|
|
Анализ кадровой структуры ГУП ЭВАЖД
Основными показателями кадровой структуры является численность персонала, состав по категориям сотрудников, профессиональный состав, половозрастная структура, динамика персонала: внутренние перемещения, прием и увольнения. Структура персонала по категориям должностей представлена в таблице 13. Таблица 13 Структура персонала ГУП ЭВАЖД по категориям должностей
В структуре персонала ГУП ЭВАЖД преобладают рядовые сотрудники – 65,6%. Специалисты составляют 21,2% от общей численности персонала и 13,2% - руководителя разного уровня. Результаты социально-демографического анализа кадровой структуры приведены в таблице 14. В связи со спецификой деятельности организации в структуре преобладают мужчины (67,3%), представители старшей возрастной группы 45-55 лет (38,0%), сотрудники со средним специальным, профессиональным образованием – (65,7%). Более половины сотрудников (63,2%) проработали в компании свыше 3-х лет. Доля молодых сотрудников, с опытом работы менее одного года, не превышает 8,2%. По штатному расписанию численность персонала составляет 1050 человек. Фактическая численность трудоустроенных сотрудников 924 человека. Укомплектованность штата составляет 88,0%.
Таблица 14 Социально-демографические характеристики персонала ГУП ЭВАЖД
Далее рассмотрим плановую, фактическую и явочную численность персонала. Плановая численность определяется потребностью организации и управления в определенном количестве персонала. Плановая численность зафиксирована в штатной структуре (штатном расписании). Фактическая численность определяется числом сотрудников, принятых на работу. Эти данные доступны в кадровых отчетах из программы 1С: Управление персоналом. Явочная численность определяется количеством сотрудников, вышедших на работу. Данные по явке зафиксированы в табелях учета рабочего времени. Для наглядности анализа приведем плановую, фактическую и явочную численность персонала ГУП ЭВАЖД по категориям сотрудников (табл. 15). Таблица 15 Плановая, фактическая и явочная численности персонала ГУП ЭВАЖД на 02.02.2015 г.
В результате анализа выявлено, что фактическая численность соответствует плановой численности только по категориям: «Аппарат управления» и «Руководители среднего звена». Наибольшее расхождение отмечено по категории «Основной производственный персонал» - 85,5% составляет фактическая численность от плановой и 92,7% - явочная численность от фактической. Отклонение явочной численности от фактической связано со сменным графиком работы, а так же отсутствием сотрудников по причине планового, учебного отпуска и командировок. Далее рассмотрим соотношение основных групп работников. Для данного анализа выделено пять основных групп: 1) руководители высшего звена (Аппарат управления); 2) руководители среднего звена (отделов, служб, управлений); 3) руководители низшего звена (бригад); 4) основной производственный персонал; 5) административный (офисный) персонал. Соотношение персонала по группам приведено в виде структуры на рисунке 6.
Рис. 6. Соотношение персонала ГУП ЭВАЖД по основным группам
Основную долю кадрового состава представляют рядовые работники – основной производственный персонал. Это 74,0%. Значительную часть – 14,0% составляют административный персонал – сотрудники офисных, вспомогательных подразделений (бухгалтерия, отдел управления персоналом, договорной отдел). Доля руководителей низшего звена составляет 8,0%, еще 3,0% от общей структуры составляют руководители среднего звена. На долю Аппарата управления приходится в пределах 1,0%. Далее рассмотрим динамику использования рабочего времени. Для этого рассчитаем плановый объем рабочего времени по каждой категории персонала и сопоставим его с фактическим объемом на основании данных учета рабочего времени. Фонд рабочего времени, количество праздничных и выходных, а так же рабочих смен определено на основании данных календаря учета рабочего времени на 2014 г. Фонд рабочего времени по отдельным категориям сотрудников рассчитан как произведение численности сотрудников на количество рабочих смен. Данные о невыходах сотрудников взяты их отчетов по учету рабочих смен, составленных на основании табелей учета рабочего времени. Таблица 16 Анализ использования рабочего времени в ГУП ЭВАЖД в 2014 году.
Данные таблицы 16 показывают, что полезный фонд рабочего времени по всем категориям сотрудников ниже, чем плановый фонд рабочего времени. Так, наименьшую эффективность в использовании времени работы показывают рядовые сотрудники: отклонение фактического времени работы от планового составляет 18,0%. Наивысший показатель по полезному фонду рабочего времени отмечен в категории «административные сотрудники» - 95,0%. Среди причин невыходов на работу, помимо планового отпуска, лидирует «отсутствие по болезни»: фактический показатель по данному пункту превышает запланированный более чем в 19 раз. Необходимо отметить, что присутствует и такая причина, как «прогул» и таких ситуаций в 2014 году зафиксировано 960 (смен). Практические все они приходятся на категорию персонала – рядовые сотрудники. Исходя из этого, можно констатировать наличие проблемы с соблюдением трудовой дисциплины. Для проведения анализа функционального разделения труда выделим основные должности в организационной структуре и рассмотрим их трудовые обязанности. Результаты анализа сведены в таблицу 17. Таблица 17 Анализ функционального распределения труда
Продолжение таблицы 17
Продолжение таблицы 17
Проведенный функциональный анализ позволяет выделить четыре направления деятельности, по которым трудовые функции централизованы. Это управление персоналом, решение финансовых вопросов, организация производственной деятельности и организация взаимодействия с контрагентами (представителями Товариществ собственников жилья ТСЖ, Советов домов, частными лицами и организациями, размещенными в управляемом жилом фонде). Решение обозначенных вопросов в полном объеме происходит на уровне заместителей Генерального директора по соответствующим направлениям. На нижестоящих уровнях управления происходит реализация принятых решений. В то же время, ряд функций дублируются и пересекаются на нескольких уровнях. Так, например, взаимодействие с контрагентами осуществляют отдел по работе с представителями ТСЖ и Советами домов и сектор по работе с клиентами и поставщиками. В этих подразделениях есть специалисты, ответственные за договорную работу с контрагентами. Аналогичную работу ведут сотрудники юридической службы и сотрудники отдела по ведению учета договоров. Для того, чтобы систематизировать данную работу, приходится вести несколько реестров: внутренний реестр договоров по подразделению и общий реестр договоров по организации. Это существенно усложняет процесс архивирования и поиска необходимого документа. Частично пересекаются функции отделов материально-технического обеспечения и общего отдела в отношении снабжения организации необходимыми расходными материалами и взаимодействия с поставщиками. Так же пересекаются функции и зоны ответственности руководителя отдела информационных технологий и заместителя Генерального директора по экономической безопасности в отношении разработки, внедрения и контроля корпоративной информационной политики и защиты коммерчески ценой информации. В связи с высокой интенсивностью и сложностью труда, в ГУП ЭВАЖД наблюдается высокая текучесть персонала по рядовым позициям. Анализ движения персонала за 2012-2014 гг. приведен в таблице 18.
Таблица 18 Движение персонала ГУП ЭВАЖД за период 2012-2014 гг.
Приведенные в таблице 18 данные показывают, что численность персонала за рассматриваемый период снижается. Эти связано с проводимой оптимизацией кадрового состава, а так же с достаточно высокой текучестью персонала в производственных подразделениях. На стабильность персонала негативно влияет и финансовое положение компании. Показатель выбытия в 2014 был наименьшим 14,0% - это означает, что доля уволенных сотрудников составляет 0,14. Из числа уволенных в 2014 году 80% высвобожденных вакансий были замещено, о чем свидетельствует коэффициент замещения, равный 0,80. В то же время в 2014 году по итогам года 66 вакансий не были закрыты. Приведенные данные свидетельствуют о высокой мобильности персонала. Это отражается и на работе менеджера по персоналу – основное рабочее время приходится тратить на подбор и отбор персонала, а так же оформление документов на прием и увольнение сотрудников. Далее рассмотрим динамику движения персонала за 2012-2014 г. по качественным критериям. В таблице 19 приведены данные, отражающие изменение численности персонала по месту в управленческой структуре.
Таблица 19 Динамика изменения численности персонала ГУП ЭВАЖД по месту в управленческой структуре
На протяжении трех последних лет (2012-2014 гг.) численность руководителей и административного персонала увеличивалась, а численность рядовых сотрудников уменьшалась. Так, в 2014 году снижение численности рядовых сотрудников равнялось 3,1% относительно 2013 года и 3,9% относительно 2012 года. Численность административного персонала за 3 года увеличилась на 25,7%, а численность руководителей – на 5,9%. Это связано в первую очередь с изменением организационной структуры, созданием новых подразделений и увеличением объемов работ по документальному сопровождению основной деятельности. В таблице 14 приведена динамика численности персонала по профессиональному составу. В профессиональном составе выделено три категории сотрудников: 1) административно-управленческий состав, включающий руководителей всех уровней и менеджеров; 2) специалисты узкого профиля, включающие должности, требующие специального образования и четко ограниченные должностными инструкциями, например, бухгалтер, диспетчер; 3) рабочие, технический персонал – категории сотрудников без предъявления особых требований к уровню образования. Таблица 20 Динамика изменения численности персонала ГУП ЭВАЖД по профессиональной структуре
За рассматриваемый период количество сотрудников, обладающих профессиональными знаниями и опытом в сфере управления, увеличилось на 6,1%, количество специалистов узкого профиля увеличилось на 21,0%, а количество рабочих и технического персонала снизилось на 5,6%. Это свидетельствует о повышении требований к профессиональному уровню персонала. Далее рассмотрим динамику численности по полу и возрасту. Таблица 21 Динамика численности персонала ГУП ЭВАЖД по полу
Структура персонала по полу значительно не изменилась. Численность мужчин в целом по организации за три года уменьшилась на 0,2%, а численность женщин увеличилась на 2,0%. Это связано с сокращением численности основного производственного состава, который представлен по большей части мужчинами и расширением административного аппарата, где трудятся преимущественно женщины. В таблице 22 приведены данные по изменению численности персонала по возрастным группам. Таблица 22 Динамика изменения численности персонала ГУП ЭВАЖД по возрасту
Положительным моментом динамики численности персонала по возрасту является увеличение молодых специалистов. Представителей возрастной группы 18-25 лет в 2014 году стало на 62,5% больше относительно 2012 года. Численность сотрудников старшей возрастной группы: 45-55 лет сократилось в 2014 году на 2,8% относительно 2013 года. В то же время численность группы старшее 55 лет за три года увеличилась на 5,7%. Это свидетельствует о необходимости обновления («омоложения») кадрового состава путем привлечения молодых специалистов и организации передачи опыта внутри компании. Далее проанализируем динамику численности персонала по стажу работы и уровню образования. Таблица 23 Динамика изменения численности персонала ГУП ЭВАЖД по стажу работы
Приведенные в таблице 23 данные подтверждают, что за последние три года состав персонала компании частично обновился. Численность персонала в группе со стажем работы до 1 года увеличилось на 16,9%. В то же время, в связи с текучестью персонала наблюдался отток сотрудников, имеющих стаж работы 1-3 года – на 4,0% численность данной категории стала меньше в 2014 году относительно 2012 года и на 9,9% - относительно 2013 года. Таблица 24 Динамика изменения численности персонала ГУП ЭВАЖД по уровню образования
Численность персонала с высшим образованием увеличилась на 15,9%, численность персонала с неоконечным высшим образованием снизилась на 28,3%. Это означает, что ряд сотрудников получили высшее образования за время работы в компании, но в то же время, некоторые из них, уволились. Проведенный анализ показывает, что структура персонала ГУП ЭВАЖД постоянно меняется как по количественным, так и по качественным характеристикам. Таким образом, на основании проведенного анализа системы управления персоналом можно сделать такие выводы: 1) система управления персоналом соответствует общей стратегии управления и базируется на принципах законности, системности и универсальности; 2) организационная структура компании выстроена по матричному принципу, а структура подразделений – по функциональному; 3) приоритетной целью системы управления персоналом является повышение производительности труда и эффективности использования трудовых ресурсов; 4) в ГУП ЭВАЖД используются все методы управления персоналом: административные, экономические, социально-психологические. Анализ экономической системы управления персоналом показал, что данное направление деятельности нуждается в улучшении. В качестве предложений, по совершенствованию экономики труда и организации управления персоналом в ГУП ЭВАЖД рекомендуется скорректировать систему мотивацию таким образом, чтобы сотрудники были ориентированы на более качественную работу, т.е. на результат, а не на процесс проведения рабочего времени. Так же рекомендуется разработать нормативы оплаты труда, которые позволили бы поддерживать мотивацию персонала. Введение нормативов позволит дифференцировать персонал по сложности выполняемых функций и установить зависимость оплаты труда от достигнутых результатов. Третье предложение касается оптимизации расходов на персонал, в частности, таких, как дополнительные (необоснованные) премии, расходы на систему управления (представительские, транспортные). Для этого необходимо ввести практику бюджетирования, т.е. планирования расходов будущих периодов и отслеживание соблюдения статей бюджета. 3. Анализ планирования личной работы менеджера по персоналу в организации
Так как тема нашей дипломной работы относится к изучению процесса планирования рабочего времени менеджера по персоналу, рассмотрим данный процесс на примере работы менеджера филиала № 8 ГУП ЭВАЖД. Для того, чтобы эффективно организовать рабочее время, менеджер по персоналу должен регулярно составлять планы и корректировать их в соответствии с приоритетными целями и задачами. Процесс планирования личной работы менеджеры по персоналу рассматриваемой организации имеет свои особенности. Так как менеджер по персоналу Филиала № 8 ГУП ЭВАЖД подчиняется руководителю управления по персоналу компании, планирование работы осуществляется на основании полученных от руководителя заданий. Задания связаны с реализацией кадровой политики, принятой для всех подразделений компаний. Цели, задачи и план мероприятий в рамках кадровой политики определяются в конце года (в декабре) на год вперед и дополняются или изменяются ежеквартально. В перечне задач есть разовые мероприятия, например, подготовка и проведение аудита кадровой документации, и есть текущие мероприятия, такие, как укомплектование штата, организация адаптации для новых сотрудников и т.д. Все задачи для сотрудников кадровой службы оформляются приказом и доводятся до сведения исполнителей (менеджеров) в электронном виде: письмом с вложенной сканированной копией приказа. Такая форма передачи позволяет оперативно доводить до сведения сотрудников информацию, на основании которой менеджер планирует личную работу. Ряд задач, относящихся к текущей работе, не устанавливаются руководителем, а планируются менеджером самостоятельно. К таким задачам относятся: ведение кадрового делопроизводства, замещение открытых вакансий и другие. Описание процесса планирования и организации рабочего времени менеджера по персоналу приведено в таблице 25. Таблица 25 Характеристика процесса планирования и организации рабочего времени менеджером по персоналу филиала № 8 ГУП ЭВАЖД
После того, как полученные задания спланированы по времени, необходимо решить вопрос с обеспечением ресурсами. Так, например, при наличии открытых вакансий нужны финансовые средства для оплаты услуг СМИ по размещению объявлений о работе. Решение вопроса с обеспечением ресурсами планируемых мероприятий позволяет обеспечить реализацию действий в установленное время. С целью отслеживания процесса выполнения задач, менеджер по персоналу постоянно ведет учет и отчетность по ключевым направлениям, таким, как количество открытых и закрытых вакансий, количество собеседований, количество проведенных адаптационных мероприятий и т.д. Некоторые отчеты ведутся с использованием автоматизированной системы учета 1С: Управление персоналом. Например, отчет по среднесписочной численности персонала, количеству открытых вакансий. Для других отчетов, в частности, по количеству откликов на вакансии, источникам откликов, количеству проведенных собеседований, ведется отчетность по установленной форме в программе Excel. Для того чтобы выявить особенности планирования и организации работы менеджера по персоналу ГУП ЭВАЖД был проведен анализ распределения рабочего времени (табл. 26). Таблица 26 Распределение рабочего времени менеджера по персоналу Филиала №8 ГУП ЭВАЖД
Проведенный анализ показывает, что большую часть времени менеджер по персоналу посвящает консультациям и беседам с сотрудниками по кадровым вопросам, причем, ряд таких вопросов не относятся напрямую к работе менеджера по персоналу, а должны быть адресованы, например, непосредственному руководителю сотрудника или бухгалтеру. Менеджер по персоналу Филиала №8 ГУП ЭВАЖД использует традиционные способы планирования: ежедневник, календарь-планировщик на неделю. Полученные от руководителя и текущие задачи менеджер распределяет по датам и времен. Если мероприятие занимает несколько дней, оно фиксируется в плане в течение всего срока исполнения. Если же мероприятие носит текущий характер, например, обзвон потенциальных кандидатов, оно, зачастую не фиксируется в плане. 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|
