Основные разновидности писем

Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.

1. Письма информационного характера - письма, основным на­значением которых является информирование адресата. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколь­ко разновидностей писем.

Информационное письмо- письмо, в котором адресату сообщают­ся сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных норматив­ных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Ин­формационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов.

Например:

Информируем Вас об условиях участия в выставке "Наш город", которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2015 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов России.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20 см (

Например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне - 45 см (Например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2015 г. по электронному адресу: exhibition@mail.ru. Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2015 г.

Письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адреса­та о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо-часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «представляем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Например:

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара "Электронные документы в управлении и торговле". Приложение:

1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.
2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2015 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение- о своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про­ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Например:

18 апреля 2014 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление- письмо, сообщающее официальную инфор­мацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в це­лях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Например:

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель письма , стиму­лирование интереса к товару и желание его приобрести.екст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Например:

Уважаемые господа!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания - один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем мож­но выделить следующие разновидности.

Письмо-просьба - письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

Например:

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна - Лето 2016", запланированной на период с декабря 2016 г. по июнь 2016 г., просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос - письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

Например:

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.
2. Свидетельство о регистрации организации.
3. Договоры поставки с ООО "Этон".
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2010.

Письмо-предложение -содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным.

Например:

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.

Стоимость мытья 1 кв. м поверхности - 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье.
Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Письмо-заявка- письмо (разновидность письма-просьбы), выра­жающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отли­чие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определен­ные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или изда­ния и др.

Например:

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах', который состоится 12 апреля 2010 г.

Письмо-заказ - письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

Например:

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая - июня 2010 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение- письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках.

На­пример:

Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре "Бизнес-презентации. Современные технологии'.

В программе семинара:

· Критерии выбора презентационного оборудования.

· Обзор современного рынка офисных проекторов.

· Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.

· Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.

· Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2010 г. в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский просп., 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование- письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей.

На­пример:

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия- письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Например:

Вашей фирмой 25.04.2010 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2010 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письмо-согласие - письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение.

Например:

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП "Нефтеперерабатывающий комплекс'.

Наиболее приемлемое время для визита - период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Письмо-отказ - письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Например:

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель "Высокогорье".

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

Гарантийное письмо-документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сро­ков выполнения работ, возврата кредита и т.п.)..; гарантийные письма ад­ресуются организациям или лицам.

Например:

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2010 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: счет № 4070581060000000003 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Россия, ИНН 7729086087, БИК 044525986, КПП 775001001, корр. сч. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 30100820600000000341.

Письмо-подтверждение - письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.

Например:

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года.

Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Рекомендательное письмо - письмо, автор которого дает характе­ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обуче­ние и др.

Например:

Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями.

Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма. Это письма, целью которых является выра­жение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

Письмо-поздравление - деловое письмо, составляемое в торжест­венных случаях.

Например:

Уважаемый Олег Викторович!

Поздравляем Вас и коллектив вашей компании с наступающим профессиональным праздником "День строителя"! Желаем Вам и вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо)- письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с вы­ражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Например:

Уважаемые господа!

Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции "Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия'.

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области информационных технологий, рассмотреть проблемы подготовки и переподготовки кадров, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.

Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Письмо-соболезнование- письмо, составляемое в ситуациях, тре­бующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).

Например:

С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.

Письмо-извинение- письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Например:

Уважаемые господа!

Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору от 12.03.2014 № 28, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится. Еще раз приносим свои извинения.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: