Создание журнала учёта операций

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Финансовая академия при Правительстве

Российской Федерации»

(ФИНАКАДЕМИЯ)

Кафедра «Информационные технологии»

Шадур А.Л.

Решение задач бухгалтерского учёта
в среде Microsoft Office.
Учебное пособие для бакалавров

Москва 2010

УДК

ББК

Шадур А.Л. «Информатика для бухгалтера». Для студентов всех форм обучения и специальностей по дисциплине «Экономическая информатика». — М.: Финансовая академия при Правительстве РФ, кафедра «Информационные технологии», 2010.

Рецензент: Городецкая О.Ю.

Пособие посвящено решению основных задач бухгалтерского учёта в среде Microsoft Office (Excel, Access, Word). Решаются следующие задачи — создание и ведение журнала учёта, подготовка первичных документов, расчёт итогов по проводкам и счетам, подготовка оборотно-сальдовых, шахматных ведомостей и бухгалтерских отчётов. При поиске нормативно-справочной информации, необходимой для решения этих задач, используются правовые базы данных.

Изложение материала ориентировано на достаточно опытных пользователей компьютером, владеющих информатикой, по крайней мере, в объеме государственной программы для средней школы.

Пособие предназначено для учащихся, не имеющих глубоких экономических знаний. Поэтому основное внимание уделяется технике обработке данных в среде Microsoft Office с использованием упрощенных моделей, условных исходных данных, норм и нормативов.

Автор:

Шадур Александр Львович, доцент кафедры «Информационные
технологии» Финансовой академии при Правительстве РФ, к.т.н.

Учебное издание

Шадур Александр Львович

Компьютерный набор и верстка А. Л. Шадур

Формат 60´90/16. Гарнитура Times New Roman, 14

Усл. п.л. __ Изд. № ___ – 2010. Тираж ___ экз.

Заказ № ___

Отпечатано в Финансовой академия при Правительстве РФ

© Финансовая академия при Правительстве РФ
© Шадур Александр Львович

Содержание

Предисловие.. 5

Основные понятия бухгалтерского учёта.. 9

Понятие хозяйственного учёта. 12

Детерминированный и статистический учёт. 14

Два типа неопределенности. 15

Финансовый и бухгалтерский учёт. 17

Управленческий и бухгалтерского учёт. 18

Понятие счёта. 21

Бухгалтерский счёт. 25

Общий и специальные планы счетов. 27

Особенности разных планов счетов. 32

Активные и пассивные счета. 35

Дѐбет и крѐдит. 35

Двойная запись и корреспонденция счетов. 36

Корреспонденции счетов и типовые проводки. 38

Обороты по дѐбету и крѐдиту. 39

Сальдо по счетам.. 40

Карточка счёта (журнал учёта, обороты, сальдо) 42

Аналитический и синтетический учёт. 42

Система и иерархия счетов. 43

Дебиторская и кредиторская задолженность. 44

Активно-пассивные счета. 45

Регистры учёта. 46

Система бухгалтерской документации. 52

Журналы учёта с номерами счетов в столбце и строке. 53

Промежуточные отчёты.. 54

Способы создания отчётов. 57

Влияние формы журнала учёта на способ создания отчёта. 58

Оборотно-сальдовая ведомость по счетам.. 59

Оборотная ведомость по корреспонденциям счетов. 60

Шахматная ведомость. 60

Обороты по проводкам и счетам.. 61

Создание карточки счёта.. 62

Создание карточки счёта в Word. 63

Создание карточки счёта в Excel. 67

Расчёт итогов в Word. 70

Форматирование итогов в Word. 72

Создание журнала учёта операций.. 75

Создание журнала учёта с номерами счетов в одном столбце. 75

Создание журнала учёта с номерами счетов в одной строке. 78

Преобразование журнала одного типа в журнал другого типа. 79

Подготовка проводок с помощью справочно-правовой системы.. 80

Подготовка отчётов с помощью формул.. 83

Создание макета оборотно-сальдовой ведомости. 83

Подготовка списка счетов. 85

Расчет итогов по счетам в месячном журнале учёта. 89

Расчет оборотов по счетам в месячном журнале учёта. 89

Особенности расчёта итогов для счетов разных типов. 91

Расчет итогов по счетам в годовом журнале учёта. 97

Как работает формула массива. 99

Вычисление формулы массива вручную.. 100

Автоматическое вычисление формулы массива. 104

Как упростить анализ формулы массива. 107

Создание ведомости итогов по проводкам.. 113

Подготовка списка проводок. 113

Расчет итогов по проводкам в месячном журнале. 114

Расчет итогов по проводкам по данным годового журнала. 115

Расчет итогов по группам счетов. 116

Создание составных кодов счетов. 118

Расчет сводных итогов. 119

Подготовка отчётов с помощью меню.... 120

Возможности команд меню Данные. 121

Возможности команды Итоги. 122

Возможности команды Консолидация. 122

Возможности команды Сводная таблица. 123

Возможности команды Сортировка. 126

Возможности команды Фильтр–Расширенный фильтр. 127

Компьютерные документы.. 127

Создание оборотно-сальдовой ведомости по счетам.. 129

Создание двусторонней ведомости командой Итоги. 130

Подготовка исходных данных. 130

Расчет оборотов. 132

Расчет конечного сальдо. 135

Создание двусторонней ведомости командой Консолидация. 135

Подготовка исходных данных. 135

Порядок создания оборотной ведомости. 136

Расчет итогов. 138

Создание двусторонней ведомости командой Сводная таблица. 139

Подготовка исходных данных. 139

Расчет оборотов. 139

Форматирование сводной таблицы.. 143

Расчёт сальдо. 144

Создание шахматной ведомости. 148

Создание односторонней ведомости по счетам.. 150

Создание односторонней ведомости командой Итоги. 150

Подготовка исходных данных. 151

Расчет итогов. 152

Создание односторонней ведомости командой Консолидация. 153

Подготовка исходных данных. 153

Расчет итогов. 154

Литература.. 155

Предисловие

Это пособие предназначено для студентов первого курса по дисциплине Экономическая информатика.

Возникает вопрос, зачем нужно ещё одно пособиепо информатике? Ведь информационные инструменты, особенно средства подготовки офисных документов, подробно описаны в пе­чат­ных и электронных изданиях.

Дело в том, что большинство из них предназначено для начинающих пользователей. Однако, первокурсника следует счи­тать опытным пользователем. Действительно, программа по ин­форматике для средней школы [3][1] и рекомендованные министерством уче­б­ные пособия, например [4] предусматривают серьёзное изучение ин­форматики. В этой программе и уче­б­ных пособиях для школьников уделяется достаточно много внимания основным понятиям и инструментам ин­форматики, например:

q Прин­ципы формализованного описания данных.

q Методы инфор­ма­цион­но­го и матема­ти­чес­ко­го моделирования.

q Инструменты создания документов в Word, Ex­cel, Ac­cess.

q Компьютерная графика.

q Объектно-ори­ен­­ти­ро­ван­но­е прог­рам­ми­ро­вание в среде Vi­su­al Basic (VB) и Vi­su­al Basic для при­ло­жений (VBА).

q Подготовка страниц Интернет на языке HTML и многое другое.

По­э­тому при создании пособий для студентов — будущих бакалавров желательно исходить из следующих предпосылок.

q Ориентация на достаточно опытных пользователей, освоивших информатику в объёме школьной программы и приступающих к изучению методов применения информационных технологий для решения профессиональных задач. В частности, в этом пособии основное внимание уделяется задачам автоматизации бухгалтерского учёта.

q Перенос акцента с рассмотрения команд меню (если они изучались в школе и подробно описаны во встроенном справочнике) на структуру, меха­низм и ло­гику под­готовки офисных документов.

q Стимулирование работы со встроенными справочниками, применение сис­темы тер­минов Microsoft[2], ссылка на статьи справочников, раскрываю­щие их содержание. Например, нет нужды много места уделять возможностям сортировки данных, т.к. они подробно описаны в справочнике.

q Описание офисной технологии в терминах свойств документов и методов его обработки (без привязки к меню). Понимание технологии на таком обобщённом уровне облегчает освоение очередной версии программ Microsoft Office, других семейств программ и операционных систем, компьютеров иного типа. Создаёт ба­зу для продолжения, начатого в школе изучения объектов встроенного в Of­fi­ce языка про­грам­мирования VBA. Овладение основными объектами VBA обеспечивает более глубокое понимание офисной технологии, а также решение сложных задач наст­рой­­ки (кон­фи­гу­ри­ро­ва­ния) Office. Эти знания полезны при освоении других программ, совместимых с Office по встро­ен­но­му языку. Например, язык программы 1С:Пред­при­ятие очень похож на VBA.

Это пособие предназначено для учащихся, не имеющих глубоких экономических знаний. Поэтому основное внимание уделяется не точности экономических моделей, а технике обработке данных. При этом используются упрощенные модели, условные исходные данные, нормы и нормативы.

Способы решения задач описаны конспективно, чтобы стимулировать обращение к описанию основных понятий и схем обработки данных во встроенных справочниках, справочно-поисковых системах, Интернет и других источниках.

Принципы решения сложных задач описаны поэтапно — сначала цель, затем содержательная, формальная постановка задачи и компьютерная реализация. Подобное раскрытие кухни поиска решения задач спо­соб­ствует попыткам сформулировать и решить задачу иначе, лучше. Поэтому после осмысления задачи и проверки результата рекомендуется проявить самостоятельность в содержательной постановке задачи, в создании формальной модели и выборе способа решения задачи на компьютере.

Конечная цель обучения — подготовка и защита самостоятельной аналитической работы (реферата. Тема реферата должна быть связана с автоматизацией бухгалтерского учёта. Методические указания по подготовке реферата приведены в пособии [12]. В этих указаниях приводится примерная структура реферата, требования к его содержанию и оформлению, календарный план подготовки реферата (чтобы помешать скачивать рефераты из Интернет и попытаться заставить работать самостоятельно).

Темы рефератов и отчёты о ходе работ по их подготовке (промежуточные результаты) публикуются на сайте кафедры Информационные технологии. Рефераты должны защищаться публично на последнем занятии в режиме компьютерной презентации.

Это пособие подготовлено с учётом потребностей пользователей разного уровня. Начинающему пользователю рекомендуется самому подготовить таблицы и инструменты их анализа. Опытный поль­зователь может сосредоточить свои усилия на проведении экспериментов с данными. Поэтому уча­щи­м­ся предоставляются в компьютерных классах академии дополнительные примеры постановок и решения задач в электронном виде.

Компьютерные примеры решения задач подготовлены на базе версии Microsoft Office ХР.

Обозначения. Курсив используется для привлечения внимания, вы­деления имен, новых понятий и т.п.

Тире отделяет элементы команды друг от друга, например Сервис–Макрос–Начать запись.

Ссылки на источники данных заключаются в квадратные скобки, например [5], где 5 — это номер пози­ции в списке ли­тературы.

Автор выражает благодарность рецензенту пособия доценту Городецкой О.Ю. за замечания, способствующие улучшению качества рукописи. Разумеется, не выявленные опечатки, неточности и ошибки на совести автора.

Особую благодарность автор выражает так называемым ненормальным студентам. Чтобы пояснить, о чём идёт речь, обращаю внимание читателя на мнение Минобрнауки (МК, 15.03.2010, с. 6) на ситуацию с высшим образованием. По мнению специалистов Минобрнауки, не более 15-20% студентов хотят и могут учиться. Остальные делятся на две группы. Не могут и не хотят — 20%. Могут, но не хотят — 60%.

На мой взгляд, чиновники как всегда в несколько раз приукрасили картину (как говорится, положение обязывает). По моему мнению, нормальных, иначе говоря, обычных студентов не 80-85%, как утверждает Минобрнауки, а подавляющее большинство. Но все-таки встречаются и ненормальные (необычные) студенты, которые хотят и могут учиться.

Ненормальному студенту интересно учиться. Поэтому он задаёт вопросы. Поэтому он помогает учиться учителю. Поэтому эта книга посвящается ненормальным студентам.

Основные понятия бухгалтерского учёта

Периодическая оценка итогов и подготовка отчетов о достигнутых результатах — важнейший этап процесса производства любых товаров, оказания услуг и вообще любой деятельности. Информационной базой создания отчётов является учёт. Существуют разные определения учёта. Обратимся к классическому (по мнению Соколова Я.В.) американскому учебнику по бухгалтерскому учёту [3].

Согласно этому учебнику «учёт — это регистрация опе­раций, анализ результатов и подготовка предложений (выделено мною — А.Ш.) для лица, принимающего решение» (ЛПР) — хозяина или директора фирмы.

Как видим, учёт — это не только регистрация хозяйственных операций (Bookkeeping — ведение книги учёта, счетоводство), а гораздо более сложная, творческая задача. Поэтому хороший бухгалтер (бухгалтер-экономист) должен быть правой рукой ЛПР.

Процесс регистрации хозяйственных операций (счетоводство) — это процедура на счетах бухгалтерского учёта (или разноски по счетам, как говорят бухгалтеры). Эта процедура достаточно хорошо формализована и (поэтому) автоматизирована во многих программах и семействах программ, например 1С:Пред­приятие.

В отличие от бухгалтерского учёта, операции анализа, планирования и выявления резервов повышения эффективности производства — это плохо определенные, нечёткие,творческие задачи. Такие задачи трудно автоматизировать. Для их решения лучше приспособлены не специальные программы, а универсальные системы программ, например Microsoft Office.

Универсальные системы имеет гораздо более мощные средства ввода, организации, поиска и выборки данных, подготовки отчетов и многое другое. В частности, Microsoft Office является эталоном гибкости средств обработки данных для специальных программ. Например, международный стандарт языка запросов на поиск данных SQL вклю­чен в семейство программ 1С:Пред­прия­тие только в версии 8.

Кроме того, перед использованием новых экономических инструментов, перед проверкой эффективности новых идей полезно исследовать их в универсальной компьютерной программе. Действительно, понимая, как работает инструмент, легче его использовать. Таким образом, начинать изучение информационной технологии учёта полезно в среде Microsoft Office.

Теория и формы ведения учёта очень быстро меняются (хочется думать, что развиваются). Например, изменились способы оценки стоимости оборотных активов (метод Лифо введён и затем отменён) и способы расчёта налогов (вместо стандартной прогрессивной системы расчёта налогов на доходы физических лиц введена линейная система). Конкретные детали таких расчётов и подготовки отчётов являются предметом бухгалтерского учёта и других экономических дисциплин. Цель этого пособия — помочь освоить технические средства оценки итогов и подготовки отчётов, доступные в основных программах Microsoft Office (см. также [6, 8]).

В литературе, посвящённой автоматизации учёта, основным инструментом является Excel. Однако, Excel предназначен для расчётов. Поэтому скажем несколько слов о возможностях использования других программ Microsoft Office при подготовке бухгалтерской документации — Access и Word (см. подробнее [9, 10]).

Access — это универсальная программа ведения учёта любого типа. В Access встроены более мощные по сравнению с Excel средства контроля ввода и поиска данных. В Access можно вести многотабличный учёт, выбирать записи из таблиц с общими (связанными) столбцами, вводить данные с помощью форм, созданных пользователем, создавать печатные отчёты с помощью мастеров и выполнять многие другие операции, недоступные в Excel.

Простые бухгалтерские задачи (например, расчёт итогов на счёте (ведение карточки счёта), подготовка смет расходов, ведомостей учёта доходов и налогов физических лиц) можно решать даже в Word [10]. Тем более, что этот редактор обладает наиболее развитыми средствами оформления документов по сравнению с другими программами Microsoft Office. Например, только в Word можно править текст в режиме предварительного просмотра перед печатью. Excel и Access не дают такой возможности.

Например, в режиме Предварительный просмотр в Excel (для включения режима нажать кнопку на панели инструментов Стандартная) можно менять только поля макета страницы и ширину столбцов таблиц.

Для изменения данных и их формата, надо перейти в режим Разметка страницы (или в режим Обычный, если при нажатии кнопки Предварительный просмотр был выбран режим разметки страницы в меню Вид).

Исправив данные, надо снова включить Предварительный просмотр и, если что-то не так, снова включить режим Обычный. И так далее до получения удовлетворительного результата.

Аналогичная ситуация (даже ещё хуже) возникает при подготовке документов к печати в Access. Выражаясь языком Microsoft, программы Excel и Access не обеспечивают принцип WYSiWYP (What You See is What You Print — что видишь, то и печатаешь).

Понятие хозяйственного учёта

Перед решением любой научной задачи (в том числе и задачи автоматизации бухгалтерского учёта) желательно определить используемые понятия. Тогда легче будет сформулировать цели работы.

Учитывая компьютерную направленность этой книги, выясним содержание основных понятий бухгалтерского учёта, с помощью какой либо справочно-правовой системы (СПС). Например, за­пустим СПС Консультант.

Появится окно со строкой Быстрый поиск (см. рисунок ниже). Щёлкнем по кнопке Словарь терминов на панели инструментов в этом окне (если эту панель не видно, перетащите окно Быстрый поиск вниз).

Рис. 1 — Окно СПС Консультант

Откроется окно Словарь финансовых и юридических тер­ми­нов (см. рисунок ниже).

Рис. 2 — Окно словаря СПС Консультант

В словаре приводится определение учёта (источник — Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. — М.: ИНФРА–М, 2006).

Учёт — составная часть управления экономическими процессами и объектами, сущность которого состоит в фиксации их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений об экономических объектах и процессах, отражении этих сведений в учётных ведомостях. Различают аналитический учёт, бухгалтерский учёт предприятий, учреждений, бюджетный учёт. Учёт может осуществляться в текущих и неизменных (сопоставимых) ценах, а также в иностранной валюте.

К этому определению учёта желательно добавить несколько существенных, на наш взгляд, подробностей:

q Указать цели учёта.

Нужно ли говорить о целях? Видимо да, т.к. только задав цели, можно определить разумные пути их достижения. Например,

целью учёта можно считать подведение итогов, создание базы для оцен­ки финансового состояния, анализа источников прибыли и причин убыт­ков.

q Выбрать родовое понятие (родовой термин) учёта.

В определении перечислены только некоторые виды учёта — аналитический, бухгалтерский и бюджетный. В действительности различают множество других видов учёта — налоговый, статистический и др. Для определения разных видов учёта в целом можно использовать родовой термин хозяйственный учёт.

q Учесть фактор неопределённости.

Перечисленные в определении виды учёта — это, так называемые детерминированные виды учёта. Сведения, собираемые и обрабатываемые с помощью этих видов учёта, не учитывают влияния фактора неопределённости. Именно поэтому показатели в документах (планах, отчётах) обычно существенно отличаются от действительности. Например, в соответствии с программой КПСС мы давно уже должны жить при коммунизме.

Детерминированный и статистический учёт

В словаре СПС Консультант нет сведений о том, что такое детерминированный учёт. Поэтому обратимся к толковому словарю СПС Гарант, в котором есть определение понятия Детерминизм.

Детерминизм (от лат. Determinate — определять) — постановка, решение экономических задач, при котором их условия формулируются с полной определенностью, без учёта факторов неопределенности, случай­ной природы.

Из определения становится ясно, что такое детерминированный учёт. Однако, обратите внимание на следующее. Факторы случай­ной природы и не­определенности перечислены в определении через запятую. Запятая используется обычно в двух случаях:

q С целью уточнить смысл понятия.

В этом случае слово случай­ный используется для уточнения (определения) понятия неопределенности. Другими словами, речь идёт об одном типе неопределенности — статистической неопределенности, которую можно оценить с помощью математических методов теории вероятностей.

q При перечислении объектов.

В этом случае слова случай­ный и неопределенный ставятся в один логический ряд. Другими словами, речь идёт о двух типах неопределенности — статистической и нестатистической.

Действительно, причиной неопределенности поведения социальных (в том числе экономических объектов) могут быть факторы случайной и неслучайной природы.

Для изучения природы хозяйственных процессов с учётом влияния фак­торов случайной природы служит статистический учёт, который базируется на теории вероятностей. Эти методы и, следовательно, статистический учёт (в отличие от детерминированных видовучёта) служат для оценки показателей всей группы явлений и объектов в целом, а не показателя отдельного явления (объекта).

Например, на основе данных статистического учёта можно определить среднюю заработную плату для разных категорий работников, разных стран, регионов и периодов времени. В частности средняя заработная плата в Москве составляет 31 тысячу руб. (см. адрес в интернет

http://news.km.ru/srednyaya_zarabotnaya_plata_v_mo).

Однако заработная плата большинства работников значительно меньше этой величины. Чтобы понять, в чём тут дело, приведу простой пример. При аттестации знаний один студент получил 100 баллов, другой — 0 баллов. В результате оба не аттестованы, поскольку получили в среднем по 50 баллов.

В связи с этим применять средние величины и другие статистические оценки для характеристики отдельного объекта учёта надо с большой осторожностью. Чем обычно пренебрегают. Поэтому крупный политик Англии XIX века Дизраэли как-то заявил в парламенте, что есть три вида лжи — ложь, большая ложь и статистика.

Два типа неопределенности

Причиной неопределенности являются две группы факторов — случайные и неслучайные. Основным фактором неслучайной природы является хозяйствующий субъект (вообще любой активный объект). Такой объект, в отличие от пассивного объекта неживой природы обычно искажает информацию (в том числе, и данные учёта) в своих интересах. Экспериментально доказано, что это происходит даже независимо от желания человека (см. [7])

Например, хозяйствующие субъекты стараются обычно платить меньше налогов. Существует даже понятие оптимизации налогов, являющееся часто просто уклонением от их уплаты. Однако выражение оптимизация налогов применяют чаще, поскольку оно звучит благопристойнее.

Однако разница между оптимизациейиуклонением от уплаты налогов на практике не велика. Хозяйствующий субъект может считать, что он уклоняется от уплаты налогов на законных основаниях (оптимизирует налоги). А налоговое ведомство может не разделять эту точку зрения. Как поведёт себя суд (если дело, конечно, дойдёт до суда)? Не исключено, что суд будет на стороне налогового ведомства, т.к. оно представляет интересы государства.

Статистика, основанная на теории вероятностей, не учитывает влияние активных факторов. Она служит для оценки действительно случайных, не предсказуемых явлений (см. определение случайности в толковом словаре русского языка Ожегова). А разве можно считать случайностью преднамеренное искажение информации?

Выполнено много работ, посвящённых моделированию социальных систем (в том числе экономических систем) с учётом наличия в этой системе человека. Общепризнанных и эффективных способов достижения результатов управления такими системами достичь не удалось. Ещё одним подтверждением этого является мировой экономический кризис.

О текущем состоянии исследований влияния активных объектов на поведение систем см. материалы Международной научно-практической конференции Теория активных систем — 2007. Эта конференция была организована на базе Института проблем управления им. В.А. Трапезникова Российской академии наук, материалы см. по адресу http://www.ipu-conf.ru/.

Финансовый и бухгалтерский учёт

Финансовый и управленческий учёт — это детерминированные типы учёта. Любая организация ведёт (по крайней мере, должна вести) эти виды учёта. Рассмотрим сначала отношения бухгалтерского и финансового учёта. По этому вопросу существуют противоположные точки зрения:

q Бухгалтерский учёт — это часть финансового учёта.

q Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта.

Например, в словаре СПС Консультант читаем следующие определения финансового учёта и финансов:

Финансовый учет — учет наличия и движения денежных средств, финансовых ресурсов, основной частью которого является бухгалтерский учет.

Финансы (от лат. financia - наличность, доход) —- обобщающий экономический термин … .

Как видим, финансовый учёт — это учёт финансовых ресурсов, т.к. денежные средства — это часть финансовых ресурсов. Однако, бухгалтерский учёт на нижних уровнях учёта использует натуральные показатели, а на верхних уровнях — денежные показатели. Таким образом, логично считать финансовый учёт верхним уровнем бухгалтерского учёта.

Поэтому в словаре СПС Гарант читаем следующие три определения финансового учёта:

q Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учета, связанная с формированием информации, необходимой для составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

q Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учета, связанная с формированием информации, необходимой для составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

q Финансовый учёт — это процесс генерации бухгалтерской информации, пользователи которой (акционеры, кредиторы, партнеры, клиенты, банки, государственные органы) непосредственно не относятся к данной организации; эта информация результируется в финансовой отчетности организации; для финансового учета характерны использование системы двойной бухгалтерии, соблюдение общепринятых принципов, применение денежных единиц измерения, периодичность, объективность и выделение в качестве главного объекта анализа деятельности организации в целом.

Таким образом, результаты финансового учёта предназначены в основном для внешнего пользователя — налоговых органов, акционеров, инвесторов и др. Поэтому порядок финансового учёта достаточно строго регламентирован ограничениями бухгалтерского учёта типа двойной записи, плана счетов, методов расчета итогов хозяйственной деятельности и многое другое (содержание этих понятий определяется ниже).

Управленческий и бухгалтерского учёт

В словаре СПС Гарант есть три определения управленческого учёта:

q Учет управленческий — это контроль коммерческой деятельности экономическими методами: на основе сбора соответствующей информации, ее анализа и использования результатов в интересах бизнеса. К инструментам У.У. относятся нормативный учет затрат (standard costing) и бюджетный контроль.

q Управленческий учет — это:

○ В широком смысле система сбора информации в организации, предназначенной для удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей. Составной частью управленческого учета в этом значении является бухгалтерский учет.

○ в узком смысле производственный учет с более широким использованием методов планирования (бюджетирования), прогнозирования и управления затратами на производство

q Управленческий учет — это:

○ Вид бухгалтерского учета основных финансовых результатов деятельности предприятия, стандарты которого разрабатываются самим предприятием, исходя из целей финансового менеджмента.

○ Вид деятельности в рамках одного предприятия, который обеспечивает управленческий аппарат предприятия информацией, используемой для планирования, собственного управления и контроля за деятельностью предприятия.

Основная цель У. у. - обеспечение управляющих предприятия, ответственных за достижение конкретных производственных показателей, необходимой информацией в целях планирования, управления и контроля деятельности предприятия. В соответствии с целью У. у. выполняет следующие задачи: оказание информационной помощи управляющим; контроль, планирование и прогнозирование экономической эффективности деятельности предприятия; выбор наиболее эффективных путей развития предприятия; принятие оперативных управленческих решений.

Ведение У. у. на предприятии зависит от роли администрации. Руководство предприятия может осуществлять У. у., руководствуясь принципом целесообразности. Никто из вышестоящих организаций не вправе указывать, в какой форме должен быть организован У. у. и каким образом он будет осуществляться. У. у. организуется безотносительно к нормам и юридическим требованиям. Основной принцип работы управленческого аппарата состоит в выборе тех правил, принципов, приемов, которые приносят пользу и являются полезными при принятии решений на данном предприятии. Применяемая практика или техника учета должна давать полезную информацию.

У. у. в большей степени является средством, чем продуктом. В нем в качестве основы для анализа используются такие понятия, как нормо-час, час работы машины, натуральные измерители объема производства. При выборе измерителя руководствуются принципом его полезности в конкретной ситуации. Например, в У. у. отражается количество материалов, их стоимость по каждой поставке и от каждого поставщика, количество реализованных изделий, их стоимость и т.д.

У. у. позволяет существенно углубить информацию о составе затрат и результатах деятельности предприятия по следующим основным блокам: по сферам деятельности предприятия; по видам производимой и реализуемой продукции; по регионам деятельности - при наличии у предприятия региональных структурных подразделений или дочерних предприятий; по отдельным структурным единицам и структурным подразделениям предприятия - по "центрам ответственности".

Именно на основе данных У. у. осуществляется выбор наиболее эффективных путей развития предприятия. У. у. отвечает на вопрос о том, стоит ли осваивать новые виды продукции, выходить на неосвоенные рынки сбыта, расширять или модернизировать производство. Правильные решения о капиталовложениях особенно важны для предприятия, так как они на значительный период времени отвлекают из оборота инвестируемые денежные средства.

Отчеты в У. у. составляются как на регулярной основе, так и по запросу. Они могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, так как содержат информацию, требующую, как правило, немедленных действий. Например, внутренняя отчетность об использовании материалов составляется ежемесячно. Частота подачи информации зависит от требований пользователя и должна подготавливаться в нужное для него время.

Как видим, управленческий учёт предназначен только для внутреннего пользователя — дирекции, менеджеров, рядовых работников. Сведения о состоянии дел на предприятии, собираемые методами правленческого учёта, является коммерческой тайной. Они могут быть использованы конкурентами в борьбе за рынок сбыта, поэтому должны быть надёжно защищены.

Управленческий учёт, в отличие от финансового учёта, не связан какими либо ограничениями типа двойной записи (см. ниже).

Если учёт ведётся с использованием инструментов бухгалтерского учёта, такой учёт называют управленческим бухгалтерским учётом.

Финансовый и управленческий учёт называют также соответственно внешним и внутренним учётом.

Понятие счёта

Понятие счёта многозначно. Например, в словаре СПС Консультант приводятся нескольких десятков определений (толкований) этого понятия (см. левое поле словаря на рисунке ниже).

Как видно из приведённого на рисунке определения, счёт — это список (смета) затрат на приобретение (оплату) товаров и услуг. Чтобы посмотреть форму (бланк) такого счёта выполним следующее:

q Откроем карточку поиска щелчком по кнопке в левой части на панели инструментов СПС Консультант (см. Рис. 1, с. 12).

q Выберем раздел Формы документов в выпадающем списке Поиск в разделе в правой части панели инструментов (см. рисунок ниже).

q Откроем список Вид документа щелчком по значку справа от этого поля, введём Счёт в поле поиска и установим флаги слева от имён Счёт (Форма) и Счёт-фактура (Форма) (см. два рисунка ниже).

Рис. 3 — Список Формы документов СПС Консультант.

Как видим, получено 58 документов с соответствующими формами (см. рисунок ниже).

Щёлкнем по третьему документу из этого списка Заказ-счет (документация по учету операций в торговле и общественном питании). Откроется следующая форма счёта (см. рисунок ниже):

Как видим, форма счёта соответствует определению в словаре.

Щёлкнув по строке Счет-фактура "Б" - за медицинские услуги в списке найденных документов, увидим аналогичную форму (см. рисунок ниже):

Как видим, в этой форме счёта добавлены полезные реквизиты — код услуги и единица измерения, а также приводится формула для расчёта Итоговой суммы — графа 7 = графа 5 × графа 7.

Итак, мы выяснили, что такое счёт — это смета затрат на приобретение (оплату) товаров и услуг. Причём эта смета развёрнутая, т.е по каждой статье затрат указано количество и цена за единицу товара и услуги.

Бухгалтерский счёт

В словаре Консультанта приводится следующее определение:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: