Особенности построения информационного фонда учетных данных.

Дисциплина: “Информационные технологии в экономике»

Очная форма, группы 5О-313, 5О-324

Раздел дисциплины: «Автоматизированные системы бухгалтерского учета»

СРС-4 к теме: Информационное обеспечение АСБУ.

Состав информационного обеспечения.

Внемашинное ИО включает (рис. 11):

1. Классификаторы учетной информации.

2. Систему документации.

Классификаторы являются основой кодирования информации и представляют собой свод правил, регламентирующих процесс присвоения условных обозначений объектом классификации. Цель кодирования – представление бухгалтерской информации в форме кодов, упрощающих ее машинную обработку.

Система документации АСБУ включает:

1. Бухгалтерскую документацию.

2. Комплект справочной документации.

Бухгалтерская документация существует в виде набора входных и выходных документов и является основным средством представления юридически оформленных (!) сведений о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Входные/выходные документы представляют собой, как правило, бланки установленной формы, заполненные данными и подписанные должностными лицами, что и придает им юридическую силу.

Входной бухгалтерской документацией АСБУ являются первичные документы, то есть совокупность унифицированных форм документов для первичного учета фактов финансово-хозяйственной деятельности.

Выходной бухгалтерской документацией АСБУ является совокупность:

- форм внешней отчетности, регламентированных на уровне государственных органов управления и контроля;

- форм внутренней отчетности, установленных на уровне аппарата управления предприятия;

- формируемых автоматизированным путем произвольных справочных документов, базирующихся на информации, хранящейся в АСБУ.

Кроме того, к выходной бухгалтерской документации может относиться также машиноформируемая (исходящая) первичная документация, выводимая для документального оформления регистрируемых операций (главным образом – финансово-расчетных: счета, приходно-расходные ордера, накладные, платежные поручения и т.п.).

Справочная документация внемашинного ИО АСБУ включает, как показано на схеме (рис.11), следующие компоненты:

- 1. Нормативно-справочную документацию, которая представляет собой комплекс документов и нормативных актов, содержащих сведения, которые образуют среду функционирования бухгалтерии (и АСБУ, в частности).

2. Системную справочную документацию, содержащую руководства пользователя, технологические инструкции по эксплуатации АСБУ.

Внутримашинное ИО представлено совокупностью информационных файлов и файлов данных, организованных специальным образом и хранящихся ан машинных носителях.

Внутримашинное ИО характеризуется наличием двух основных составляющих (рис.12).

Главным его компонентом является информационный фонд, который, с позиций разработчика, состоит из:

1. собственно данных, то есть:

- текущие учетные данные, формируемые на базе оперативной первичной информации;

- учетные данные прошлых отчетных периодов;

- нормативно-справочную информацию.

2. системы организации данных, в состав которой входят:

- модель информационной базы в виде совокупности файлов данных (их структуры и связей между ними);

- система метаданных, которая включает основные классификаторы информации, формы учетных регистров и формализованные правила их заполнения.

Кроме данных учета (и НСИ, необходимой для его ведения) в состав внутримашинного ИО могут входить информационные файлы, несущие системную справочную информацию:

- инструктивно-методические материалы, которые могут потребоваться бухгалтеру при выполнении функций контроля, проверки корректности регистрации учетных операций и т.п.);

- организационно-технологические материалы (графики выполнения работ, регламенты обмена данными, должностные инструкции ит.п.);

- справочники нормативно-правовых материалов (юридические нормы, права и обязанности, ответственность должностных лиц и сторон по договорам и т.п.).

Особенности построения информационного фонда учетных данных.

При построении ИФ УД, как правило, находят отражение два основных принципа. Структура ИФ УД:

1. должна быть иерархической и соответствовать (по уровням иерархии) процессам (методологии) формирования учетной информации:

- первичные документы – хронологические;

- картотеки ПД – аналитические и синтетические;

- картотеки – регистры аналитического и синтетического учета.

2. должна обеспечивать представление данных в виде таблиц, что соответствует традиционной форме хранения данных в системе бухгалтерского учета.

Концептуальная схема логической модели организации ИФ УД (рис.13), базирующаяся на этих принципах, может включать пять основных уровней данных, представленных в виде информационных таблиц:

- уровень первичных документов (УПД);

- уровень хозяйственных операций (УХО);

- уровень регистров (объектов) аналитического учета (УРАУ);

- уровень счетов (УС);

- уровень учетных регистров и наборов учетных данных.

Реализация модели ИФ УД.

Возможны различные схемы практической реализации модели ИФ УД.

1. Физическая схема. Все информационные таблицы на всех уровнях являются постоянно существующими (за исключением, может быть, таблиц уровня учетных регистров и наборов учетных данных, которые формируются по запросам и в регламентированные сроки). При изменении данных в таблицах УПД (или УХО) производится автоматическая корректировка данных в таблицах на всех остальных уровнях.

Основным преимуществом такого подхода является минимизация времени:

- выполнения сложных процедур поиска данных за счет организации систематизированных картотек РАУ, включающих «учетную историю» каждого объекта;

- формирования учетных регистров по запросам на любом уровне агрегирования в связи с наличием готовой информации, соответствующей этому уровню (просто выборка готовых данных).

К числу недостатков следует отнести следующее:

- каждое внесение изменений в таблицы УПД (УХО) сопровождается расчетами и затратами времени на корректировку данных на всех уровнях;

- увеличивается потребность в дисковой памяти для хранения производной информации, а также для хранения копий таблиц ИФ при защите данных методом резервирования;

- в случае сбоя в работе системы, при отсутствии резервных копий таблиц на верхних уровнях иерархии, возможно, потребуется существенное время на восстановление таблиц на всех уровнях;

2. Виртуальная схема. Постоянно хранится только исходная информация (для АРМ участков учета – таблицы УПД (УХО), и дополнительно, в отдельных случаях, для АРМ сводного учета и сводной отчетности (СУСО) – таблицы субсчетов на УС).

В этом случае формирование таблиц уровня учетных регистров и наборов учетных данных, а также таблиц аналитического и синтетического учета осуществляется только по запросам (или автоматически по регламенту). То есть, поиск и расчет каждый раз выполняется снова по всем уровням.

Преимущества и недостатки виртуальной схемы реализации модели ИФ УД, по сути, являются зеркальным отображением преимуществ и недостатков физической схемы. К преимуществам относятся:

- минимальное время внесения изменений в данные учета, поскольку они производятся только на уровнях первичных документов и хозяйственных операций;

- минимальная потребность в расширении дисковой памяти, предназначенной для хранения производной информации, а также для резервирования таблиц ИФ, состав которых ограничивается таблицами УПД и УХО.

Основным недостатком данного подхода является:

- существенное увеличение времени решения задач, связанных с подготовкой учетных регистров (аналитических и синтетических отчетов) и наборов данных для обмена информацией, которое может быть чувствительным при большом объеме первичной информации и интенсивной работе в многопользовательской системе.

Вместе с тем, необходимо отметить, что при любой схеме практической реализации рассмотренной модели ИФ УД сохраняются свойственные ей общие преимущества:

- обеспечение целостности данных за счет одноразового ввода первичных данных через таблицы УПД (УХО);

- привычность технологии работы для пользователя, поскольку модель предполагает табличный формат хранения и представления информации и обеспечивает соответствие информационного процесса бухгалтерского учета в традиционной и автоматизированной формах.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: