Информационная технология автоматизации офиса

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев инфор­мацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса— организа­ция и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалиста­ми, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и кон­торских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компью­теров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматиза­ции офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображе­ний, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения доку­ментов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты информационной технологи автоматизации офиса

База данных.В авто­матизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной сис­теме фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специ­алисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор.Это вид прикладного программного обеспечения, предназна­ченный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или уда­лять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта.Электронная почта, основываясь на сетевом использова­нии компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообще­ния своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом ком­муникации.

Приложение 3

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

ЗАПОЛНЕНИЕ СПРАВОЧНИКА «КОНТРАГЕНТЫ»

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта Контрагенты меню Справочники главного меню.

Контрагент — это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Вкладка Основные

При вводе нового элемента в справочник сразу следует заполнить реквизит Вид контрагента, т. к. от выбранного вида контрагента зависит интерфейс диалогового окна.

В реквизите Наименование контрагента дается краткое наименование, предназначенное для организации быстрого поиска в справочнике первым буквам.

Реквизит Наименование юридического лица служит для фиксирования наименования контрагента внутри компании.

В реквизите Официальное наименование (для печатных форм документов) фиксируется такое наименование, каким оно должно выглядеть в первичных документах.

Для частного лица будет открываться дополнительный реквизит Удостоверение личности,

а вместо полного наименования будет заголовок Фамилия, инициалы и Фамилия, имя, отчество.

Реквизит Код контрагента заполняется автоматически (программа отслеживает уникальность кода контрагента).

Реквизит ИНН служит для фиксирования идентификационного номера налогоплательщика, используется в платежных документах.

Реквизит Юридический адрес — это адрес офиса предприятия, который может отличаться от адреса местонахождения грузополучателя или отправителя.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: