контрольное значение

олучение информации о сальдо и движениях по счетам – основное назначение оборотно-сальдовой ведомости. Независимо от того, кто является получателем необходимой информации – аудиторская фирма, банк или руководство организации, - этот документ позволяет получить объективную оценку финансовой ситуации в любой момент, не дожидаясь окончания отчетного периода.

Касательно данных, используемых в оборотно-сальдовой ведомости, то это совокупность трех следующих равенств (для так называемой синтетической ведомости):

Равенство по дебету счетов и их кредиту, где дебетовое сальдо равняется активам организации, а кредитовое – источникам их поступления;

Каждая сумма по кредиту идентична сумме дебета соответствующего счета (здесь работает правило двойной записи);

Равенство обязательств организации и ее активов.

При составлении оборотно-сальдовой ведомости на ошибку укажет какое-либо несоответствие указанных сумм. Данный вид отчета обязательно используется при составлении главного бухгалтерского документа – баланса, многие статьи которого идентичны синтетическим счетам.

Иногда оборотно-сальдовая ведомость формируется по аналитическому счету, в этом случае используются конкретные характеристики последнего: количество, категории и номенклатура. Основное правило при составлении по аналитическому счету – активный или пассивный счет определяет, каким будет сальдо – дебетовым или кредитовым.

Еще одна разновидность оборотно-сальдовой ведомости – шахматная. Здесь используется журнал операций, ведомость имеет табличный вид, по вертикали отображаются счета дебета, а по горизонтали – кредита.Текущая информация в течение месяца оказывается разобщенной по многочисленным счетам. Для обобщения текущей информации, а также проверки правильности записи информации по счетам используются оборотно-сальдовые ведомости.

Оборотно-сальдовые ведомости составляются как правило на конец отчетного периода на основании данных по счетам об остатках и оборотах.

Структура оборотно-сальдовой ведомости

На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывается начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по данному счету.

При правильном ведении учета должно быть три пары равных итогов:

1. Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

2. Итог дебетовых оборотов по счетам должен равняться итогу кредитовых оборотов;

3. Итог конечных дебетовых сальдо должен равняться итогу кредитовых конечных сальдо.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех средств предприятия на начало отчетного периода, а итог по кредиту - сумму источников этих средств, т.е. они отражают баланс предприятия на начало отчетного периода.

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах, при которой каждая операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Третье равенство объясняется так же, как и первое, только в этом случае остатки показывают баланс на конец отчетного периода, а не на начало, как в первом равенстве. Кроме того, третье равенство обусловлено и первыми двумя вместе.

Эта особенность обуславливает контрольное значение данной ведомости. При помощи приведенных в ней данных обнаруживают ряд ошибок, связанных с нарушением приема двойной записи:

- запись сделана по дебету, но пропущена по кредиту счета;

-запись сделана по кредиту, но пропущена по дебету;

- записи сделаны по дебету и кредиту, но не в одинаковых суммах.

Во всех этих случаях не будет второго равенства, а, следовательно, и третьего.

Необходимо найти ошибку. Искать ее надо, проверяя правильность отражения двойной записи по счетам.

Но возможны ошибки иного рода: операция записана дважды или не записана совсем (пропущена и по дебету и по кредиту), тогда равенство второе не нарушается, но сумма оборотов буде преувеличена или преуменьшена. Для выявления подобных ошибок итоги оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяют с итогом хронологической записи (регистрационным журналом).

Шахматные ведомости, их контрольное значение

В тех случаях, когда на предприятии не используется оборотная ведомость, применяется шахматная ведомость.

Она представляет собой матрицу, по горизонтали и вертикали в которой записываются номера синтетических счетов предприятия. Затем из Журнала регистрации хозяйственных операций в матрицу в соответствии с корреспонденцией счетов переносятся суммы, которые обозначаются на пересечении соответствующих строк и столбца.

Шахматная ведомость

По строке собираются дебетовые обороты, а кредитовые - в столбце. Подсчитав итоги оборотов, определяют сальдо конечное: дебетовое записывают по строке, а кредитовое - по столбцу.

В первом нижнем углу матрицы отражаются итоговые суммы оборотов и сальдо начальное и конечное.

Особое внимание уделяется контрольным показателям:

1) Итог по столбцу «Сальдо начальное по Д» должен быть равен итогу по строке «Сальдо начальное по К». Если итоги совпали, то показатели из информационной системы предшествующего периода в систему текущего периода перенесены достоверно;

2) Итого оборотов по Д должен быть равен итогу оборотов по К, что подтверждает правильность применения метода двойной записи;

3) Сумма хозяйственных операций должна быть равна обороту по Д и К, следовательно, ни одна запись, отраженная в журнале, не пропущена, не искажена при разноске по счетам бухгалтерского учета;

4) Равенство сальдо конечного по Д и К подтверждает правильность проведения арифметических действий по каждому из счетов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: